Учет и Финансы · 11 мин
Как сделать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Предприятие
Как сделать акт сверки взаиморасчетов в 1С:Предприятие: пошаговое создание документа, настройка параметров, проверка расхождений и печать формы.
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, в котором фиксируются все операции между организацией и контрагентом за выбранный период: отгрузки, оплаты, возвраты. В 1С:Предприятие он формируется автоматически на основании данных учета, поэтому главная задача пользователя — правильно указать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.
Механизм формирования акта сверки есть во всех основных конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP. Расположение документа и набор настроек немного различаются, но логика везде одинаковая: программа собирает документы расчетов по выбранному контрагенту и договору, рассчитывает сальдо на начало и конец периода и выводит печатную форму.
Ниже разобран порядок создания акта сверки, типовые настройки, способы проверки расхождений и ситуации, когда автоматическое заполнение дает неверный результат.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 документ расположен в разделах «Покупки» → «Акты сверки взаиморасчетов» и «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов». Оба пункта ведут на один и тот же список документов, разделение сделано только для удобства навигации. Также акт можно создать из карточки контрагента по кнопке «Создать на основании» или из формы самого контрагента через ссылку «Акты сверки».
В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Продажи» или «Закупки» в подгруппе «Сервис» либо «Документы». Там акт имеет расширенный статусный механизм: документ может находиться в состояниях «Создана», «На проверке», «Сверено» и «Есть расхождения», что удобно при согласовании с контрагентом.
Если нужного пункта нет в меню, проверьте права пользователя и функциональность: в некоторых конфигурациях опция отключается в настройках («Администрирование» → настройки раздела учета). Также документ всегда можно найти через «Все функции» → «Документы» при включенном режиме технического специалиста.
Пошаговое создание акта сверки
Откройте список актов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа заполните ключевые поля: организацию (если в базе их несколько), контрагента и договор. Поле договора можно оставить пустым — тогда в акт попадут операции по всем договорам с этим контрагентом, что удобно для общей сверки.
Укажите период сверки. Практическое правило: дата начала должна совпадать с датой окончания предыдущей подписанной сверки, чтобы не было «дыр» между периодами. Если сверка проводится впервые, начните с даты первой операции по контрагенту или с начала года — так проще контролировать сальдо.
Нажмите «Заполнить» (в Бухгалтерии — «Заполнить по данным учета», в УТ/ERP — «Заполнить по данным организации»). Программа подберет все документы расчетов за период: реализации, поступления, оплаты, корректировки, возвраты. После заполнения проверьте табличную часть и при необходимости добавьте строки вручную — например, если документ введен с неверным договором и не попал в выборку.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчетов» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить по данным учета» и проверьте табличную часть
- 4Сверьте сальдо на начало и конец с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62
- 5Заполните данные контрагента на закладке «По данным контрагента» после получения ответа
- 6Проведите документ и сформируйте печатную форму по кнопке «Печать»
Настройки заполнения: счета учета и детализация
В 1С:Бухгалтерии на закладке «Дополнительно» или в настройках заполнения можно указать список счетов, по которым собираются данные. По умолчанию используются счета расчетов: 60, 62, 66, 67, 76. Если с контрагентом есть расчеты по авансам, убедитесь, что субсчета 60.02 и 62.02 включены в выборку — иначе авансы «выпадут» из акта и сальдо не сойдется.
В 1С:Управление торговлей настройка детализации задается прямо в документе: можно выводить данные сводно по расчетным документам или детально по товарам в каждой накладной. Детализация по товарам полезна, когда контрагент оспаривает конкретную поставку, но делает акт громоздким при большом числе операций.
Проверьте также валюту и порядок учета расчетов. Если договор ведется в валюте, акт формируется в валюте договора или в рублях в зависимости от настроек — убедитесь, что контрагент получит форму в ожидаемом виде.
Проверка сальдо и поиск расхождений
После заполнения акта сравните итоговое сальдо с данными учета. Самый быстрый способ — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 с отбором по контрагенту за тот же период. Сальдо на конец периода в ОСВ должно совпасть с итогом акта. Альтернатива — отчет «Анализ субконто» по виду субконто «Контрагенты».
Если суммы не сходятся, типовые причины такие: документ проведен по другому договору или другой организации, счет учета в документе отличается от включенных в акт (например, расчеты прошли по 76.АВ), документ создан задним числом после формирования акта, либо есть непроведенные или помеченные на удаление документы, которые в выборку не попали.
Для поиска конкретного расхождения сформируйте отчет «Обороты между субконто» или карточку счета по контрагенту и посравнивайте список документов с табличной частью акта построчно. В УТ и ERP для этого есть встроенный механизм: на закладке расхождений программа сама показывает документы, которые есть только у одной из сторон.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по счетам 60/62 в ОСВ по контрагенту
Суммы различаются — есть пропущенные или лишние документы
Все реализации и оплаты за период присутствуют, даты и номера верны
Документов не хватает или есть чужие операции другого договора
Долг контрагента показан как дебет, ваша задолженность — как кредит
Знак сальдо противоположен ожидаемому — проверьте настройку вывода сальдо
Заполнение данных контрагента и работа с расхождениями
Акт сверки имеет смысл только как двусторонний документ. После того как контрагент вернул свою часть, внесите его данные в документ: в 1С:Бухгалтерии для этого есть закладка «По данным контрагента», куда строки вносятся вручную или копированием. Программа автоматически сопоставит строки и покажет расхождения.
Если расхождения есть, установите в документе признак «Выверено» / «Есть расхождения» и разберите каждую спорную строку. Частые ситуации: оплата отправлена контрагентом в последний день периода и пришла уже после даты сверки (так называемые «суммы в пути»), контрагент отразил документ другой датой или номером, либо одна из сторон не отразила возврат.
В УТ и ERP статусная модель позволяет зафиксировать итог: статус «Сверено» ставится, когда расхождений нет, «Есть расхождения» — когда стороны зафиксировали разногласия для дальнейшей работы. Это удобно для контроля большого числа контрагентов: список актов сразу показывает, с кем сверка завершена.
Печать и отправка акта контрагенту
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». В форму выводятся реквизиты обеих организаций, период, таблица операций и итоговое сальдо с расшифровкой, кто кому должен. Перед печатью проверьте, что в карточке организации и контрагента заполнены актуальные наименования, ИНН, адреса — эти данные подтягиваются из справочников.
Если стандартная форма не устраивает (например, нужен другой заголовок или дополнительные колонки), в большинстве конфигураций доступно редактирование макета через механизм внешних печатных форм. Для разовых правок проще выгрузить акт в Excel и отредактировать вручную, но для регулярного использования правильнее подключить внешнюю печатную форму.
Отправить акт можно напрямую из 1С: по электронной почте (кнопка «Отправить» при настроенной учетной записи почты) или через ЭДО, если с контрагентом настроен обмен электронными документами. Обмен актами сверки через ЭДО поддерживается в типовых конфигурациях и позволяет получать подтверждение или отказ с расхождениями автоматически.
Если акт формируется с ошибками: ограничения и альтернативы
Автоматическое заполнение работает корректно только при аккуратном учете: одинаковом договоре в документах, правильных счетах расчетов, отсутствии дублей контрагентов в справочнике. Если в базе заведено несколько карточек одного контрагента, акт по каждой будет показывать только часть расчетов — сначала выполните объединение дублей штатной обработкой «Поиск и удаление дублей».
Когда типовой документ не подходит — например, нужна сверка сразу по группе контрагентов или по произвольному набору счетов — используйте отчеты: «Анализ расчетов с контрагентами», «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с группировкой по документам расчетов. Эти отчеты не заменяют юридически значимый акт, но помогают быстро оценить состояние расчетов до его формирования.
Для массовой сверки в конце года полезна рассылка актов: в некоторых конфигурациях есть обработки группового создания и отправки актов по списку контрагентов. Если штатной обработки нет, задача решается несложной доработкой, но сначала проверьте механику на 2–3 контрагентах вручную.
Что важно запомнить
Акт сверки создается за минуту: контрагент, договор, период, кнопка «Заполнить». Главное — не сам документ, а контроль: сальдо акта должно совпадать с ОСВ по счетам расчетов, счета авансов должны быть включены в выборку, а расхождения нужно разбирать по первичным документам, а не править руками в акте.
Частые вопросы
Почему в акт сверки не попадают некоторые документы?
Чаще всего документ проведен по другому договору, другой организации или по счету, не включенному в настройку заполнения. Также в выборку не попадают непроведенные и помеченные на удаление документы. Проверьте документ через карточку счета: если он там есть, а в акте нет — проблема в отборе по договору или счетам.
Можно ли сделать акт сверки по всем договорам контрагента сразу?
Да. Оставьте поле «Договор» пустым — в акт попадут операции по всем договорам с этим контрагентом. Учтите, что сальдо в таком акте будет общим, и сверять его нужно с суммой сальдо по всем договорам в оборотно-сальдовой ведомости.
Влияет ли акт сверки на проводки и отчетность?
Нет. Акт сверки — сервисный документ, он не формирует движений по регистрам и проводок. Его можно создавать, изменять и удалять без последствий для учета. На данные влияют только первичные документы: реализации, поступления, платежи.
Что делать, если контрагент прислал свою версию акта с другими суммами?
Внесите его данные на закладку «По данным контрагента» — программа покажет расхождения построчно. Далее разберите каждую спорную строку: проверьте даты и номера документов, оплаты «в пути» на границе периода, неотраженные возвраты. Исправлять нужно первичные документы в учете, а не суммы в акте.
Как сформировать акт сверки за прошлый закрытый год?
Технически это возможно: укажите нужный период, и программа соберет документы. Но помните, что акт покажет данные текущего состояния базы — если документы прошлого года после сдачи отчетности исправлялись, акт отразит исправленные цифры. Для сверки «как было на дату отчетности» ориентируйтесь на сохраненные копии отчетов того периода.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?
Да, двумя способами. Первый — кнопка «Отправить» → «По электронной почте», если в программе настроена учетная запись почты: акт уйдет вложением в PDF или Excel. Второй — обмен через ЭДО, если с контрагентом подключен сервис электронного документооборота: тогда ответ контрагента (согласие или расхождения) тоже загрузится в базу автоматически.