Учет и Финансы · 11 мин
Акт сверки в 1С: как построить и проверить взаиморасчёты
Как построить акт сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии и УТ: настройка отбора, заполнение по данным учёта, печать, расхождения и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который показывает состояние расчётов с контрагентом за выбранный период: отгрузки, оплаты, возвраты и итоговое сальдо. В программах 1С он формируется автоматически на основании проведённых документов, поэтому качество акта напрямую зависит от полноты введённых данных. Если в базе есть непроведённые или отсутствующие документы, акт покажет картину, отличающуюся от реальности.
Порядок построения акта зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8 это отдельный документ «Акт сверки расчётов с контрагентом», в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации — отчёт «Сверка взаиморасчётов» либо печатная форма из карточки расчётов. Ниже разобраны оба подхода, а также способы проверить результат и разобрать расхождения с контрагентом.
Что нужно подготовить перед построением акта
Акт сверки формируется по данным учёта, поэтому сначала убедитесь, что за выбранный период в базе проведены все первичные документы: реализации, поступления, оплаты, корректировки и возвраты. Пропущенная накладная или непроведённый платёж сразу дадут расхождение с данными контрагента.
Проверьте корректность аналитики: у документов должны быть заполнены контрагент, договор и, если ведётся раздельный учёт по договорам, правильный договор. Частая причина «левых» сумм в акте — оплата, отнесённая не на тот договор или на контрагента без договора.
Также определите, за какой период нужна сверка и по какому объекту: по контрагенту в целом или по конкретному договору. Сверка по договору точнее, но если с контрагентом несколько договоров и оплаты идут «в общую кучу», иногда проще сверять по контрагенту целиком.
Как построить акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8
Откройте раздел «Покупки» или «Продажи» и найдите журнал «Акты сверки расчётов» (в некоторых релизах он доступен также через «Отчёты» → «Акт сверки расчётов с контрагентом»). Нажмите «Создать».
В шапке документа укажите организацию, контрагента и договор, если сверка идёт по конкретному договору. Задайте период сверки — даты начала и окончания. Если договор не выбран, программа соберёт данные по всем договорам контрагента.
Нажмите кнопку «Заполнить» → «По данным учёта». Табличная часть заполнится документами расчётов: реализациями, поступлениями, платежами с датами, номерами и суммами. Проверьте, что в таблицу попали все ожидаемые документы, и при необходимости добавьте строки вручную через «Добавить».
Для печати нажмите «Печать» → «Акт сверки расчётов». В печатной форме выводятся сальдо на начало, обороты по дебету и кредиту и итоговая задолженность с расшифровкой, кто кому должен. Документ можно сохранить в PDF и отправить контрагенту.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов»
- 2Нажмите «Создать» и заполните организацию, контрагента, договор и период
- 3Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта»
- 4Проверьте табличную часть: все ли документы попали в акт
- 5Сверьте итоговое сальдо с отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» или «Анализ счёта»
- 6Нажмите «Печать» → «Акт сверки расчётов» и сохраните файл
Как сформировать акт сверки в УТ 11 и Комплексной автоматизации
В Управлении торговлей 11 и КА 2 акт сверки строится как отчёт. Откройте раздел «Продажи» (или «Финансы») и найдите «Отчёты по взаиморасчётам» → «Сверка взаиморасчётов с партнёрами». Укажите партнёра, при необходимости — соглашение или договор, задайте период и нажмите «Сформировать».
Отчёт покажет обороты по расчётам с детализацией до документов. Настройки отбора и группировок меняются кнопкой «Настройки»: можно добавить отбор по организации, менеджеру, валюте или виду расчётов. Готовую настройку удобно сохранить как вариант отчёта, чтобы не выстраивать её заново.
В этих конфигурациях важно понимать различие «партнёр» и «контрагент»: расчёты ведутся по партнёрам, а юридические реквизиты хранятся у контрагентов. Если у партнёра несколько контрагентов, акт по партнёру объединит их все — для юридически значимой сверки проверьте, что это допустимо.
Сравнение вариантов
Подходит для юридически значимой сверки: есть печатная форма с подписями, поля для данных контрагента. Ограничение — заполнение только по счетам расчётов БУ.
Гибкие отборы и группировки, удобен для внутреннего анализа. Ограничение — печатная форма проще, для официальной сверки может потребоваться доработка.
Подходит, когда нужен фирменный шаблон или сверка в разрезе заказов. Ограничение — требует подключения и сопровождения при обновлениях.
Как внести данные контрагента и показать расхождения
В документе «Акт сверки» в 1С:Бухгалтерии табличная часть разделена на две части: «По данным организации» и «По данным контрагента». Вторую часть заполняют вручную по акту, полученному от контрагента: внесите его документы с датами, номерами и суммами.
После заполнения обеих частей программа автоматически покажет расхождение — разницу между вашими данными и данными контрагента. Эта сумма выводится в печатной форме, что и является целью сверки: стороны видят, на каких документах разошлись учёты.
Разбирать расхождения удобно построчно: находите документ, который есть у одной стороны и отсутствует у другой. Типичные причины — неотражённый в учёте платёж, счёт-фактура, проведённая другой датой, или корректировка, о которой не уведомили вторую сторону.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по счетам 60/62/76 в ОСВ на дату начала сверки
Сальдо «не сходится» — возможно, выбран не тот договор или период
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют по одному разу
Документы дублируются или отсутствуют — проверьте проведение и аналитику
Совпадает с конечным сальдо по анализу счёта на конец периода
Разница равна сумме конкретного документа — ищите его вне акта
Типичные ошибки при построении акта сверки
Самая частая ошибка — сверка по неполным данным. Если акт построен до того, как в базу внесли последние платежи или накладные, контрагент получит документ с заведомо неверным сальдо, и сверку придётся переделывать. Перед формированием акта выполните экспресс-проверку взаиморасчётов по отчёту «Анализ счёта» или «Карточка счёта».
Вторая ошибка — неверно выбранный объект сверки. Если у контрагента несколько договоров, а акт построен по одному, итоговая сумма не совпадёт с «общей» задолженностью, о которой думает вторая сторона. Заранее согласуйте с контрагентом, в каком разрезе сверяетесь.
Третья группа ошибок — техническая: непроведённые документы, документы с неверной датой (например, оплата отнесена на следующий месяц), дубли контрагентов в справочнике. Дубли особенно коварны: часть расчётов висит на одной карточке, часть — на другой, и акт по любой из них неполный.
Ограничения и когда нужна доработка
Типовой акт сверки в 1С:Бухгалтерии собирает данные по счетам расчётов (60, 62, 76 и др.) в разрезе контрагента и договора. Если нужна сверка в другом разрезе — по заказам, по складам, по конкретным товарам — типового инструмента недостаточно: потребуется отчёт по взаиморасчётам с нужной детализацией или внешняя печатная форма.
Если компания ведёт управленческий и бухгалтерский учёт в разных базах, акт из одной базы может не совпадать с данными другой. В этом случае сначала синхронизируйте учёты или определите, какая база является «мастером» для целей сверки с контрагентами.
При большом объёме расчётов (тысячи документов за период) заполнение акта может занимать заметное время. Сократите период сверки или формируйте акт регламентно — например, ежемесячно, чтобы каждый следующий акт опирался на уже подписанное сальдо предыдущего.
Как выбрать действие
Как убедиться, что акт построен правильно
Финальная проверка занимает несколько минут и избавляет от пересылки исправленных актов. Сопоставьте три величины: сальдо на начало в акте, сальдо по оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату и задолженность по данным прошлой подписанной сверки, если она была.
Затем проверьте итоговое сальдо на конец периода аналогичным способом — по анализу счёта 60 или 62 в разрезе контрагента. Если обе контрольные точки сошлись, акт с высокой вероятностью корректен, и остающиеся расхождения с контрагентом будут относиться к различиям в учёте сторон, а не к ошибке построения.
После подписания акта контрагентом зафиксируйте результат: сохраните скан в базе (к документу можно прикрепить файл) и при следующей сверке начинайте период с даты, следующей за подписанным актом. Так цепочка сверок останется непрерывной.
Что важно запомнить
Акт сверки строится автоматически по проведённым документам: качество акта равно качеству учёта. Заполните документ по данным учёта, сверьте сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью, внесите данные контрагента вручную и зафиксируйте расхождения построчно.
Частые вопросы
Почему в акт сверки не попал документ оплаты?
Чаще всего платёж не проведён, отнесён на другой договор или на другую карточку контрагента (дубль). Откройте карточку счёта 60 или 62 по этому контрагенту за период и найдите, на какую аналитику попала сумма.
Можно ли построить акт сверки за прошлый закрытый период?
Да, акт сверки не меняет учётные данные, поэтому его можно формировать за любой период, включая закрытые. Ограничение одно: если после закрытия периода документы в нём перепроводились, акт покажет актуальное, а не историческое состояние.
Что делать, если контрагент прислал акт с другим сальдо?
Внесите его данные во вторую часть табличной части документа «Акт сверки» и разберите расхождение построчно. Обычно разница состоит из документов, отражённых только у одной стороны, или из разных дат проведения одной операции.
Как построить акт сверки сразу по всем контрагентам?
Массовой печати актов в типовой поставке нет: документ создаётся по одному контрагенту. Для внутреннего контроля по всем контрагентам используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по контрагентам, а акты формируйте только по тем, с кем реально сверяетесь.
Влияет ли подписанный акт сверки на бухгалтерский учёт?
Нет. Акт сверки фиксирует взаимное согласие сторон о состоянии расчётов, но проводок не создаёт. Если сверка выявила ошибку в учёте, её исправляют отдельными документами — корректировками, дополнительными поступлениями или сторно.
Можно ли изменить печатную форму акта под требования компании?
Да, через механизм внешних печатных форм: разработчик подключает шаблон с нужным макетом, и он появляется в меню «Печать» рядом с типовым. Типовую форму при этом менять не требуется, что упрощает обновления конфигурации.