Учет и Финансы · 10 мин
Акт сверки в 1С 8: как сформировать
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С 8: пошаговая инструкция для Бухгалтерии и Управления торговлей, настройка, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который фиксирует состояние расчётов с контрагентом на определённую дату: отгрузки, оплаты, возвраты и итоговую задолженность. В 1С 8 он формируется штатными средствами без доработок: достаточно выбрать контрагента, указать период и заполнить документ данными учёта. Вся процедура занимает несколько минут, если учёт ведётся корректно.
Проблемы возникают обычно не на этапе формирования, а при расхождении данных с контрагентом: непроведённые документы, разные курсы валют, разноска оплат не по тем договорам. Поэтому ниже разобран не только сам порядок создания акта, но и подготовка данных, проверка результата и типичные ситуации, когда цифры «не сходятся».
Инструкция применима к конфигурациям «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), «1С:Управление торговлей» (ред. 11), «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». Расположение команд в разных конфигурациях немного отличается — эти различия указаны отдельно.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии 8» документ называется «Акт сверки расчетов с контрагентом» и находится в разделе Покупки → Акты сверки расчетов с контрагентами или Продажи → Акты сверки расчетов с контрагентами — оба пути ведут к одному и тому же журналу. Единый журнал удобен: в нём видны сверки и с покупателями, и с поставщиками.
В «1С:Управление торговлей 11» акты разделены по ролям контрагента: Продажи → Акты сверки расчетов с клиентами и Закупки → Акты сверки расчетов с поставщиками. В «Комплексной автоматизации» и ERP логика аналогична — документы расположены в соответствующих подсистемах продаж и закупок.
Если нужного пункта нет в меню, проверьте настройки видимости разделов (команда «Настройка навигации» в меню раздела) либо права пользователя. Часто документ скрыт из интерфейса именно из-за ограничений роли.
Подготовка: что проверить до формирования акта
Качество акта сверки полностью зависит от состояния учёта. Перед формированием убедитесь, что все документы по контрагенту за сверяемый период проведены: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Непроведённый документ в акт не попадёт, и сальдо будет искажено.
Второй частый источник расхождений — незакрытые авансы и оплаты, отнесённые не на тот договор или заказ. Полезно заранее сформировать отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60, 62, 76) или «Анализ субконто» по контрагенту и посмотреть, нет ли одновременно дебиторской и кредиторской задолженности по одному договору — это признак незачтённых авансов.
Для валютных расчётов дополнительно проверьте, что курсы валют загружены за весь период сверки, иначе рублёвые суммы могут быть посчитаны по устаревшему курсу.
Как проверить готовность учёта
Все реализации, поступления и оплаты проведены
Есть помеченные на удаление или непроведённые документы
Задолженность либо дебетовая, либо кредитовая
Одновременно дебет и кредит по одному договору — незачтённые авансы
Загружены на все даты периода
Пропуски курсов, суммы в рублях искажены
Пошаговое формирование акта сверки
Основная последовательность действий одинакова во всех конфигурациях на управляемых формах. Ниже приведён порядок для «1С:Бухгалтерии 8», в УТ 11 отличия минимальны.
- 1Откройте раздел «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки расчетов с контрагентами» и нажмите «Создать».
- 2Укажите организацию, контрагента и при необходимости конкретный договор. Если договор не выбран, в акт попадут расчёты по всем договорам контрагента.
- 3Задайте период сверки и валюту (обычно валюта регламентированного учёта — рубли).
- 4Нажмите «Заполнить» → «По данным учета». Табличная часть заполнится оборотами: отгрузки, оплаты, возвраты.
- 5Проверьте итоговое сальдо и расшифровку по документам. При необходимости добавьте строки вручную.
- 6Если контрагент прислал свои данные, заполните таблицу «По данным контрагента» — программа покажет расхождения.
- 7Установите флажок «Сверка согласована» при успешной сверке, сохраните и распечатайте акт по кнопке «Печать».
После нажатия «Заполнить по данным учёта» табличная часть покажет каждый документ отдельной строкой: дата, номер, сумма дебета или кредита. Внизу формы отображается сальдо на начало периода, обороты и сальдо на конец — именно эти цифры пойдут в печатную форму.
Если строк слишком много (например, сотни отгрузок за квартал), акт можно свернуть: в некоторых конфигурациях доступна настройка детализации — по документам, по договорам или только итоговые суммы. Ищите соответствующую опцию в меню «Ещё» или в параметрах заполнения.
Сверка с данными контрагента
Практическая ценность акта появляется, когда заполнена вторая таблица — «По данным контрагента». Получив акт от партнёра (или отправив ему свой), внесите его строки в эту таблицу вручную либо загрузите из файла, если контрагент прислал акт в электронном виде.
Программа автоматически сопоставит строки двух таблиц и подсветит расхождения: документы, которые есть у вас, но отсутствуют у контрагента, и наоборот. Это самый быстрый способ найти «потерянную» накладную или оплату.
Типичные причины расхождений: документ проведён в разных периодах (например, отгрузка 31 декабря у вас и 10 января у покупателя по дате получения), разные суммы из-за курсовых разниц, оплата, которую контрагент ещё не получил, либо ошибочный номер договора.
Как выбрать действие при расхождении
Печать и отправка акта
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать → Акт сверки взаимных расчётов». Форма содержит шапку с реквизитами организаций, таблицу оборотов, итоговое сальдо с расшифровкой задолженности («в пользу» кого) и места для подписей и печатей.
Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены полное наименование, ИНН, КПП, адрес и данные руководителя — эти сведения подтягиваются в акт автоматически. Пустые поля в печатной форме почти всегда означают незаполненную карточку организации или контрагента.
Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт можно отправить напрямую из программы — команда доступна в меню «ЭДО» или через кнопку отправки. Это ускоряет сверку: контрагент получает документ в своей системе и может сразу подписать или вернуть с замечаниями.
Перед массовой рассылкой актов за год сформируйте один акт по контрагенту с самым большим оборотом и сверьте его с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62. Если сальдо совпало — алгоритм заполнения работает корректно и для остальных контрагентов.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — сверка «по всем договорам», когда контрагент ждёт акт по конкретному договору. Итоговое сальдо при этом может совпадать, но детализация в актах будет разной, и бухгалтер контрагента не сможет его обработать. Всегда уточняйте, в каком разрезе нужна сверка.
Вторая ошибка — формирование акта до закрытия периода: после сверки в базу вводят «забытые» документы задним числом, и согласованный акт перестаёт соответствовать учёту. Сверяйтесь после завершения всех корректировок за период либо будьте готовы перезаполнить акт заново.
Ограничение штатного документа: он показывает расчёты только по бухгалтерским (или управленческим) регистрам. Если часть взаиморасчётов ведётся вне 1С — например, в Excel или в другой базе, — эти операции в акт не попадут, и их придётся добавлять вручную.
FAQ: частые вопросы по актам сверки в 1С 8
Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего не совпадает организация или договор в шапке акта с теми, что указаны в документах. Также проверьте период сверки и то, что документы проведены. Если расчёты ведутся по другой организации в той же базе — акт по ней нужно формировать отдельно.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Штатного группового формирования в типовых конфигурациях, как правило, нет — акты создаются по одному. Для массовой сверки используют отчёты «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» или «Задолженность покупателей/поставщиков», а печатные акты формируют только по тем контрагентам, где они реально нужны.
Что означает флажок «Сверка согласована»?
Это информационный признак: он показывает, что контрагент подтвердил данные акта. На учёт флажок не влияет, но помогает отследить, с кем сверка завершена, — в списке документов можно отфильтровать согласованные и несогласованные акты.
Как сверить расчёты в валюте?
В шапке акта укажите валюту расчётов по договору — тогда суммы будут показаны в этой валюте. Убедитесь, что курсы загружены за весь период. Имейте в виду: контрагент может считать рублёвые суммы по курсу на дату оплаты, а вы — на дату отгрузки, что даёт курсовые разницы.
Акт сверки влияет на бухгалтерский учёт?
Нет. Это справочный документ без проводок: его создание, изменение и удаление не меняют сальдо по счетам. Учётные данные корректируются только первичными документами — реализациями, поступлениями, оплатами и корректировками.
Как быть, если контрагент прислал акт в Excel или Word?
Внесите его строки вручную в таблицу «По данным контрагента» — программа сопоставит их с вашими данными и покажет расхождения. Ручной ввод оправдан, если строк немного; при больших объёмах договоритесь с контрагентом об обмене через ЭДО.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С 8 формируется из журнала «Акты сверки расчетов с контрагентами» кнопкой «Заполнить по данным учёта» после проверки проведённости документов и зачёта авансов. Документ не влияет на учёт, поэтому его можно смело перезаполнять. Расхождения с контрагентом удобнее всего искать через таблицу «По данным контрагента», а исправлять — в учётных документах, а не в самом акте.