Денежные документы в 1С: что это, виды и порядок работы

Денежные документы в 1С — это документы, которыми в программе оформляется движение денежных средств организации: поступление и расход наличных через кассу, операции по расчётным счетам, а также учёт денежных документов в узком смысле (путёвок, почтовых марок, билетов и т.п.). Без них невозможно корректно вести кассовую и банковскую учётную часть, формировать кассовую книгу, сверять взаиморасчёты и готовить регламентированную отчётность.

Пользователи часто путают два разных понятия. Первое — платёжные (денежные) документы как класс: приходные и расходные кассовые ордера, платёжные поручения, платёжные требования, объявления на взнос наличными, чеки. Второе — «денежные документы» как отдельный объект учёта на счёте 50.03 в плане счетов: собственно ценности денежного характера, хранящиеся в кассе (марки, путёвки, проездные билеты). В статье разобраны оба смысла, потому что в программах 1С встречаются оба.

Ниже объясняется, какие документы относятся к денежным, где они находятся в типовых конфигурациях, как их проводить, какие ошибки встречаются чаще всего и как проверить результат, прежде чем сдавать отчётность или передавать данные бухгалтеру.

Что относится к денежным документам в 1С

В широком смысле к денежным документам относятся все документы, которыми оформляется приход или расход денег. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Управление нашей фирмой) это прежде всего приходный кассовый ордер (ПКО), расходный кассовый ордер (РКО), поступление на расчётный счёт, списание с расчётного счёта и платёжное поручение. К ним же относятся операции по эквайрингу, переводы между счетами и взнос наличных в банк.

В узком, бухгалтерском смысле денежные документы — это ценности, хранящиеся в кассе организации: почтовые марки, марки госпошлины, оплаченные путёвки, проездные билеты, оплаченные услуги связи. Они учитываются на счёте 50.03 «Денежные документы» по фактической стоимости приобретения. В 1С для их отражения используются документы поступления и выбытия, а аналитика ведётся по видам денежных документов из соответствующего справочника.

Где найти денежные документы в типовых конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии кассовые и банковские документы сгруппированы в разделе «Банк и касса». Там доступны журналы «Кассовые документы», «Банковские выписки», «Платёжные поручения», а также кассовая книга и книга учёта доходов и расходов. В 1С:УНФ аналогичный блок находится в разделе «Деньги», в 1С:ERP — в разделе «Казначейство».

Учёт денежных документов на счёте 50.03 в 1С:Бухгалтерии обычно оформляется через документы поступления товаров и услуг (с указанием соответствующего счёта учёта) или операции, введённые вручную, а выбытие — через расходные документы или выдачу подотчётному лицу. Точный набор документов зависит от версии конфигурации, поэтому перед настройкой стоит открыть план счетов и проверить, какая аналитика включена для счёта 50.03.

Как оформить кассовый документ: пошагово

Кассовые документы — самая частая операция, и именно здесь допускается больше всего ошибок. ПКО оформляет приход наличных (оплата от покупателя, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя), РКО — расход (выдача под отчёт, выплата зарплаты, оплата поставщику наличными). Каждый документ должен иметь основание: договор, счёт, авансовый отчёт, ведомость.

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ нужного вида.
2. 2
   Выберите вид операции — от него зависят счета учёта и проводки.
3. 3
   Укажите контрагента или сотрудника, договор и статью движения денежных средств.
4. 4
   Введите сумму и основание (номер и дату первичного документа, реквизиты плательщика для печатной формы).
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт».
6. 6
   Распечатайте ордер, подпишите и подшейте к кассовой отчётности.

После проведения обязательно сверьте остаток по кассе с фактическим. В 1С:Бухгалтерии это делается через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счёту 50.01 или через кассовую книгу. Отрицательный остаток по кассе — однозначный признак ошибки: либо пропущен приходный документ, либо расходный проведён неверной датой.

Банковские документы и обмен с банком

Банковские операции в 1С отражаются документами «Поступление на расчётный счёт» и «Списание с расчётного счёта». Вводить их можно вручную, но практичнее настроить обмен с клиент-банком: выписки загружаются автоматически, а исходящие платёжные поручения выгружаются в банк без повторного набора реквизитов. Это снижает риск опечаток в назначении платежа и реквизитах получателя.

При загрузке выписки программа сопоставляет операции с контрагентами по ИНН и номеру счёта. Нераспознанные строки нужно разобрать вручную: указать вид операции, контрагента, договор и статью ДДС. Нельзя оставлять неразнесённые строки «на потом» — остаток по счёту 51 перестанет совпадать с банковской выпиской, и сверка в конце месяца превратится в поиск ошибок за весь период.

Учёт денежных документов на счёте 50.03

Если организация покупает путёвки для сотрудников, марки, проездные билеты или оплачивает услуги связи авансом, эти ценности учитываются отдельно от наличных. Поступление отражается по дебету 50.03 в корреспонденции со счётом 60 или 76, выбытие — по кредиту 50.03 при передаче сотруднику или списании на расходы. Стоимость определяется фактическими затратами на приобретение.

Для аналитического учёта используется справочник «Денежные документы», где каждый вид ценности заводится отдельным элементом. Это позволяет в любой момент получить остаток по конкретному виду — например, сколько неиспользованных путёвок числится в кассе. Инвентаризация таких ценностей проводится вместе с инвентаризацией кассы, и расхождения оформляются в общем порядке.

Как проверить результат и свести остатки

Контроль денежных документов строится на трёх простых проверках. Первая — остаток по счёту 50.01 должен совпадать с фактическим наличием денег в кассе и не может быть отрицательным. Вторая — остаток по 51 счёту должен совпадать с банковской выпиской на ту же дату. Третья — остаток по 50.03 должен совпадать с фактически хранящимися ценностями.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50.01 на конец дня

Норма

Неотрицательный, равен фактическим наличным в кассе

Тревожный признак

Минусовой остаток или расхождение с фактом — ищите пропущенный или лишний ордер

Остаток по счёту 51 против выписки банка

Норма

Совпадает с выпиской на ту же дату

Тревожный признак

Расхождение — есть неразнесённые или продублированные строки выписки

Кассовая книга за период

Норма

Все листы сформированы, номера ордеров последовательны

Тревожный признак

Пропуски в нумерации или перенос остатка с минусом

Остаток по счёту 50.03

Норма

Совпадает с фактически хранящимися путёвками, билетами, марками

Тревожный признак

Программа показывает ценности, которых физически нет — нужно оформить выбытие

Для регулярного контроля удобно использовать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 50 и 51, а также стандартные отчёты «Кассовая книга» и «Анализ движения денежных средств». Если конфигурация позволяет, настройте ежедневную сверку: это занимает несколько минут и избавляет от многочасового поиска ошибки в конце квартала.

Частые вопросы о денежных документах в 1С

Чем платёжное поручение отличается от списания с расчётного счёта?

Платёжное поручение — это распоряжение банку, оно не создаёт проводок и нужно для выгрузки в клиент-банк и печати. Списание с расчётного счёта — фактическая операция по выписке банка, именно она формирует проводку по кредиту счёта 51 и влияет на остаток в учёте.

Почему касса в 1С уходит в минус, хотя деньги в сейфе есть?

Чаще всего расходный ордер проведён раньше приходного по времени внутри одного дня либо приходный документ вообще не введён. Проверьте последовательность документов за день в журнале кассовых документов и восстановите хронологию: сначала ПКО, затем РКО.

Нужно ли заводить отдельные документы для эквайринга?

Да. Оплата картой отражается через счёт 57 «Переводы в пути»: сначала поступление по платёжной карте, затем зачисление на расчётный счёт за минусом комиссии банка. Если проводить эквайринг напрямую через 51 счёт, комиссия и срок зачисления выпадут из учёта.

Как учесть покупку путёвки для сотрудника?

Поступление путёвки отразите по дебету счёта 50.03 с указанием вида денежного документа в аналитике, оплату поставщику — обычным банковским или кассовым документом. При передаче сотруднику оформите выбытие с кредита 50.03 на счёт расчётов с персоналом или расходов — в зависимости от условий выдачи.

Что делать, если выписка загрузилась дважды?

Удалите или пометьте на удаление продублированные документы поступления и списания, затем сверьте остаток по счёту 51 с банковской выпиской. Впредь перед повторной загрузкой проверяйте, за какой период уже загружены операции, — типовой механизм обмена обычно предупреждает о совпадении, но полностью на него полагаться не стоит.

Обязательно ли заполнять статью движения денежных средств?

Для бухгалтерских проводок статья ДДС не обязательна, но без неё не соберётся отчёт о движении денежных средств и управленческая аналитика по деньгам. Заполняйте статью в каждом денежном документе — это займёт секунды, а восстановление аналитики задним числом потребует разбора всех операций периода.