Учет и Финансы · 11 мин
Что такое БСО в авансовом отчете в 1С и как его правильно отразить
БСО в авансовом отчете 1С: что это за документ, как отразить бланк строгой отчетности в 1С:Бухгалтерии, на какой счет отнести и какие ошибки допускают бухгалтеры.
БСО — это бланк строгой отчетности, документ, который подтверждает оплату услуги и приравнивается к кассовому чеку. В авансовом отчете он появляется, когда подотчетный сотрудник оплатил наличными или картой услугу, по которой вместо кассового чека выдан бланк: проездной билет, квитанция за гостиницу, страховой полис, билет на поезд или самолет в бумажном виде.
Для бухгалтера наличие БСО важно по двум причинам. Во-первых, это основание списать подотчетные суммы на затраты — без подтверждающего документа расход принять нельзя. Во-вторых, от вида бланка зависит, есть ли в нем выделенный НДС и можно ли его принять к вычету без счета-фактуры: НК РФ допускает вычет по БСО, если налог выделен отдельной строкой в самом бланке.
В программах 1С нет отдельного документа «БСО» — бланк отражается внутри стандартного документа «Авансовый отчет» как один из видов оплат. Ниже разберем, где именно его указывать в 1С:Бухгалтерии 8.3, какие реквизиты заполнять, как учесть НДС и какие ошибки встречаются чаще всего.
Что такое БСО и когда он попадает в авансовый отчет
Бланк строгой отчетности — это унифицированная форма, которую организации и ИП выдают вместо кассового чека при расчетах за услуги. Типичные примеры из практики командировок и подотчетных расходов: железнодорожные и авиабилеты, квитанции гостиниц, полисы страхования, билеты на пригородный транспорт, путевки.
В авансовый отчет БСО попадает в ситуации, когда сотрудник получил деньги под отчет (или потратил свои с последующим возмещением) и оплатил услугу, по которой продавец оформил бланк, а не пробил чек ККТ. Сотрудник прикладывает сам бланк к отчету, а бухгалтер заносит его реквизиты в программу.
Важно понимать: БСО подтверждает именно факт оплаты услуги. Если к бланку прилагается акт или другой документ об оказании услуги — его тоже нужно запросить и хранить, но в авансовом отчете основанием расхода будет именно БСО.
Где в 1С:Бухгалтерии отражается БСО
В 1С:Бухгалтерии 8.3 бланк строгой отчетности заносится в документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса» → «Авансовые отчеты»). В табличной части документа есть несколько вкладок: «Авансы», «Оплата», «Прочее». БСО обычно отражается на вкладке «Оплата» — именно там фиксируются расходы, подтвержденные платежными документами.
При добавлении строки на вкладке «Оплата» в поле «Вид документа» из выпадающего списка выбирается значение «БСО». После этого программа предлагает заполнить реквизиты бланка: номер и дату документа, наименование поставщика (контрагента), сумму и счет затрат.
В более свежих релизах конфигурации выбор вида документа может быть скрыт в дополнительных полях строки или в форме «Документ расхода», которая открывается по ссылке в колонке с реквизитами. Если поля «Вид документа» не видно — проверьте настройку видимости колонок табличной части через меню «Еще».
Какие реквизиты БСО заполнять и на что они влияют
Номер и дата БСО переносятся в программу точно так, как напечатаны на бланке. Эти данные попадают в книгу покупок при вычете НДС, поэтому ошибка в одной цифре приведет к расхождению с данными налогового учета и вопросам при камеральной проверке.
Контрагент — это организация или ИП, выдавшие бланк (перевозчик, гостиница, страховая компания). Если контрагента нет в справочнике, его создают по ИНН с бланка. Сумма указывается итоговая по бланку, включая НДС, если он выделен.
Счет затрат зависит от цели расхода: командировочные проезд и проживание обычно относят на счета затрат (20, 25, 26, 44) по правилам учетной политики, страховку — на счет расчетов по страхованию или расходов будущих периодов. Неправильный счет не испортит взаиморасчеты с сотрудником, но исказит себестоимость и управленческую отчетность.
НДС по БСО: когда можно принять к вычету
Особенность БСО — возможность вычета НДС без счета-фактуры. Налоговый кодекс разрешает принять налог к вычету на основании бланка строгой отчетности, если сумма НДС выделена в нем отдельной строкой. Это типично для билетов на транспорт и гостиничных квитанций установленных форм.
В 1С:Бухгалтерии для этого в строке авансового отчета с видом документа «БСО» устанавливается ставка НДС (а не «Без НДС») и сумма налога. При проведении документ формирует запись в регистре «НДС предъявленный», а затем при формировании книги покупок вычет отражается с указанием реквизитов БСО.
Если НДС в бланке не выделен — принимать его к вычету нельзя, даже если исполнитель является плательщиком налога. В этом случае в строке авансового отчета ставится «Без НДС», а вся сумма относится на затраты. Попытка «вычленить» налог расчетным путем из суммы, где он не выделен, — нарушение.
Отражение БСО в других конфигурациях 1С
В 1С:ЗУП авансовые отчеты как таковые обычно не ведутся — там регистрируются только командировки и начисление суточных, а сами расходы по БСО передаются в бухгалтерскую программу. В 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP авансовый отчет называется «Авансовый отчет» или «Приобретение товаров и услуг через подотчетное лицо», и бланк строгой отчетности указывается в реквизитах подтверждающего документа аналогичным образом.
В 1С:Управление нашей фирмой расходы подотчетных лиц оформляются документом «Авансовый отчет» (или «Расходы при импорте» для отдельных случаев), где также есть возможность указать реквизиты подтверждающего документа. Логика везде одна: БСО — это реквизит основания расхода, а не самостоятельный учетный объект.
Частые ошибки при учете БСО в авансовом отчете
Самая распространенная ошибка — отражение БСО как «прочего» расхода без указания вида документа. Внешне проводки выглядят корректно, но при вычете НДС в книге покупок документ-основание не идентифицируется как бланк строгой отчетности, что вызывает вопросы при выгрузке декларации и сверке.
Вторая типичная проблема — дублирование расхода. Сотрудник прикладывает к отчету и БСО, и акт от исполнителя, а бухгалтер проводит оба как самостоятельные расходы. Итог — завышение затрат и лишняя кредиторка по контрагенту. Правило простое: один расход — один документ-основание.
Третья ошибка — неверная дата документа. Если дата БСО попадает в другой квартал, а авансовый отчет проведен текущим периодом, вычет НДС может «разъехаться» по периодам. Сверяйте дату бланка с периодом отчета до проведения.
Как проверить результат после проведения
После проведения авансового отчета откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Должны сформироваться проводки по дебету счета затрат и кредиту счета 71 на сумму расхода, а при наличии НДС — запись по дебету 19 и регистру «НДС предъявленный».
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 по конкретному сотруднику: задолженность должна уменьшиться на сумму принятых расходов. Если остаток не совпадает с реальной задолженностью — ищите непроведенную выдачу аванса или пропущенную строку расхода.
Для контроля НДС откройте отчет «Анализ НДС к вычету» или сформируйте книгу покупок за период и найдите запись по контрагенту из БСО. В графе документа-основания должны быть указаны номер и дата бланка.
Как проверить результат
Дт счета затрат — Кт 71 на сумму БСО, при НДС — Дт 19
Проводок нет или сумма не совпадает с бланком
Остаток равен реальной задолженности за сотрудником или перед ним
Остаток завышен — расход не принят или выдача не проведена
Запись с видом документа БСО, корректными номером и датой
Записи нет или реквизиты не совпадают с бланком
FAQ: частые вопросы о БСО в авансовом отчете
Чем БСО отличается от кассового чека в авансовом отчете?
Кассовый чек пробивается на ККТ и подтверждает расчет в общем порядке, а БСО — бланк установленной формы, который заменяет чек при оплате услуг. В 1С для чека выбирают вид документа «Кассовый чек», для бланка — «БСО». От вида документа зависит оформление вычета НДС: по БСО счет-фактура не требуется, если налог выделен в бланке.
Можно ли принять к вычету НДС по электронному авиабилету?
Да, если в маршрут-квитанции сумма НДС выделена отдельной строкой. Электронный билет приравнивается к БСО. В авансовом отчете его отражают с видом документа «БСО», указывая реквизиты маршрут-квитанции. Если налог не выделен — вычет невозможен, вся сумма идет на затраты.
Что делать, если сотрудник потерял БСО?
Без подтверждающего документа расход принять нельзя. Запросите у исполнителя дубликат бланка или справку об оплате — перевозчики и гостиницы обычно выдают подтверждающие документы по запросу. Если восстановить документ не удалось, сумму либо удерживают с сотрудника, либо списывают за счет средств организации без признания в налоговом учете.
Нужно ли регистрировать БСО в книге учета бланков строгой отчетности?
Книга учета БСО ведется организацией, которая сама выдает бланки при расчетах. Покупатель услуги, получивший бланк от исполнителя, такую книгу не ведет — он только прикладывает бланк к авансовому отчету и хранит его в составе первичных документов.
Почему в авансовом отчете нет поля «Вид документа»?
В некоторых релизах 1С:Бухгалтерии вид документа выбирается в отдельной форме, которая открывается по ссылке в колонке реквизитов строки, или колонка скрыта настройкой. Откройте меню «Еще» табличной части и включите видимость нужных колонок, либо обновите конфигурацию — в старых релизах механизм отражения БСО реализован иначе.
Можно ли отразить по БСО расход в валюте?
Да, если бланк выдан в иностранной валюте (например, при загранкомандировке), в авансовом отчете указывается валюта документа, и программа пересчитывает сумму в рубли по курсу на дату утверждения отчета или дату выдачи аванса — по правилам, заложенным в конфигурацию. Проверьте курсовые разницы в проводках после проведения.
Что важно запомнить
БСО — бланк строгой отчетности, заменяющий кассовый чек при оплате услуг. В 1С его отражают внутри документа «Авансовый отчет» на вкладке «Оплата» с видом документа «БСО», точно перенося номер, дату и сумму с бланка. НДС принимается к вычету без счета-фактуры только если он выделен в бланке отдельной строкой. После проведения сверьте проводки, остаток по счету 71 и запись в книге покупок.