Как провести аванс самозанятому в 1С

Оплата услуг самозанятого (плательщика НПД) авансом — обычная хозяйственная операция, но в 1С она вызывает вопросы: каким документом оформить, на каком счёте отразить, что делать с чеком и как потом зачесть предоплату. Ошибки здесь опасны вдвойне: во-первых, неверный учёт искажает расчёты с контрагентом, во-вторых, выплата физлицу без корректного оформления может привлечь внимание налоговой как скрытая трудовая выплата.

Ключевая особенность работы с самозанятыми в 1С: такой контрагент — физическое лицо, но взаиморасчёты с ним ведутся по договору гражданско-правового характера (ГПХ), а не по трудовому. Поэтому аванс проводится через стандартные документы оплаты поставщику, а не через зарплатные ведомости. Ниже разберём настройку карточки контрагента, проводку аванса, зачёт предоплаты и контроль чеков.

Проверьте статус самозанятого перед оплатой

Прежде чем проводить аванс, убедитесь, что исполнитель действительно является плательщиком налога на профессиональный доход (НПД). Для этого запросите у него справку о постановке на учёт в качестве самозанятого — она формируется в приложении «Мой налог» за пару минут. Проверить статус можно также через сервис ФНС по ИНН исполнителя.

Эта проверка критична именно на этапе аванса: если деньги уже ушли, а исполнитель окажется обычным физлицом без статуса НПД, компания рискует быть признана налоговым агентом с обязанностью удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Статус проверяется на дату оплаты, поэтому справку разумно запрашивать при каждом значимом платеже, а не один раз при заключении договора.

Настройте карточку контрагента и договор ГПХ

В справочнике «Контрагенты» создайте нового контрагента с видом «Физическое лицо». Укажите ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен), при необходимости — СНИЛС. В карточке не должно быть признаков, характерных для ИП: самозанятый не является индивидуальным предпринимателем, если не совмещает оба статуса.

Затем создайте договор с видом «С покупателем» — нет, именно «С поставщиком», поскольку самозанятый оказывает вам услуги. В реквизитах договора укажите, что это договор гражданско-правового характера. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 для договоров с физлицами доступен соответствующий вид, который корректно влияет на отражение в отчётности.

Если ваша конфигурация поддерживает обмен с банком и формирование платёжных поручений, заполните банковские реквизиты самозанятого: номер счёта, БИК банка. Назначение платежа формулируйте с указанием договора и пометкой «НДС не облагается» — самозанятые НДС не платят.

Проведите аванс документом оплаты

Основной документ для аванса — «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса»). Если платёж загружается из клиент-банка, документ создаётся автоматически при обмене, и вам останется только проверить его заполнение. При ручном вводе создайте документ и выберите вид операции «Оплата поставщику».

Заполните поля: получатель — ваш самозанятый, договор — созданный договор ГПХ, сумма аванса, счёт расчётов. Для авансов поставщикам типовая настройка — счёт 60.02 «Расчёты по авансам выданным». Некоторые учётные политики используют для разовых расчётов с физлицами счёт 76.10 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами» — оба варианта допустимы, главное, чтобы подход был единообразным в рамках учётной политики.

1. 1
   Проверьте статус НПД исполнителя и получите справку
2. 2
   Создайте контрагента (физлицо) и договор ГПХ с видом «С поставщиком»
3. 3
   Сформируйте «Списание с расчётного счёта», вид операции «Оплата поставщику»
4. 4
   Проверьте счёт расчётов: 60.02 или 76.10 согласно учётной политике
5. 5
   Проведите документ и сверьте проводку: Дт 60.02 (76.10) — Кт 51
6. 6
   Запросите у самозанятого чек из «Мой налог» и сохраните его

После проведения откройте проводки документа (кнопка «Дт/Кт»). Корректная проводка аванса: Дебет 60.02 (или 76.10) — Кредит 51 на сумму платежа. Если вместо этого сформировалась проводка на 60.01, значит, программа не распознала платёж как аванс — проверьте задолженность перед контрагентом по договору: авансом считается оплата при отсутствии незакрытой задолженности.

Получите чек и оформите закрывающие документы

Чек из приложения «Мой налог» — обязательный документ при расчётах с самозанятым. По общему правилу чек формируется в момент расчёта, то есть при получении аванса исполнитель должен выдать чек на сумму предоплаты. На практике встречаются ситуации, когда чек выдают на всю сумму после выполнения работ — это нарушение порядка формирования чека, и правильный вариант нужно зафиксировать в договоре.

После выполнения работ или оказания услуг оформите в 1С документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)». Укажите того же контрагента и тот же договор, что и в платёжном документе — это условие автоматического зачёта аванса. К акту приложите чек самозанятого: в типовой конфигурации есть возможность прикрепить файл к документу.

Зачтите аванс при поступлении услуг

При проведении документа «Поступление услуг» программа автоматически зачитывает ранее выданный аванс, если совпадают организация, контрагент и договор. Формируются проводки: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от характера услуги) — Кт 60.01 на полную сумму акта и одновременно Дт 60.01 — Кт 60.02 на сумму зачтённого аванса.

Если аванс не зачёлся, откройте документ поступления и проверьте поле «Зачёт аванса» — оно может стоять в режиме «Не зачитывать». Установите «Автоматически» или «По документу» с явным указанием платёжного документа. После перепроведения сформируйте акт сверки с контрагентом: задолженность должна быть равна неоплаченному остатку, а не сумме акта целиком.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60.02

Норма

После зачёта остаток по контрагенту равен нулю или непогашенной части аванса

Тревожный признак

Аванс «висит» на 60.02 при проведённом акте — зачёт не выполнен

Акт сверки с самозанятым

Норма

Сальдо равно фактической задолженности одной из сторон

Тревожный признак

Одновременно дебетовое и кредитовое сальдо по одному договору

Наличие чека «Мой налог»

Норма

Чек на сумму оплаты, верные реквизиты заказчика

Тревожный признак

Чека нет, сумма не совпадает, чек аннулирован

Особые ситуации: возврат аванса и частичная предоплата

Если самозанятый не выполнил работу и возвращает аванс, оформите документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика». Проводка: Дт 51 — Кт 60.02. Самозанятый при этом должен аннулировать ранее выданный чек в приложении «Мой налог» — попросите подтверждение аннулирования, без него у вас останется «лишний» подтверждённый расход.

При частичной предоплате (например, 50%) схема та же: аванс зачитывается на свою сумму, остаток оплачивается после подписания акта вторым платежом. В договоре закрепите порядок расчётов и момент формирования чеков — на аванс и на окончательный расчёт отдельно. Это снимет споры о том, за какой платёж какой чек отвечает.

Способы отражения расчётов

Счета 60.01 / 60.02

Стандартный вариант для регулярных расчётов с поставщиками-физлицами; автоматический зачёт авансов работает из коробки

Счёт 76.10

Подходит для разовых выплат; зачёт аванса тоже работает, но аналитика по поставщикам в отчётах будет менее наглядной

Ручные операции (Операции, введённые вручную)

Только как исключение при нестандартных ситуациях; ломают автоматику зачёта и затрудняют сверку

Отражение в учёте и отчётности

Расходы на услуги самозанятого принимаются в налоговом учёте при наличии двух документов: акта (или иного документа об оказании услуг) и чека из «Мой налог». Сам по себе аванс расходом не является — это лишь перечисление денег, расход возникает после оказания услуги. На упрощёнке «доходы минус расходы» оплата самозанятому признаётся после фактической оплаты и оказания услуги.

Выплаты самозанятым не включаются в базу по НДФЛ и страховым взносам, поэтому в отчётах 6-НДФЛ и РСВ такие суммы не отражаются. Однако в 1С важно, чтобы контрагент-физлицо не попал в справочник «Физические лица» как сотрудник — иначе программа может предложить включить выплату в зарплатные отчёты. Проверьте, что карточка заведена именно как контрагент.

Для управленческого контроля полезно периодически формировать отчёт «Расчёты с контрагентами» или ОСВ по 60/76 счетам с отбором по самозанятым: так видны незакрытые авансы, по которым работы не выполнены или не зачтены.

Частые вопросы

Можно ли провести аванс самозанятому через кассу, а не с расчётного счёта?

Да, если организация вправе рассчитываться наличными. Используется документ «Выдача денежных документов» / расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику», проводка Дт 60.02 — Кт 50. Учитывайте лимит наличных расчётов между юрлицами и физлицами по одному договору, установленный указаниями ЦБ.

Что делать, если самозанятый выдал чек без указания нашей компании как заказчика?

Чек, сформированный «физлицу» вместо юрлица или ИП-заказчика, не подтверждает расход компании и создаёт риск занижения налога у самозанятого (ставка для расчётов с организациями выше). Попросите исполнителя аннулировать чек и сформировать новый с корректными реквизитами заказчика.

Почему аванс не зачитывается при проведении акта?

Чаще всего не совпадают договоры в платёжном документе и в поступлении, либо в акте установлен режим «Зачёт аванса: не зачитывать». Проверьте оба документа, приведите договор к одному значению и перепроведите поступление. Также убедитесь, что счета расчётов в обоих документах из одной пары (60.01/60.02).

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса самозанятому?

Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог со своих доходов, а организация-заказчик не является налоговым агентом. Обязанность удержать НДФЛ возникает только если исполнитель утратил статус самозанятого или доход не подпадает под режим НПД — поэтому статус проверяют на дату каждого платежа.

Как оформить возврат аванса, если работы не выполнены?

Проведите «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика» по тому же договору — сформируется проводка Дт 51 — Кт 60.02. Параллельно самозанятый должен аннулировать чек на аванс в приложении «Мой налог»; сохраните подтверждение аннулирования вместе с документами.