Учет и Финансы · 12 мин
Что относится к прочим расходам в 1С и как их правильно учитывать
Какие затраты относят к прочим расходам в 1С, как настроить статьи прочих доходов и расходов, отражение на счёте 91.2 и типичные ошибки учёта.
Прочие расходы в 1С — это затраты организации, которые не связаны напрямую с основной деятельностью: производством продукции, выполнением работ или оказанием услуг. В бухгалтерском учёте они отражаются на счёте 91.2 «Прочие расходы», а в налоговом учёте по налогу на прибыль распределяются между внереализационными расходами и расходами, не учитываемыми при налогообложении.
Корректное отнесение затрат к прочим расходам влияет на финансовый результат, отчёт о финансовых результатах и расчёт налога на прибыль. Ошибка в статье затрат или виде расхода приводит к искажению отчётности и вопросам при проверках. Поэтому важно не только знать состав прочих расходов, но и правильно настроить их отражение в программе.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, ERP, Комплексная автоматизация) учёт прочих расходов строится через справочник «Прочие доходы и расходы», документы «Операция, введённая вручную», «Списание с расчётного счёта», «Прочие расходы» и регламентные операции закрытия месяца. Далее разберём состав расходов, настройку и типовые сценарии.
Какие затраты относят к прочим расходам
Состав прочих расходов определяется ПБУ 10/99 «Расходы организации». Ключевой критерий — расход не связан с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ и оказанием услуг. Если затрату можно отнести к обычным видам деятельности, она отражается на счетах 20, 26, 44, а не на 91.2.
Типовой перечень прочих расходов включает:
- проценты по кредитам и займам (кроме включённых в стоимость инвестиционного актива);
- услуги банка: комиссии за расчётно-кассовое обслуживание, переводы, валютные операции;
- курсовые и суммовые разницы;
- штрафы, пени, неустойки за нарушение договоров, признанные или присуждённые судом;
- списание дебиторской задолженности с истёкшим сроком исковой давности;
- убытки прошлых лет, выявленные в отчётном периоде;
- недостачи и потери от порчи ценностей, когда виновные лица не установлены;
- расходы на благотворительность и спортивные мероприятия;
- остаточная стоимость выбывающих основных средств и прочих активов.
Как прочие расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте
В бухгалтерском учёте все прочие расходы собираются на счёте 91.2 «Прочие расходы» в корреспонденции со счетами расчётов, денежных средств, материальных ценностей. По окончании месяца сальдо счёта 91 списывается на счёт 99 «Прибыли и убытки» регламентной операцией закрытия месяца.
В налоговом учёте логика другая. Часть прочих расходов признаётся внереализационными (статья 265 НК РФ) и уменьшает базу по налогу на прибыль: проценты по долговым обязательствам, отрицательные курсовые разницы, судебные расходы, признанные штрафы. Другая часть не учитывается вовсе (статья 270 НК РФ): благотворительность, пени и штрафы в бюджет, стоимость безвозмездно переданного имущества.
Из-за этой разницы одна и та же хозяйственная операция в 1С формирует проводки по бухгалтерскому учёту всегда, а по налоговому — только если в статье прочих расходов установлен соответствующий вид расхода. При непринимаемых расходах возникают постоянные разницы и постоянные налоговые обязательства или активы, если применяется ПБУ 18/02.
Настройка справочника «Прочие доходы и расходы»
Аналитика счёта 91.2 в 1С — это элементы справочника «Прочие доходы и расходы». Он находится в разделе «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Прочие доходы и расходы». Каждая статья определяет, как сумма попадёт в бухгалтерский и налоговый учёт и в какие строки отчётности попадёт результат.
При создании статьи заполните ключевые поля:
- Вид прочих доходов и расходов — классификатор для бухгалтерской отчётности (проценты к уплате, штрафы, курсовые разницы и т.д.);
- Вид расхода (НУ) — определяет отражение в налоговом учёте: внереализационные расходы либо «не учитываемые в целях налогообложения»;
- Принимается к налоговому учёту — флаг, от которого зависит формирование проводок по НУ и возникновение постоянных разниц.
Если флаг принятия к НУ снят, сумма пройдёт только по бухгалтерскому учёту, а при применении ПБУ 18/02 программа автоматически сформирует постоянную разницу. Ошибка в этом флаге — одна из самых частых причин расхождений между бухгалтерской и налоговой прибылью.
- 1Откройте «Справочники» → «Прочие доходы и расходы» и нажмите «Создать».
- 2Укажите наименование, например «Услуги банка» или «Штрафы по договорам».
- 3Выберите вид прочих доходов и расходов из классификатора.
- 4Установите вид расхода (НУ) и флаг принятия к налоговому учёту.
- 5Сохраните статью и проверьте её на тестовом документе, сформировав проводки.
Типовые документы отражения прочих расходов
Большинство прочих расходов попадает в учёт автоматически через стандартные документы. Ручные операции требуются редко — в основном для корректировок и отражения операций, не предусмотренных типовыми документами.
Банковские комиссии и услуги банка
Документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочее списание» или «Комиссия банка». В поле «Счёт расходов» укажите 91.2 и подберите статью «Услуги банка». При загрузке выписок через клиент-банк программа обычно подставляет статью автоматически, если настроены правила.
Проценты по кредитам
Начисление процентов отражается документом «Операция, введённая вручную»: дебет 91.2, кредит 66 или 67. В конфигурациях с расширенным учётом кредитов используются специализированные документы начисления. Уплата процентов проводится списанием с расчётного счёта.
Курсовые разницы
Формируются автоматически при переоценке валютных остатков регламентной операцией «Переоценка валютных средств» в составе закрытия месяца, а также при оплате валютных обязательств. Вручную их отражать не нужно — достаточно актуальных курсов валют в информационной базе.
Штрафы, пени и списание задолженности
Признанные штрафы по договорам отражаются операцией вручную: дебет 91.2, кредит 76.02 «Расчёты по претензиям». Списание безнадёжной дебиторской задолженности выполняется документом «Списание задолженности» (или «Корректировка долга») с указанием статьи прочих расходов либо за счёт резерва по сомнительным долгам, если он создавался.
Проверка корректности учёта прочих расходов
После закрытия месяца проверьте, что прочие расходы отражены корректно. Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 91.2 с детализацией по статьям и настройкой показателей «БУ», «НУ», «ПР».
На что обратить внимание при проверке:
- сальдо на счёте 91.2 после закрытия месяца должно быть нулевым — остаток означает, что операция закрытия не выполнена или завершилась с ошибкой;
- суммы по НУ должны присутствовать только по статьям с признанными внереализационными расходами;
- по непринимаемым статьям должны формироваться постоянные разницы (колонка «ПР»);
- анализ счёта 91 должен сходиться с отчётом о финансовых результатах по строкам прочих расходов.
Как проверить результат
Равно нулю после закрытия месяца
Есть остаток — операция закрытия не выполнена или не проведена
Заполнена только по внереализационным статьям
НУ-суммы по статьям «не учитываемые в целях налогообложения»
ПР возникают по непринимаемым расходам
ПР отсутствуют при наличии непринимаемых расходов — проверьте статью
Типичные ошибки при учёте прочих расходов
Практика показывает, что большинство проблем связано не с проводками, а с настройкой статей и выбором вида операции. Разберём самые распространённые ошибки.
Первая группа ошибок — неверная классификация. К прочим расходам ошибочно относят затраты основной деятельности (например, доставку собственных товаров покупателям, которая относится к расходам на продажу на счёте 44) или, наоборот, оставляют в составе общехозяйственных расходов то, что должно идти на 91.2.
Вторая группа — ошибки налогового учёта: у статьи не установлен вид расхода НУ, снят или установлен флаг принятия к НУ не по правилам, из-за чего база по налогу на прибыль искажается, а постоянные разницы не формируются. Третья группа — отражение расходов не тем документом: например, начисление пени в бюджет через списание с расчётного счёта сразу на 91.2 вместо корректного документа начисления.
Особые случаи и ограничения
Некоторые расходы требуют отдельного подхода. Проценты по кредитам, полученным на строительство или приобретение основного средства, до ввода объекта в эксплуатацию включаются в его первоначальную стоимость (счёт 08), а не в прочие расходы. Нарушение этого правила занижает стоимость актива и искажает амортизацию.
Расходы на благотворительность всегда отражаются только в бухгалтерском учёте на 91.2 и никогда не принимаются в налоговом — у соответствующей статьи флаг принятия к НУ должен быть снят. Аналогично учитываются премии за счёт чистой прибыли и стоимость подарков сотрудникам.
В конфигурациях ERP и Комплексной автоматизации для прочих расходов используется отдельный документ «Прочие расходы» с возможностью распределения по направлениям деятельности и статьям. Там же действует механизм отложенных расходов, когда сумма сначала накапливается, а затем распределяется по правилам. В Бухгалтерии предприятия такого документа нет — используются операции вручную и типовые документы.
Как выбрать способ отражения
Часто задаваемые вопросы
На каком счёте отражаются прочие расходы в 1С?
В бухгалтерском учёте — на счёте 91.2 «Прочие расходы» с аналитикой по статьям справочника «Прочие доходы и расходы». Ежемесячно сальдо счёта списывается на счёт 99 при закрытии месяца.
Чем прочие расходы отличаются от внереализационных?
Прочие расходы — понятие бухгалтерского учёта по ПБУ 10/99. Внереализационные — понятие налогового учёта по статье 265 НК РФ. Часть прочих расходов признаётся внереализационными, а часть (штрафы в бюджет, благотворительность) в налоговом учёте не учитывается вовсе.
Почему сумма по статье не попадает в налоговый учёт?
Проверьте в карточке статьи «Прочие доходы и расходы» поле «Вид расхода (НУ)» и флаг принятия к налоговому учёту. Если флаг снят или вид не указан, проводки по НУ не формируются — это либо ошибка настройки, либо корректное поведение для непринимаемых расходов.
Куда отнести услуги банка — на 91.2 или на 26?
Комиссии банка за расчётно-кассовое обслуживание относятся к прочим расходам и отражаются на счёте 91.2. Отнесение на счёт 26 допустимо только если это предусмотрено учётной политикой и расход связан с управленческими нуждами, но типовая практика — счёт 91.2.
Как отразить штраф от налоговой в 1С?
Штрафы и пени в бюджет начисляются операцией вручную: дебет 99 (или 91.2 в зависимости от вида санкции), кредит 68 или 69. В налоговом учёте такие суммы не принимаются, поэтому у статьи флаг принятия к НУ должен быть снят.
Что делать, если на счёте 91.2 осталось сальдо после закрытия месяца?
Повторно выполните регламентную операцию «Закрытие месяца» и проверьте журнал ошибок. Частая причина — документ с незаполненной статьёй прочих расходов или операция, проведённая после закрытия. Найдите такой документ, исправьте аналитику и перезакройте период.
Что важно запомнить
Прочие расходы — это затраты вне основной деятельности: банковские комиссии, проценты, курсовые разницы, штрафы, списание задолженности. Учитывайте их на счёте 91.2, правильно настраивайте статьи справочника с видом расхода НУ и флагом принятия к налогообложению, а после закрытия месяца проверяйте нулевое сальдо и постоянные разницы.