Учет и Финансы · 9 мин
Авансовые счета-фактуры в 1С 8.3: где найти и как работать с ними
Где в 1С 8.3 найти авансовые счета-фактуры: журнал, регистрация авансов, проверка счетов-фактур на аванс полученных и выданных, типичные ошибки и FAQ.
Авансовые счета-фактуры в 1С 8.3 формируются автоматически на основании документов оплаты, но найти их в интерфейсе бывает непросто: они не лежат в одном очевидном журнале, а распределены между несколькими разделами. Место поиска зависит от того, какой аванс вас интересует — полученный от покупателя или выданный поставщику, и от того, какие счета-фактуры уже были зарегистрированы.
Основные точки входа — это раздел «Продажи» и «Покупки» (подразделы со счетами-фактурами), обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс», а также документ «Формирование записей книги покупок» и «Формирование записей книги продаж» в разделе «Операции». Ниже разберём каждый вариант поиска, способы массового формирования и типичные ситуации, когда авансовый счёт-фактура «теряется».
Где найти счета-фактуры на авансы полученные
Счета-фактуры на авансы, полученные от покупателей, хранятся в общем журнале выданных счетов-фактур. Откройте раздел Продажи → Счета-фактуры выданные. В списке будут и обычные счета-фактуры на реализацию, и авансовые. Чтобы отфильтровать только авансовые, настройте отбор по полю «Вид счета-фактуры» равным значению «На аванс» либо ориентируйтесь на документ-основание: у авансовых это «Поступление на расчетный счет», «Поступление наличных» или «Оплата от покупателя платежной картой».
Быстрее всего найти конкретный авансовый счёт-фактуру можно из самого документа оплаты. Откройте «Поступление на расчетный счет» и перейдите по ссылке «Счет-фактура» в нижней части документа — если он зарегистрирован, откроется нужная форма. Если ссылки нет, счёт-фактура либо ещё не создан, либо удалён.
- 1Откройте раздел «Банк и касса → Банковские выписки» и найдите нужное поступление оплаты
- 2Откройте документ и посмотрите ссылку «Счет-фактура» внизу формы
- 3Если ссылки нет — нажмите «Ввести счет-фактуру» или выполните регистрацию через обработку
- 4Проверьте, что у созданного счета-фактуры вид «На аванс» и корректная ставка НДС (расчетная, например 20/120)
Обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс»
Центральный инструмент для работы с авансовыми счетами-фактурами — обработка Продажи → Регистрация счетов-фактур на аванс. Именно сюда чаще всего обращаются в конце налогового периода, когда нужно массово начислить НДС с авансов полученных. Обработка анализирует кредитовые остатки по счету 62.02 и предлагает список авансов, по которым можно зарегистрировать счета-фактуры.
Порядок работы: укажите период и организацию, нажмите «Заполнить» — программа покажет контрагентов, договоры и суммы авансов. Отметьте нужные строки и нажмите «Выполнить». Программа создаст документы «Счет-фактура выданный» с видом «На аванс» и сформирует записи в книгу продаж. Уже созданные ранее счета-фактуры обработка покажет как зарегистрированные и не будет дублировать.
Где найти счета-фактуры на авансы выданные поставщикам
Если ваша организация перечисляет предоплату поставщику и принимает НДС с аванса к вычету, соответствующие счета-фактуры регистрируются как полученные. Искать их нужно в разделе Покупки → Счета-фактуры полученные с отбором по виду «На аванс». Основанием служат документы «Списание с расчетного счета» или «Расходный кассовый ордер».
Важное условие: вычет НДС с авансов выданных возможен только при наличии счёта-фактуры от поставщика и договора, предусматривающего предоплату. В 1С регистрацию обычно выполняют из документа оплаты кнопкой «Ввести счет-фактуру», а затем отражают вычет через документ «Формирование записей книги покупок» в разделе «Операции → Регламентные операции по НДС».
Проверка через книгу продаж и книгу покупок
Надёжный способ убедиться, что все авансовые счета-фактуры на месте, — построить регламентные отчёты. Откройте Операции → Книга продаж и сформируйте её за квартал: авансовые счета-фактуры попадают туда с кодом вида операции 02 (авансы полученные). Если в книге продаж авансовых записей нет, хотя предоплаты были, значит регистрация не выполнена.
Для авансов выданных аналогично проверьте Операции → Книга покупок: там отражаются как вычеты НДС с предоплат поставщикам, так и восстановление НДС с авансов полученных при отгрузке. Дополнительно полезен отчёт «Анализ учета по НДС» (раздел «Отчеты») — он наглядно показывает блоки «НДС с авансов полученных» и «НДС с авансов выданных» и позволяет провалиться до конкретных документов.
Как проверить результат
Начислен НДС со всех авансов полученных за квартал, на конец периода остаток соответствует незакрытым авансам
По 62.02 есть кредитовый остаток, а по 76.АВ начисления нет — авансовые счета-фактуры не зарегистрированы
Присутствуют записи с кодом операции 02 по каждому авансу
Записей нет или суммы не совпадают с поступлениями оплаты
Внизу документа есть ссылка на счет-фактуру с видом «На аванс»
Ссылка отсутствует или ведёт на помеченный на удаление документ
Настройки, влияющие на регистрацию авансовых счетов-фактур
Если счета-фактуры на аванс не формируются автоматически, проверьте учетную политику организации: Главное → Настройки → Налоги и отчеты → вкладка НДС. Там задаётся порядок регистрации счетов-фактур на аванс — например, регистрировать на каждый аванс или только если аванс не зачтён в течение определённого срока. От этой настройки зависит, какие строки предложит обработка регистрации.
Также проверьте, что в документах поступления оплаты корректно указаны договор и ставка НДС. Если в договоре с покупателем установлен признак «Без НДС» или ставка не заполнена, программа может не предложить регистрацию счёта-фактуры либо создать его с неверной расчётной ставкой.
Если авансовый счёт-фактура не находится: разбор ситуаций
Распространённая ситуация — бухгалтер видит аванс в оборотно-сальдовой ведомости, но не находит счёт-фактуру. Причины обычно такие: регистрация через обработку не выполнялась; счёт-фактура помечен на удаление; документ оплаты перепроведён задним числом, и связанный счёт-фактура «отвалился»; либо аванс зачтён в том же периоде, и по настройкам учётной политики счёт-фактура не требовался.
Алгоритм поиска: сначала откройте документ оплаты и проверьте ссылку на счёт-фактуру. Затем запустите обработку регистрации за нужный период — она покажет, какие авансы остались без счетов-фактур. Наконец, сверьтесь с отчётом «Анализ учета по НДС» и оборотами по счёту 76.АВ. Если счёт-фактура помечен на удаление, снимите пометку и перепроведите документ.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли выставлять счёт-фактуру на аванс, если отгрузка была в том же квартале?
Формально НДС с аванса начисляется на дату получения оплаты, а при отгрузке принимается к вычету. На практике в учётной политике 1С можно установить порядок, при котором счета-фактуры не регистрируются, если аванс зачтён в том же налоговом периоде — это упрощает работу и не влияет на итоговую сумму налога.
Почему обработка регистрации показывает аванс, который уже закрыт реализацией?
Чаще всего причина в разрыве связи документов: реализация оформлена по другому договору или заказу, поэтому программа не видит зачёт аванса. Проверьте, что в документе реализации выбран тот же договор и выполнен зачёт аванса, после чего перезаполните обработку.
Где посмотреть все авансовые счета-фактуры списком?
Откройте «Продажи → Счета-фактуры выданные» и настройте отбор по полю «Вид счета-фактуры» = «На аванс». Аналогично для полученных — в разделе «Покупки». Альтернатива — отчёт «Журнал учета счетов-фактур» или универсальный отчёт по регистру с отбором по виду документа.
Как восстановить НДС с аванса полученного после отгрузки?
Создайте документ «Формирование записей книги покупок» (Операции → Регламентные операции по НДС) и заполните закладку по авансам полученным — программа подберёт зарегистрированные ранее авансовые счета-фактуры, по которым состоялась отгрузка, и отразит вычет.
Можно ли исправить ошибочный авансовый счёт-фактуру?
Да. Если ошибка обнаружена до сдачи декларации, откорректируйте документ и перепроведите его, затем пересоздайте записи книги продаж за период. Если декларация уже сдана, потребуется корректировочный или исправленный счёт-фактура и уточнённая декларация по НДС.
Что важно запомнить
Авансовые счета-фактуры в 1С 8.3 находятся в журналах счетов-фактур (с отбором по виду «На аванс»), в документах оплаты и в обработке «Регистрация счетов-фактур на аванс». Массовое формирование выполняйте через обработку, а полноту начисления НДС контролируйте по книге продаж, книге покупок и счету 76.АВ.