Авансовый отчет в 1С:УПП — где находится и как его оформить

Авансовый отчет в 1С:Управление производственным предприятием (УПП 1.3) оформляется документом «Авансовый отчет», который находится в разделе кассовых и банковских операций. Быстрее всего открыть его через главное меню: Документы → Касса → Авансовый отчет либо через полный интерфейс: Операции → Документы → Авансовый отчет. В зависимости от настроенного интерфейса пользователя (полный, бухгалтерский, кассовый) путь в меню может немного отличаться.

Документ служит для списания подотчетных сумм с сотрудника: сюда вносят оплату поставщикам наличными, покупку материалов и товаров, командировочные расходы, прочие затраты с подтверждающими документами. После проведения программа формирует проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и закрывает задолженность сотрудника перед организацией (или наоборот — фиксирует перерасход).

Ниже разобрано, где именно искать документ в разных интерфейсах УПП, как заполнить его по вкладкам, какие проводки он формирует, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится авансовый отчет в интерфейсе УПП

В полном интерфейсе путь к документу выглядит так: верхнее меню Документы → Касса → Авансовый отчет. Откроется журнал, где видны все ранее созданные авансовые отчеты с возможностью отбора по периоду, сотруднику и организации. Если пункта «Касса» в меню нет, значит у пользователя включен сокращенный интерфейс — переключитесь через Сервис → Переключить интерфейс → Полный.

Универсальный способ, который работает независимо от настроек интерфейса: Операции → Документы, затем в открывшемся списке типов документов найти «Авансовый отчет». Также документ доступен из подсистемы казначейства: в некоторых типовых настройках он продублирован в разделе «Денежные средства» рядом с расходными кассовыми ордерами и платежными поручениями.

Если авансовый отчет не отображается ни в одном меню — вероятно, у пользователя нет прав на этот вид документов. Проверить это может администратор: в настройках ролей должны быть назначены права на кассовые документы и документы по подотчетным лицам.

Что должно быть оформлено до авансового отчета

Авансовый отчет не создает задолженность — он ее закрывает. Поэтому до его проведения в базе уже должен быть документ выдачи денег: «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или «Платежное поручение исходящее» при перечислении на карту сотрудника. Без этого сальдо по счету 71 уйдет в дебет, и отчет покажет перерасход, которого фактически не было.

Проверить текущее состояние расчетов с сотрудником можно отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» или карточкой счета. Если по сотруднику висит дебетовое сальдо — это выданный аванс, который нужно закрыть. Кредитовое сальдо означает, что сотрудник потратил свои деньги и организация должна ему возместить перерасход.

Контрольные точки

Как проверить исходные данные

Сальдо по счету 71 по сотруднику

Норма

Есть дебетовое сальдо на сумму выданного аванса

Тревожный признак

Сальдо нулевое или кредитовое — выдача денег не оформлена

Справочник «Физические лица» и «Сотрудники»

Норма

Сотрудник заведен и привязан к организации

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует — документ не выбрать

Подтверждающие документы сотрудника

Норма

Чеки, БСО, акты с датами в пределах поездки/закупки

Тревожный признак

Документы отсутствуют или даты не совпадают

Как создать и заполнить документ

В журнале авансовых отчетов нажмите «Добавить» (или клавишу Insert). В шапке укажите организацию, дату и подотчетное лицо. После выбора сотрудника программа может подсказать остаток задолженности по нему — ориентируйтесь на эту сумму при распределении расходов.

Документ заполняется по вкладкам в зависимости от характера расходов:

• Оплата — оплата поставщикам наличными из подотчетных средств; указывается контрагент, договор и сумма, формируется проводка Дт 60 Кт 71.
• Товары — приобретение материалов, товаров, инвентаря; заполняется номенклатура, количество, счет учета; проводка Дт 10 (41) Кт 71.
• Расходы — командировочные и представительские затраты, услуги; указывается статья затрат и аналитика; проводка Дт 26 (44 и др.) Кт 71.
• Прочее — прочие расчеты через подотчетное лицо с произвольным счетом дебета.

Один авансовый отчет может содержать строки сразу на нескольких вкладках — например, сотрудник в командировке оплатил гостиницу (вкладка «Расходы») и купил канцтовары (вкладка «Товары»). Суммы по всем вкладкам суммируются в итог документа.

1. 1
   Проверьте выдачу аванса: ОСВ по счету 71 по сотруднику
2. 2
   Откройте Документы → Касса → Авансовый отчет, нажмите «Добавить»
3. 3
   Заполните организацию, дату, подотчетное лицо
4. 4
   Внесите расходы на нужных вкладках с реквизитами первичных документов
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и распределение (израсходовано/остаток/перерасход)
6. 6
   Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
7. 7
   Распечатайте форму АО-1 при необходимости через кнопку «Печать»

Проводки и проверка результата

После проведения откройте движения документа кнопкой с изображением проводок. Типовой набор: Дт 60 Кт 71 (оплата поставщику), Дт 10/41 Кт 71 (оприходованы ценности), Дт 26/44 Кт 71 (затраты), а также проводки по НДС, если суммы с налогом и заполнены данные счета-фактуры. В управленческом учете УПП дополнительно формируются движения по регистрам взаиморасчетов и затрат.

Итоговая проверка — снова сформируйте ОСВ по счету 71 по этому сотруднику. Если аванс был выдан ровно под расходы, сальдо закроется в ноль. Остаток по дебету — невозвращенная часть аванса (сотрудник должен вернуть в кассу через приходный кассовый ордер). Остаток по кредиту — перерасход, который организация выплачивает сотруднику расходным ордером.

Для печатной формы используйте кнопку «Печать» в документе — типовая форма авансового отчета заполняется автоматически, включая распорядительную часть о списании подотчетной суммы.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — авансовый отчет проводится раньше, чем расходный кассовый ордер на выдачу денег. Проверьте последовательность дат: РКО должен иметь дату не позже даты авансового отчета, иначе в учете возникнет искусственный перерасход. Вторая распространенная ошибка — неверный счет затрат на вкладке «Расходы»: затраты попадают не на ту статью и искажают себестоимость или управленческие отчеты.

Еще одна ситуация — сотруднику выданы деньги на одну организацию, а отчет оформлен по другой (в УПП в базе может быть несколько организаций). Взаимозачет между организациями автоматически не произойдет, задолженность будет висеть дважды. Всегда сверяйте поле «Организация» в шапке документа.

При работе с НДС помните: для вычета налога по подотчетным суммам нужны корректно заполненные данные счета-фактуры в строке документа. Если счет-фактура отсутствует, НДС включается в стоимость или списывается на расходы — в зависимости от настроек учетной политики.

Частые вопросы

Нет пункта «Авансовый отчет» в меню — что делать?

Переключитесь в полный интерфейс (Сервис → Переключить интерфейс → Полный) или откройте документ через Операции → Документы. Если и там его нет — обратитесь к администратору для проверки прав доступа к кассовым документам.

Можно ли оформить один авансовый отчет на несколько выдач аванса?

Да. Документ закрывает общую задолженность сотрудника по счету 71, поэтому одним отчетом можно закрыть суммы, выданные несколькими РКО. Главное — чтобы итоговая сумма расходов и остатка сходилась с сальдо по сотруднику.

Как отразить покупку за личные деньги сотрудника?

Оформите авансовый отчет в обычном порядке даже без предварительной выдачи аванса. По счету 71 образуется кредитовое сальдо — это долг организации сотруднику, который погашается расходным кассовым ордером с видом операции «Возврат перерасхода подотчетному лицу» или аналогичным.

Где посмотреть все долги подотчетных лиц сразу?

Сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счету 71 с детализацией по субконто «Работники организации» — в нем видно сальдо по каждому сотруднику. Также полезен отчет «Анализ счета 71» для детализации по документам.

Чем авансовый отчет в УПП отличается от документа в Бухгалтерии 3.0?

Логика учета одинакова (счет 71, вкладки по видам расходов), но в УПП документ дополнительно формирует движения по управленческим регистрам затрат и взаиморасчетов, а интерфейс и названия вкладок немного отличаются. Печатная форма АО-1 доступна в обеих конфигурациях.