МОЛ в 1С Бухгалтерии: что это и как работать с материально ответственными лицами

МОЛ в 1С Бухгалтерии — это материально ответственное лицо, то есть сотрудник организации, за которым закреплены материальные ценности: товары, материалы, основные средства, инвентарь. Программа ведет учет ценностей в разрезе МОЛ, чтобы можно было узнать, у кого числится конкретный объект, провести инвентаризацию по конкретному сотруднику и оформить передачу имущества при увольнении или переводе.

В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» роль МОЛ играет элемент справочника «Физические лица» (или «Сотрудники» в зависимости от редакции). Сотрудник указывается в документах поступления, перемещения, списания и инвентаризации, а программа формирует по нему оборотно-сальдовые ведомости и отчеты. Отдельного справочника «МОЛ» в конфигурации нет — за основу берутся кадровые данные.

Ошибки в работе с МОЛ приводят к типичным проблемам: при увольнении сотрудника за ним числятся основные средства, инвентаризация показывает расхождения, а в отчетности невозможно понять, кто отвечает за имущество. Ниже разобраны настройка, типовые документы и контрольные точки.

Где в программе хранятся данные о МОЛ

Материально ответственное лицо выбирается из справочника «Физические лица» (раздел «Справочники») или «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры»). Перед назначением сотрудника МОЛ убедитесь, что он принят на работу кадровым документом — иначе в некоторых документах выбор будет недоступен или аналитика заполнится некорректно.

Само закрепление ценностей за сотрудником происходит не в справочнике, а в учетных документах. Например, при принятии к учету основного средства в документе «Принятие к учету ОС» заполняется поле «Материально ответственное лицо». При поступлении товаров на склад ответственным лицом считается тот, кто связан со складом через настройки или указывается в инвентаризационных документах.

Для аналитического учета по сотрудникам на счетах используется субконто «Работники организации». Оно включено на счете 10.01 «Сырье и материалы» (опционально), на забалансовых счетах МЦ и на счетах учета спецодежды. Проверить состав субконто можно через «Главное — План счетов», открыв нужный счет.

Как назначить сотрудника материально ответственным лицом

Формально назначение МОЛ — это кадровая процедура: издается приказ руководителя и с сотрудником заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Сама программа 1С не «назначает» МОЛ одной кнопкой — она лишь отражает факт закрепления ценностей через документы.

Практический порядок действий в программе выглядит так. Сначала убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и принят на работу. Затем во всех документах, где ценности передаются этому человеку (принятие к учету ОС, передача материалов в эксплуатацию, перемещение), указывайте его в поле МОЛ. С этого момента отчеты по субконто «Работники организации» начнут показывать закрепленное имущество.

1. 1
   Заведите сотрудника в справочнике «Физические лица» и оформите прием на работу
2. 2
   Проверьте, что на нужных счетах включено субконто «Работники организации»
3. 3
   В документах принятия к учету ОС и передачи материалов укажите сотрудника как МОЛ
4. 4
   Оформите приказ и договор о материальной ответственности в бумажном или кадровом документообороте
5. 5
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету с отбором по сотруднику и проверьте результат

Документы, в которых указывается МОЛ

Основные документы, где фигурирует материально ответственное лицо: «Принятие к учету ОС», «Перемещение ОС», «Передача материалов в эксплуатацию», «Инвентаризация ОС», «Инвентаризация товаров на складе», «Поступление товаров и услуг». В каждом из них поле МОЛ влияет на аналитику учета и печатные формы.

При перемещении основного средства между сотрудниками используется документ «Перемещение ОС» (раздел «ОС и НМА»). В нем указываются прежнее и новое МОЛ. На основании документа можно распечатать акт приема-передачи, который подписывают обе стороны — это важно для подтверждения факта передачи ответственности.

Для материалов, переданных сотруднику в пользование (инструмент, спецодежда, инвентарь), применяется документ «Передача материалов в эксплуатацию» из раздела «Склад». В нем указывается физическое лицо, и ценности переводятся на счета с аналитикой по работникам, что позволяет отслеживать их до списания или возврата.

Как оформить передачу ценностей при увольнении или смене МОЛ

При увольнении сотрудника или переводе его на другую должность все закрепленные ценности нужно передать новому ответственному лицу. До оформления передачи сформируйте отчет по сотруднику: оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10, МЦ и карточки основных средств с отбором по МОЛ. Это даст полный список того, что за ним числится.

Передача оформляется документами «Перемещение ОС» для основных средств и «Возврат материалов из эксплуатации» либо новой передачей для материальных ценностей. Перед проведением документов рекомендуется провести инвентаризацию по передающему сотруднику — так расхождения выявятся до смены ответственного, а не после.

Если увольняемый сотрудник числится МОЛ в непроведенных или закрытых периодах, не перепроводите старые документы ради смены аналитики. Все изменения отражайте текущей датой — это сохранит корректность прошлой отчетности.

Отчеты для контроля ценностей по МОЛ

Главный инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счету с группировкой по субконто «Работники организации». Она показывает, какие суммы числятся за каждым сотрудником на выбранную дату. Для детализации до конкретных объектов используйте «Карточку счета» или «Анализ субконто».

Для основных средств удобен отчет «Инвентарная книга ОС» и стандартная инвентаризационная опись ИНВ-1, формируемая из документа «Инвентаризация ОС». В ней объекты группируются по материально ответственным лицам, что упрощает проверку по каждому сотруднику отдельно.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету с отбором по сотруднику

Норма

По уволенному сотруднику остатки нулевые, по новому МОЛ числятся переданные ценности

Тревожный признак

Остатки «висят» на уволенном или раздвоены между сотрудниками

Инвентаризационная опись по МОЛ

Норма

Фактическое наличие совпадает с данными учета

Тревожный признак

Есть расхождения, не оформленные документами

Поле МОЛ в карточке ОС

Норма

Указан актуальный сотрудник, история перемещений отражена документами

Тревожный признак

МОЛ пустой или изменен прямым редактированием старых документов

Типичные ошибки при работе с МОЛ

Самая распространенная ошибка — указание МОЛ только в бумажных документах без отражения в программе. В результате отчеты по сотрудникам пусты, а при инвентаризации приходится собирать данные вручную. Вторая типовая ситуация — редактирование документов прошлых периодов для смены МОЛ, что ломает закрытые периоды и отчетность.

Еще одна проблема — дубли физических лиц в справочнике. Если один и тот же человек заведен дважды, ценности закрепляются за разными элементами справочника, и свести остатки без объединения дублей невозможно. Периодически проверяйте справочник на дубли через штатный поиск дублей в разделе «Администрирование».

Частые вопросы о МОЛ в 1С Бухгалтерии

Есть ли в 1С Бухгалтерии отдельный справочник «Материально ответственные лица»?

Нет, отдельного справочника нет. В роли МОЛ выступают элементы справочников «Физические лица» и «Сотрудники», а закрепление ценностей происходит через указание сотрудника в учетных документах и субконто «Работники организации» на счетах.

Как посмотреть, какое имущество числится за конкретным сотрудником?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 10, МЦ с группировкой по субконто «Работники организации» и отбором по нужному сотруднику. Для основных средств используйте документ «Инвентаризация ОС» с отбором по МОЛ — опись покажет все объекты, закрепленные за человеком.

Что делать, если МОЛ не был указан при принятии ОС к учету?

Если период еще открыт, можно аккуратно исправить исходный документ. Если период закрыт, оформите документ «Перемещение ОС» текущей датой, указав в качестве отправителя того же МОЛ или оставив пустым, а получателем — актуального сотрудника. Прямое редактирование закрытых периодов не рекомендуется.

Можно ли закрепить за одним сотрудником ценности на нескольких складах?

Да. Аналитика по работникам не зависит от складской аналитики: один сотрудник может быть МОЛ по ценностям на разных складах и в разных подразделениях. В отчетах используйте группировку сначала по сотруднику, затем по складу, чтобы видеть распределение.

Как оформить недостачу, выявленную у МОЛ при инвентаризации?

Проведите документ инвентаризации, зафиксируйте расхождения, затем оформите списание недостачи на счет 94 с последующим отнесением на виновное лицо (счет 73). Все операции датируйте текущим периодом и приложите подписанные инвентаризационные формы.