Учет и Финансы · 9 мин
Авансовый счёт в 1С: где находится и как с ним работать
Где найти авансовый счёт в 1С:Бухгалтерия, как выставить счёт на аванс покупателю, зарегистрировать счёт-фактуру на аванс и проверить НДС.
Под «авансовым счётом» в 1С обычно понимают две разные вещи: счёт на оплату, выставленный покупателю на предоплату, и счёт-фактуру на аванс, которая нужна для начисления или вычета НДС с предоплаты. Оба документа находятся в разных местах программы, и путаница между ними — самая частая причина вопросов у пользователей 1С:Бухгалтерии.
Счёт на оплату покупателю создаётся в разделе «Продажи» и служит только для выставления требования об оплате — он не формирует проводок и не влияет на учёт. Счёт-фактура на аванс — это уже налоговый документ: он регистрируется на основании поступившей оплаты и попадает в книгу продаж или книгу покупок.
Ниже разберём, где именно в интерфейсе 1С:Бухгалтерии 8.3 находятся оба документа, как их создать, как проверить, что НДС с аванса учтён корректно, и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где в 1С находится счёт на оплату аванса покупателю
Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям». Это журнал всех выставленных счетов, в том числе авансовых. Нажмите «Создать», выберите контрагента, договор, добавьте номенклатуру и сумму предоплаты. Если счёт выставляется на аванс по договору без конкретной спецификации, можно указать услугу или товар с формулировкой «Авансовый платёж по договору №…».
Счёт можно выставить и в рассрочку: в документе доступна таблица этапов оплаты, где указывается процент или сумма аванса и дата. После проведения счёт доступен для печати — типовая печатная форма содержит реквизиты организации, покупателя и платёжные данные.
Важно понимать: счёт покупателю — это не учётный документ. Он не делает проводок, не влияет на задолженность и НДС. Оплата по нему фиксируется отдельным документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя».
Где находится счёт-фактура на аванс
Счёт-фактура на аванс — налоговый документ, и живёт он в другом месте. Журнал всех счетов-фактур находится в разделе «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» (для покупателя — «Покупки» → «Счета-фактуры полученные»). Авансовые счета-фактуры видны там с пометкой «На аванс» в колонке вида документа.
Быстрее всего создать авансовый счёт-фактуру из документа оплаты: откройте «Поступление на расчётный счёт», по которому пришла предоплата, и нажмите «Создать на основании» → «Счёт-фактура выданный». Программа автоматически определит, что оплата не закрыта реализацией, и создаст счёт-фактуру с видом «На аванс».
Если счёт-фактура не создаётся, проверьте договор с контрагентом: для автоматического определения аванса в договоре должна быть включена соответствующая настройка регистрации счетов-фактур на аванс, а в документе оплаты корректно заполнены счета расчётов (обычно 62.02 «Расчёты по авансам полученным»).
- 1Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» и найдите поступление оплаты от покупателя
- 2Проверьте, что вид операции — «Оплата от покупателя», а счёт авансов — 62.02
- 3Нажмите «Создать на основании» → «Счёт-фактура выданный»
- 4Проверьте сумму, ставку НДС и проведите документ
- 5Убедитесь, что счёт-фактура появился в журнале «Продажи» → «Счета-фактуры выданные» с видом «На аванс»
Массовая регистрация авансовых счетов-фактур
Если предоплат много, создавать счета-фактуры по одному неудобно. Для этого в 1С есть обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс»: раздел «Операции» → «Регистрация счетов-фактур на аванс» (в некоторых релизах — через «Операции» → «Помощник по учёту НДС»).
Укажите период и организацию, нажмите «Заполнить» — программа сама найдёт все необеспеченные реализацией авансы по данным счёта 62.02 и предложит список к регистрации. Отметьте нужные строки и нажмите «Выполнить». Счета-фактуры будут созданы и проведены пакетно.
Обработку удобно запускать в конце квартала перед формированием книги продаж: так вы гарантированно не пропустите авансы, по которым НДС должен быть начислен. Однако полагаться только на неё не стоит — сначала проверьте корректность разноски оплат по договорам и счетам расчётов.
Настройки учётной политики и договора, влияющие на авансы
Поведение программы при работе с авансами определяется настройками. В учётной политике организации («Главное» → «Учётная политика») проверьте порядок регистрации счетов-фактур на аванс: доступны варианты регистрировать счёт-фактуру всегда при получении аванса или не регистрировать, если аванс зачтён в течение установленного срока (например, пяти календарных дней).
В карточке договора с покупателем есть собственная настройка порядка регистрации счетов-фактур на аванс — она может отличаться от общей для организации. Если по конкретному договору авансовые счета-фактуры не нужны (например, отгрузка всегда происходит в день оплаты), это задаётся именно там.
Также проверьте ставку НДС: авансовый НДС считается по расчётной ставке (например, 20/120 или 10/110 в зависимости от товара). Программа подставляет её автоматически из номенклатуры или документа оплаты, но при ручном вводе сумм ставку стоит перепроверить.
Как проверить, что НДС с аванса учтён правильно
После регистрации авансового счёта-фактуры сумма НДС должна попасть в книгу продаж за соответствующий квартал. Откройте «Отчёты» → «Книга продаж» (или «Операции» → «Книга продаж»), сформируйте отчёт и найдите запись с видом «На аванс» по вашему контрагенту.
Когда происходит отгрузка под этот аванс, программа должна автоматически восстановить (принять к вычету) авансовый НДС: при проведении документа «Реализация (акты, накладные)» формируется запись в книге покупок. Проверить это можно через отчёт «Анализ НДС» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.АВ («НДС по авансам и предоплатам»).
Контрольный признак корректного учёта: после полной отгрузки по договору остаток на 76.АВ по этому контрагенту должен обнулиться. Если остаток «висит», значит где-то не зарегистрирован счёт-фактура, не зачтён аванс или оплата разнесена не на тот договор.
Как проверить результат
Вид документа «На аванс», сумма и ставка НДС соответствуют оплате
Счёт-фактура отсутствует или создан как обычный, а не авансовый
Есть запись по авансу в квартале получения оплаты
Записи нет — счёт-фактура не проведён или не попал в период
Остаток по контрагенту и договору равен нулю
Остаток зависает — аванс не зачтён или НДС не восстановлен
Авансовый счёт у покупателя: зеркальная ситуация
Если вы — покупатель и перечислили предоплату поставщику, логика зеркальная. Полученный от поставщика авансовый счёт-фактуру регистрируют на основании документа «Списание с расчётного счёта» (вид операции «Оплата поставщику»): «Создать на основании» → «Счёт-фактура полученный».
Принимать НДС с аванса к вычету — право, а не обязанность покупателя. Решение о вычете зависит от условий договора (должна быть предусмотрена предоплата) и наличия корректного счёта-фактуры от поставщика. При поступлении товара вычет по авансу восстанавливается, а НДС принимается к вычету уже по отгрузочному счёту-фактуре.
Контроль ведётся по счёту 76.ВА («НДС по авансам и предоплатам выданным») и счёту 60.02. Аналогично продажам: после полного поступления по договору остатки по авансовым счетам должны закрываться.
Частые вопросы по авансовым счетам в 1С
Почему кнопка «Создать на основании → Счёт-фактура» недоступна в документе оплаты?
Чаще всего документ оплаты не проведён, либо вид операции выбран неверно (например, «Прочее поступление» вместо «Оплата от покупателя»). Также проверьте, что в договоре не отключена регистрация счетов-фактур на аванс и что оплата ещё не закрыта реализацией.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру на аванс, если отгрузка была в том же квартале?
Если аванс зачтён отгрузкой до конца квартала, продавец вправе не выставлять авансовый счёт-фактуру — НДС начисляется один раз при реализации. Настройка «не регистрировать при зачёте в течение периода» в учётной политике автоматизирует этот сценарий.
Где посмотреть все авансы, по которым не выставлены счета-фактуры?
Откройте обработку «Операции» → «Регистрация счетов-фактур на аванс», заполните её за нужный период — в списке будут все необеспеченные авансы. Дополнительно сверьтесь с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 62.02 в разрезе контрагентов и договоров.
Можно ли исправить ошибочно созданный авансовый счёт-фактуру?
Да. Если ошибка в сумме или реквизитах — откройте счёт-фактуру и исправьте данные, либо пометьте его на удаление и создайте заново из документа оплаты. Если счёт-фактура уже попал в отправленную декларацию по НДС, потребуется корректировочный документ и уточнённая декларация.
Чем счёт покупателю отличается от счёта-фактуры на аванс?
Счёт покупателю — коммерческий документ для оплаты, он не создаёт проводок и не влияет на налоги. Счёт-фактура на аванс — налоговый документ, на основании которого начисляется или принимается к вычету НДС; он обязательно отражается в книге продаж или покупок.
Как отменить зачёт аванса, если реализация проведена ошибочно?
Распроведите или пометьте на удаление документ реализации — связанные движения по зачёту аванса и восстановлению НДС отменятся автоматически. Затем проверьте остатки по 62.02 и 76.АВ: аванс должен снова числиться как незачтённый.
Что важно запомнить
Счёт на аванс покупателю выставляется в «Продажи → Счета покупателям» и не влияет на учёт. Счёт-фактура на аванс создаётся из документа оплаты или массово через «Регистрацию счетов-фактур на аванс» и попадает в книгу продаж. Корректность учёта проверяйте по книге продаж и остаткам счетов 62.02 и 76.АВ: после отгрузки они должны закрываться.