Учет и Финансы · 10 мин
Акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3: пошаговая инструкция
Как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3: где находится документ, настройки, заполнение по данным учета, проверка расхождений и печать.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на конкретную дату: сколько отгружено, сколько оплачено и какая задолженность числится за каждой стороной. В 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0) он формируется автоматически по данным учета, и ручной ввод оборотов не требуется — достаточно правильно задать параметры.
Типовой сценарий выглядит так: бухгалтер создает документ «Акт сверки расчетов с контрагентом», указывает организацию, контрагента и период, программа заполняет табличную часть по проводкам счетов расчетов, после чего документ печатается и отправляется контрагенту на подтверждение. Вся работа занимает несколько минут, если учет ведется корректно.
Проблемы возникают в двух случаях: когда в базе есть незакрытые или ошибочно разнесенные документы (тогда акт показывает неверные суммы) и когда пользователь ищет акт не в том разделе меню — в разных конфигурациях он расположен по-разному. Ниже разобраны оба момента, а также проверка расхождений и типичные ошибки.
Где находится акт сверки в 1С 8.3 и что нужно подготовить
В «1С:Бухгалтерии 8.3» документ находится в разделе Продажи → Акты сверки расчетов с контрагентами. Тот же журнал доступен из раздела «Покупки» — это один и тот же список, просто ссылки продублированы для удобства. Если раздела «Продажи» нет в меню, проверьте настройки интерфейса: возможно, функциональность скрыта, либо у пользователя ограничены права.
В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» акт сверки расположен в разделе Продажи → Документы продаж или через обработку взаиморасчетов, а в «1С:ЗУП» такого документа нет вовсе — он относится к бухгалтерскому и торговому учету. Дальнейшая инструкция ориентирована на Бухгалтерию 3.0 как наиболее распространенную конфигурацию.
Перед формированием акта убедитесь, что в базе корректно введены все первичные документы за период сверки: реализации, поступления, оплаты, корректировки долга. Акт строится по проводкам, поэтому любой непроведенный или ошибочно заполненный документ исказит результат. Также проверьте, что карточка контрагента заполнена полностью — наименование, ИНН, адрес попадут в печатную форму.
Создание документа и заполнение шапки
Откройте журнал «Акты сверки расчетов с контрагентами» и нажмите кнопку Создать. В шапке документа последовательно заполните поля: организация (если в базе их несколько), контрагент, договор. Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда сверка будет выполнена по всем договорам с этим контрагентом сразу, что удобно для общей сверки, но менее наглядно для контрагента.
Укажите период сверки — даты «с» и «по». Обычно сверку делают за квартал, полугодие или год, либо с начала сотрудничества, если отношения короткие. Важно: сальдо на начало периода программа выведет автоматически, поэтому если вы сверяетесь впервые, а расчеты начались раньше указанной даты, начальное сальдо в акте будет некорректным — ставьте дату начала с первой операции.
Поле «Валюта» по умолчанию подставляется из договора. Для расчетов в рублях ничего менять не нужно. Если договор валютный, акт сформируется в валюте договора — убедитесь, что контрагент ожидает именно такой формат.
Настройка счетов расчетов
На вкладке «Счета расчетов» (или по ссылке настройки в шапке, в зависимости от релиза) укажите счета, по которым программа соберет обороты. По умолчанию подставляется стандартный набор: 60, 62, 66, 67, 76 — счета расчетов с поставщиками, покупателями, по кредитам и прочим дебиторам.
Если с контрагентом есть расчеты по нестандартным счетам (например, 58.03 «Предоставленные займы» или 55 «Специальные счета»), добавьте их в список вручную. И наоборот: если счет в списке есть, но расчетов с этим контрагентом по нему нет, его можно оставить — пустые обороты на результат не повлияют.
Как выбрать настройки
Заполнение табличной части по данным учета
После настройки шапки нажмите кнопку Заполнить → Заполнить по данным бухгалтерского учета. Программа соберет все проводки по указанным счетам в разрезе контрагента (и договора, если он задан) за выбранный период и заполнит табличную часть «По данным организации».
Каждая строка табличной части — это документ: реализация, поступление, оплата, корректировка. Колонки «Дебет» и «Кредит» показывают увеличение или уменьшение долга с точки зрения вашей организации. Например, отгрузка покупателю попадет в дебет (долг контрагента вырос), оплата от него — в кредит (долг погашен).
После заполнения обязательно сверьте итоговое сальдо в акте с отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60 или 62) по этому контрагенту за тот же период. Цифры должны совпасть. Если не совпадают — где-то есть операции по другим счетам, не включенным в акт, либо задвоенные документы.
- 1Откройте Продажи → Акты сверки расчетов с контрагентами → Создать
- 2Заполните организацию, контрагента, договор (при необходимости) и период сверки
- 3Проверьте список счетов расчетов, добавьте нестандартные при наличии
- 4Нажмите «Заполнить по данным бухгалтерского учета»
- 5Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам 60/62 за тот же период
- 6Проведите документ и выведите печатную форму по кнопке «Печать»
Печатная форма и согласование с контрагентом
Для печати нажмите кнопку Печать → Акт сверки в командной панели документа. Печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций, итоговое сальдо и текстовую расшифровку задолженности («долг за контрагентом» или «долг за организацией» на дату сверки), а также места для подписей и печатей.
Если ваша организация использует ЭДО, акт можно отправить контрагенту прямо из 1С через сервис обмена документами — при подключенном ЭДО в документе появится соответствующая команда. Это быстрее и юридически надежнее, чем обмен сканами по почте.
В табличной части есть колонка «По данным контрагента» — она заполняется вручную после того, как вторая сторона вернет подписанный акт со своими цифрами. Если суммы расходятся, введите данные контрагента, и программа покажет расхождение по каждой строке — так проще локализовать спорный документ.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо ОСВ по счетам 60/62 по контрагенту на дату сверки
Сальдо отличается — есть операции по другим счетам или непроведенные документы
Соответствует задолженности на конец предыдущей сверки
Начальное сальдо нулевое, хотя расчеты велись раньше — неверно задан период
Все отгрузки и оплаты за период присутствуют в таблице
Документов нет — они не проведены, оформлены на другую организацию или другой договор
Расхождения с контрагентом: как искать причину
Если контрагент вернул акт с расхождениями, начните с построчного сравнения. Самые частые причины: документ оплаты проведен у вас одной датой, а у контрагента — другой (разница в днях зачисления); счет-фактура или УПД не передан контрагенту, и он не принял отгрузку к учету; возврат товара оформлен только с одной стороны.
Удобный инструмент — отчет «Анализ субконто» или «Карточка счета» по счету расчетов с отбором по контрагенту: он покажет каждую проводку с документом-основанием. Сравните этот список с актом контрагента и найдите операции, которые есть только у одной стороны.
Обнаруженные разногласия фиксируйте прямо в документе: заполните колонку «По данным контрагента», и в печатной форме появится блок расхождений. Это стандартная практика — акт с зафиксированными разногласиями юридически информативнее, чем просто неподписанный документ.
Частые вопросы
Можно ли сделать акт сверки сразу по нескольким контрагентам?
Штатного группового формирования в типовой Бухгалтерии 3.0 нет — акт создается отдельным документом по каждому контрагенту. Для массовой рассылки используют внешние обработки или доработки, либо формируют акты последовательно — при наладившемся процессе на один акт уходит пара минут.
Почему акт сверки пустой, хотя расчеты с контрагентом были?
Чаще всего документы в базе не проведены, оформлены на другую организацию или относятся к счетам, не включенным в настройки акта. Проверьте период сверки, список счетов на соответствующей вкладке и наличие проведенных документов через отчет «Карточка счета» по счету 60 или 62 с отбором по контрагенту.
Как вывести в акте сверки расшифровку по договорам?
Сформируйте акт без указания договора — тогда в табличной части появится колонка «Договор», и каждая операция будет показана с привязкой к своему договору. Если нужны отдельные итоги по каждому договору, создайте по одному акту на договор.
Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?
Акт сверки — не первичный документ, но он подтверждает признание долга сторонами и может прерывать срок исковой давности. Юридическую силу придают подписи уполномоченных лиц обеих сторон и печати (при их использовании), а не программа, в которой документ сформирован. Печатная форма из 1С содержит все необходимые реквизиты.
Можно ли изменить печатную форму акта?
Да. Печатная форма открывается в режиме табличного документа, где можно редактировать текст и ячейки перед печатью. Для постоянных изменений макета (добавление логотипа, изменение формулировок) потребуется доработка макета в конфигураторе или подключение внешней печатной формы через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки».
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С 8.3 создается в разделе «Продажи» за несколько минут: заполните шапку, проверьте счета расчетов и нажмите «Заполнить по данным учета». Главное — перед печатью сверить итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью и убедиться, что все первичные документы за период проведены. Расхождения с контрагентом фиксируйте в колонке «По данным контрагента» прямо в документе.