Учет и Финансы · 13 мин
Что такое расходный кассовый ордер в 1С и как его оформить
Что такое расходный кассовый ордер в 1С, когда он нужен, как создать и провести документ, типовые операции, печать формы КО-2 и типичные ошибки кассира.
Расходный кассовый ордер (РКО) — первичный документ, которым оформляется любая выдача наличных денег из кассы организации или ИП. В программах 1С он представлен документом «Расходный кассовый ордер» (в некоторых конфигурациях — «Выдача наличных»), который одновременно формирует бухгалтерские проводки по кредиту счета 50 и печатную форму КО-2, утвержденную для кассовых операций.
Без РКО нельзя легально выдать деньги из кассы: ни подотчетному лицу, ни поставщику, ни сотруднику в качестве зарплаты. Отсутствие ордера при проверке кассовой дисциплины расценивается как нарушение и может привести к штрафу для организации и должностного лица. Поэтому каждый факт выдачи наличных должен быть зафиксирован документом в день операции.
В 1С документ выполняет сразу две задачи: учетную — отражает движение денег в проводках и регистрах, и юридическую — формирует бумажный ордер, который подписывают руководитель, главный бухгалтер, кассир и получатель денег. Понимание того, как устроен документ и какие виды операций он поддерживает, избавляет от большинства ошибок кассового учета.
Когда оформляется расходный кассовый ордер
РКО обязателен при любой выдаче наличных из кассы, независимо от суммы и получателя. Типовые ситуации: выдача денег под отчет сотруднику на командировку или хозяйственные нужды, оплата поставщику наличными, выдача заработной платы из кассы, возврат покупателю за возвращенный товар, взнос наличных на расчетный счет через инкассацию, выдача займа работнику.
Важно понимать разницу между РКО и приходным кассовым ордером (ПКО): приходный оформляет поступление наличных в кассу, расходный — их выдачу. Эти документы имеют разные печатные формы (КО-1 и КО-2) и зеркальные проводки. Путать их нельзя: неверно выбранный вид операции искажает кассовую книгу и обороты по счету 50.
Есть операции, которые оформляются не отдельным РКО, а иначе. Например, выдача зарплаты по ведомости может оформляться одним ордером на общую сумму с приложением платежной ведомости. Сдача выручки в банк через объявление на взнос наличными также оформляется РКО, но с видом операции «Взнос наличными в банк».
Где находится документ в 1С и какие виды операций поддерживает
В «1С:Бухгалтерии 8» документ находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Создать РКО можно кнопкой «Расходный кассовый ордер» над списком или через «Создать» с выбором вида операции. В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация» аналогичный документ называется «Расход из кассы» или «Расходный кассовый ордер» и располагается в разделе «Деньги» или «Казначейство».
Вид операции определяет, какие поля будут доступны и какие проводки сформирует документ. Выбирать его нужно в первую очередь, до заполнения остальных реквизитов, потому что смена вида операции очищает часть уже введенных данных.
| Вид операции | Типовая проводка | Когда применяется |
|---|---|---|
| Выдача денежных средств подотчетному лицу | Дт 71 — Кт 50 | Аванс на командировку, закупку материалов, хознужды |
| Оплата поставщику | Дт 60 — Кт 50 | Наличный расчет за товары и услуги |
| Возврат покупателю | Дт 62 — Кт 50 | Возврат денег за товар, в т.ч. по чеку ККТ |
| Взнос наличными в банк | Дт 57 (51) — Кт 50 | Сдача выручки на расчетный счет |
| Выдача заработной платы | Дт 70 — Кт 50 | Выплата зарплаты из кассы по ведомости |
| Выдача займа сотруднику | Дт 73 — Кт 50 | Заем работнику по договору |
Как создать и провести РКО: пошаговый порядок
Порядок действий одинаков для большинства операций и отличается только набором заполняемых полей. Ниже — универсальная последовательность на примере выдачи под отчет и оплаты поставщику.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Расходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции, соответствующий хозяйственной ситуации
- 3Укажите дату (день фактической выдачи), организацию и кассу, если их несколько
- 4Заполните получателя: сотрудника из справочника «Физические лица» или контрагента с договором
- 5Введите сумму и основание выдачи (например, «аванс на командировку по приказу № 12»)
- 6Заполните поле «Выдать» (ФИО получателя) и реквизиты документа, удостоверяющего личность
- 7Проверьте проводки через «Дт/Кт», затем проведите документ и распечатайте форму КО-2
Поле «Выдать» и данные документа, удостоверяющего личность, критичны для бумажного ордера: без них форма КО-2 считается оформленной с нарушением. При выдаче подотчетному лицу программа обычно подставляет ФИО автоматически, но паспортные данные нужно проверить в карточке физического лица — они должны быть актуальными.
Основание платежа заполняйте содержательно: «оплата по договору № 5 от 14.03 за партию товара по накладной № 118», а не просто «оплата». При проверке кассовой дисциплины формулировка основания — первое, на что смотрит ревизор, и расплывчатые записи вызывают вопросы.
Выдача под отчет: особенности
При виде операции «Выдача подотчетному лицу» документ формирует проводку Дт 71 — Кт 50. Перед выдачей убедитесь, что за сотрудником нет непогашенной задолженности по прошлым авансам — по правилам ведения кассовых операций новая выдача под отчет допускается только при условии, что сотрудник отчитался по ранее полученным суммам. В 1С задолженность видна в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» или «Расчеты с подотчетными лицами».
Оплата поставщику и возврат покупателю
При оплате поставщику РКО можно создать на основании документа «Поступление товаров и услуг» — тогда контрагент, договор и сумма подставятся автоматически, а задолженность закроется корректно. При возврате покупателю наличных, выданных из кассы по чеку ККТ, основанием служит заявление покупателя и чек возврата; эта операция должна быть согласована с кассовой дисциплиной при использовании онлайн-кассы.
Проводки и отражение в учете
Проведенный РКО всегда кредитует счет 50.01 «Касса организации». Дебетовый счет зависит от вида операции: 71 — подотчет, 60 — поставщики, 62 — покупатели, 70 — зарплата, 73 — займы сотрудникам, 57 — переводы в пути при сдаче выручки в банк. Посмотреть и при необходимости вручную скорректировать проводки можно по кнопке «Дт/Кт» в форме документа.
Кроме бухгалтерских проводок, документ формирует движения по регистрам, которые влияют на кассовую книгу, книгу учета доходов и расходов при УСН и отчеты по денежным средствам. Поэтому удалять или бесследно менять проведенный РКО задним числом нельзя — это ломает последовательность кассовых документов.
Если организация применяет УСН, расход по РКО попадет в КУДиР только при выполнении условий признания расходов (например, оплата поставщику за оприходованный товар). Сам по себе факт выдачи наличных расход не формирует — проверяйте, что связанные документы поступления оформлены.
Удобно заводить РКО на основании первичного документа (поступления, ведомости, приказа на командировку): программа сама подставит сумму и контрагента, а в учете сохранится связь между документами, что упрощает сверку и ответы на вопросы при проверке.
Печать формы КО-2 и подписи
Из формы документа по кнопке «Печать» доступна унифицированная форма «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Печатный бланк включает номер и дату документа, сумму цифрами и прописью, основание, строку «Выдать» с данными получателя и поле для паспортных данных. Сумма прописью формируется автоматически — проверьте, чтобы она совпадала с цифровым значением.
Распечатанный ордер подписывают руководитель (или уполномоченное лицо), главный бухгалтер и кассир. Получатель расписывается в получении суммы, указывает дату и сумму прописью собственноручно. Без подписи получателя деньги считаются выданными без подтверждения — это прямой риск для кассира, поскольку недостача ляжет на него.
Организации, применяющие электронный документооборот кассовых документов, могут оформлять КО-2 в электронном виде с электронными подписями, но порядок должен быть закреплен в учетной политике и внутренних регламентах. Для большинства небольших организаций проще и надежнее классический бумажный ордер с «живыми» подписями.
Нумерация, кассовая книга и контроль результата
РКО нумеруются сквозной нумерацией в пределах календарного года вместе с приходными ордерами или отдельно — в зависимости от настроек учетной политики и конфигурации. Главное требование — непрерывность: пропуски и дубли номеров в кассовой книге являются нарушением. Если номер сбился, исправляйте его до формирования листа кассовой книги за соответствующий день.
После проведения всех кассовых документов за день сформируйте кассовую книгу (раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга») и сверьте конечный остаток с фактическими наличными в сейфе. Расхождение означает либо непроведенный документ, либо ошибку в сумме, либо реальную недостачу/излишек, которые оформляются отдельно.
Как проверить результат
Совпадает с остатком в кассовой книге и фактическими наличными
Расхождение — ищите непроведенный или ошибочный документ
Сумма цифрами и прописью совпадает, все подписи на месте
Нет подписи получателя или паспортных данных
Непрерывная, без пропусков и дублей
Пропуски номеров или два документа с одним номером
По счету 71 нет просроченных авансов перед новой выдачей
Новый аванс выдан при незакрытом предыдущем
Типичные ошибки и ограничения
Большинство проблем с РКО возникает не из-за программы, а из-за организации процесса: документ оформляют позже фактической выдачи, не проверяют подписи, неверно выбирают вид операции. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.
Отдельное ограничение касается расчетов наличными между юридическими лицами и ИП: действует предельная сумма расчетов по одному договору, установленная указанием Центрального банка. Превышение лимита — нарушение независимо от того, правильно ли оформлен РКО. Перед крупной наличной оплатой поставщику проверьте актуальный лимит и условия договора.
Как выбрать действие
Частые вопросы о расходном кассовом ордере в 1С
Можно ли оформить один РКО на несколько выдач разным лицам?
Нет. Каждый ордер оформляется на одного получателя и одну операцию. Исключение — выдача зарплаты по платежной ведомости, когда один РКО оформляется на общую сумму ведомости, а список получателей прикладывается отдельным документом.
Обязательна ли печатная форма КО-2, если документ проведен в 1С?
Проведение в программе отражает операцию в учете, но не заменяет первичный документ с подписями. Организация может использовать самостоятельно разработанную форму вместо унифицированной, закрепив ее в учетной политике, однако подписи ответственных лиц и получателя обязательны в любом случае.
Что делать, если РКО проведен с ошибочной суммой?
Если кассовая книга за этот день еще не сформирована, исправьте сумму и перепроведите документ. Если книга сформирована и подписана, документ не редактируют задним числом: оформляют корректировку текущей датой с пояснением в основании и при необходимости восстанавливают последовательность кассовых документов.
Нужен ли РКО при безналичной оплате с расчетного счета?
Нет. РКО оформляет только выдачу наличных из кассы. Списание с расчетного счета отражается документом «Списание с расчетного счета» на основании платежного поручения и банковской выписки.
Может ли ИП без кассы обойтись без расходных ордеров?
ИП вправе не вести кассовую книгу и не оформлять кассовые ордера при соблюдении условий, установленных порядком ведения кассовых операций. Однако если предприниматель выдает деньги подотчетным лицам, документальное подтверждение выдачи все равно необходимо для расчетов с сотрудниками и налогового учета.
Где посмотреть все РКО за период?
В разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» установите отбор по виду документа «Расходный кассовый ордер» и нужному периоду. Для анализа сумм и контрагентов удобнее использовать отчеты «Кассовая книга», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50» или «Движения денежных средств».
Что важно запомнить
РКО в 1С — обязательный документ любой выдачи наличных из кассы: он формирует проводку по кредиту счета 50 и печатную форму КО-2. Выбирайте правильный вид операции, оформляйте документ днем выдачи, контролируйте подписи и непрерывность нумерации, а остаток кассы сверяйте с кассовой книгой ежедневно.