Учет и Финансы · 11 мин
Авансовые отчёты в 1С: где найти и как работать с ними
Где найти авансовые отчёты в 1С:Бухгалтерии 8.3 и ЗУП, как создать документ, проверить остатки подотчётных сумм и исправить типичные ошибки.
Авансовый отчёт в 1С — это документ, которым подотчётное лицо отчитывается за выданные ему денежные средства: покупку материалов, оплату услуг, командировочные расходы. В разных конфигурациях 1С он находится в разных разделах меню, и именно поиск документа чаще всего вызывает вопросы у новых пользователей.
Ниже разобраны точные пути к авансовым отчётам в «1С:Бухгалтерии 8.3» (интерфейс «Такси»), порядок создания и заполнения документа, способы проверить задолженность сотрудника и типичные ошибки, из-за которых отчёт не проводится или суммы «зависают» на счёте 71.
Где находятся авансовые отчёты в 1С:Бухгалтерии 8.3
В типовой конфигурации с интерфейсом «Такси» журнал авансовых отчётов доступен сразу из нескольких разделов. Основной путь: раздел «Покупки» → группа «Покупки» → пункт «Авансовые отчёты». Здесь отображается список всех документов с отбором по периоду и организации.
Второй вариант — раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчёты». Оба пункта ведут в один и тот же журнал документов, разницы в данных нет. Также документ можно найти через раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», если авансовый отчёт создаётся на основании поступления.
Если нужный пункт не отображается, вероятны две причины: раздел скрыт настройками панели навигации или у пользователя недостаточно прав. Панель навигации настраивается через кнопку с шестерёнкой в правом верхнем углу раздела — пункт «Настройка навигации», где нужные команды переносятся из левого списка в правый.
- 1Откройте раздел «Покупки» в верхней панели разделов
- 2Выберите пункт «Авансовые отчёты»
- 3Установите период и организацию в отборах журнала
- 4Если пункта нет — откройте «Главное меню» (кнопка с тремя полосами) → «Все функции» → «Документы» → «Авансовый отчёт»
Что делать, если документа нет в меню
Универсальный способ добраться до любого документа — режим «Все функции». Нажмите кнопку главного меню (значок с тремя горизонтальными полосами в левом верхнем углу) и выберите «Все функции». В открывшемся дереве раскройте ветку «Документы» и найдите «Авансовый отчёт». Двойной щелчок откроет журнал.
Если пункт «Все функции» недоступен, его нужно включить: «Сервис» → «Параметры» → установите флажок «Отображать команду "Все функции"». Эта настройка индивидуальна для каждого пользователя и не влияет на других.
Когда документ не открывается даже через «Все функции» с сообщением о нарушении прав доступа — обратитесь к администратору базы. Потребуется роль, дающая право чтения и добавления документов «Авансовый отчёт» (в типовой поставке это, например, роль «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации» и профили бухгалтера).
Как создать и заполнить авансовый отчёт
В журнале «Авансовые отчёты» нажмите кнопку «Создать». В шапке документа укажите организацию, сотрудника (физическое лицо, получившее аванс) и дату. Поле «Склад» заполняется, если по отчёту оприходуются товары.
Документ содержит несколько вкладок, и заполняются только те, которые соответствуют расходам сотрудника:
- «Авансы» — перечень выданных авансов. Здесь подбираются документы выдачи: расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта. Кнопка «Заполнить» → «Подобрать авансы» автоматически подтянет непогашенные суммы по сотруднику.
- «Оплата» — оплаты поставщикам, произведённые сотрудником из подотчётных средств, с указанием контрагента и договора.
- «Товары» — приобретённые материалы и товары с указанием номенклатуры, количества, счёта учёта и НДС.
- «Прочее» — услуги и прочие расходы: проездные билеты, гостиница, представительские расходы с указанием статьи затрат.
К каждой строке расхода желательно приложить скан подтверждающего документа (чека, БСО, акта) через механизм присоединённых файлов — кнопка со скрепкой. Это упрощает проверку и архивирование.
Отчёт по командировке
Если аванс выдан на командировку, суточные и командировочные расходы в «1С:Бухгалтерии» отражаются на вкладке «Прочее» с выбором соответствующей статьи затрат (субконто «Суточные» или «Командировочные расходы»). В конфигурациях с кадровым блоком (например, «1С:Зарплата и управление персоналом») командировка сначала оформляется кадровым документом, а авансовый отчёт создаётся на его основании.
Как проверить задолженность подотчётного лица
Перед созданием нового авансового отчёта полезно проверить, есть ли у сотрудника непогашенные авансы — по правилам внутреннего учёта новый аванс обычно не выдаётся, пока работник не отчитался по предыдущему. Для этого используются стандартные отчёты по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами».
Откройте раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» и укажите счёт 71 с развёрнутой аналитикой по сотрудникам. Дебетовое сальдо означает долг работника перед организацией, кредитовое — перерасход, который организация должна возместить сотруднику.
Более детальную картину даёт отчёт «Анализ счёта» или «Карточка счёта» 71 с отбором по конкретному физическому лицу: видно каждую выдачу и каждый отчёт с датами и документами-регистраторами. Из карточки можно перейти в любой документ двойным щелчком.
Как проверить результат
Сумма аванса уменьшилась на сумму расходов; при точном совпадении сальдо по сотруднику равно нулю
Сальдо не изменилось — документ не проведён или аванс не подобран на вкладке «Авансы»
Проводки по дебету счетов затрат или запасов и кредиту 71
Проводок нет или счета не соответствуют виду расхода
Сумма НДС из отчёта попала в книгу покупок при наличии корректного счёта-фактуры
НДС «завис» — не заполнены реквизиты счёта-фактуры в строке расхода
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — документ не проводится с сообщением, что аванс сотруднику не выдавался или выдана меньшая сумма. Это значит, что на вкладке «Авансы» не подобран документ выдачи либо выдача оформлена на другое физическое лицо или другую организацию. Проверьте РКО или платёжное поручение: реквизиты сотрудника должны совпадать до символа.
Вторая типичная ситуация — «зависшие» суммы на 71 счёте из-за дублей физических лиц в справочнике. Если сотрудник заведён дважды (например, с отличием в отчестве или инициалах), аванс выдан одному элементу справочника, а отчёт оформлен на другого. Решение — объединить дубли через штатную обработку поиска и удаления дублей либо вручную перенести документы на один элемент, предварительно сделав резервную копию.
Ещё одна ошибка — ручное изменение счёта учёта в строках документа без понимания последствий. Если вместо 10.01 указать, например, 44 или 26, расходы попадут не туда, и закрытие месяца сформирует неверную себестоимость. Счета учёта подставляются из настроек номенклатуры и статей затрат — корректируйте их там, а не в каждом документе.
Где авансовые отчёты в других конфигурациях 1С
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 3.1» подотчётные суммы и авансовые отчёты используются для расчётов по командировкам и хозяйственным нуждам. Журнал находится в разделе «Выплаты» → «Авансовые отчёты» (в некоторых релизах — «Покупки и касса»). Документы отсюда синхронизируются в бухгалтерскую программу при настроенном обмене.
В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» авансовый отчёт называется «Приобретение товаров и услуг через подотчётное лицо» либо разделён на документы «Авансовый отчёт» в разделе «Казначейство» → «Авансовые отчёты». Там же доступен отчёт «Контроль выданных авансов», показывающий просроченную задолженность сотрудников.
В «1С:Управление нашей фирмой» документ называется «Авансовый отчёт» и расположен в разделе «Деньги». Логика заполнения аналогична: вкладки для авансов, оплат, запасов и расходов.
Где искать в разных конфигурациях
Раздел «Покупки» или «Банк и касса» → «Авансовые отчёты». Самый частый сценарий для бухгалтера
Раздел «Выплаты» → «Авансовые отчёты». Используется для командировок и подотчётных выплат до обмена с БП
Раздел «Казначейство» → «Авансовые отчёты», плюс отчёт «Контроль выданных авансов»
Раздел «Деньги» → «Авансовый отчёт», упрощённая форма для малого бизнеса
Проверка итогов и закрытие периода
После ввода всех авансовых отчётов за месяц сверьте сальдо по счёту 71 с первичными документами. Кредитовое сальдо на конец месяца означает, что организация должна возместить сотруднику перерасход — оформляется отдельной выплатой через кассу или банк. Дебетовое сальдо — невозращённый аванс, который удерживается из зарплаты по заявлению сотрудника или возвращается в кассу.
При закрытии месяца обратите внимание на НДС по авансовым отчётам: суммы с корректно заполненными счетами-фактурами должны попасть в книгу покупок через документ «Формирование записей книги покупок». Если сотрудник приложил только чек без выделенного НДС или БСО, к вычету налог обычно не принимается — такие суммы отражаются в расходах полностью.
Перед переносом данных в отчётность выполните перепроведение документов за период («Операции» → «Проведение документов»), чтобы устранить нарушения последовательности, возникшие при задним числом введённых отчётах.
Частые вопросы
Почему авансовый отчёт не проводится, хотя аванс выдавался?
Чаще всего на вкладке «Авансы» не подобран документ выдачи или выдача оформлена на другой элемент справочника физических лиц (дубль). Проверьте карточку счёта 71 по этому сотруднику — видно, на какое именно физлицо прошла выдача.
Как найти конкретный авансовый отчёт, если известен только сотрудник?
В журнале «Авансовые отчёты» используйте поиск по строке (поле поиска над списком) или настройте отбор по полю «Сотрудник» через кнопку «Ещё» → «Настроить список». Альтернатива — отчёт «Карточка счёта» 71 с отбором по физическому лицу.
Можно ли оформить один авансовый отчёт на несколько выданных авансов?
Да. На вкладке «Авансы» подбираются все непогашенные документы выдачи по сотруднику, и отчёт погасит их суммарно в пределах указанных расходов. Остаток неиспользованного аванса останется на счёте 71.
Что делать, если сотрудник потратил больше, чем получил?
Оформите отчёт на фактическую сумму расходов. Документ сформирует кредитовое сальдо по 71 счёту — перерасход возмещается сотруднику через расходный кассовый ордер или перечисление на карту отдельной выплатой.
Как распечатать форму АО-1 из 1С?
В открытом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите «Авансовый отчёт (АО-1)» либо упрощённую форму авансового отчёта. Если нужной печатной формы нет, проверьте, что документ проведён, и посмотрите список доступных форм в подменю «Печать» полностью.
Почему НДС из авансового отчёта не попадает в книгу покупок?
В строке расхода должны быть заполнены номер и дата счёта-фактуры и установлен способ учёта НДС «Принимается к вычету». После этого выполните «Формирование записей книги покупок» за период — запись появится при соблюдении общих условий вычета.
Что важно запомнить
Авансовые отчёты в 1С:Бухгалтерии 8.3 открываются через «Покупки» или «Банк и касса», а при отсутствии пункта — через «Все функции». Перед проведением подбирайте выданные авансы на вкладке «Авансы», следите за дублями физических лиц и сверяйте сальдо по счёту 71 после ввода документов.