Как выставить счет на предоплату в 1С Управление торговлей

Предоплата — стандартная практика в оптовой торговле, и в 1С:Управление торговлей (УТ 11) для неё предусмотрен отдельный документ «Счет на оплату покупателю». Он фиксирует обязательство клиента оплатить товар ещё до отгрузки, позволяет контролировать поступление денег и служит основанием для последующей реализации.

Механизм работы зависит от настроек программы: счет можно создать на основании заказа клиента или как самостоятельный документ, а этап оплаты «Предоплата» задаётся в графике оплаты. Ниже разобраны оба сценария, настройки, печать счета и типичные ошибки, из-за которых документ не проводится или оплата не зачитывается.

Как устроен учет предоплаты в УТ 11

В Управлении торговлей расчеты с покупателями ведутся по этапам оплаты. Каждый этап имеет вариант: «Предоплата (до отгрузки)», «Кредит (после отгрузки)» или «Аванс (до обеспечения)». Для работы по предоплате в заказе клиента или счете указывается этап с вариантом «Предоплата», дата платежа и процент или сумма.

Сам документ «Счет на оплату покупателю» не формирует бухгалтерских проводок в типовой УТ — он служит для выставления требования об оплате и контроля взаиморасчетов. Факт оплаты регистрируется казначейскими документами, а аванс зачитывается при отгрузке реализации.

Подготовка: что проверить перед выставлением счета

Прежде чем выставлять счет, убедитесь, что заполнены базовые данные, иначе печатная форма выйдет неполной, а расчеты могут вестись некорректно.

• Карточка организации: наименование, ИНН, КПП, адрес, банковский счет с БИК и корсчетом банка.
• Карточка контрагента и партнера: полное наименование, ИНН, адрес для вывода в счете.
• Соглашение с клиентом: валюта, условия оплаты, график оплаты, если используется.
• Договор с контрагентом, если учет ведется по договорам.

Если в печатной форме счета не выводятся реквизиты банка или организации — почти всегда причина в незаполненном банковском счете по умолчанию. Откройте карточку организации и проверьте вкладку с банковскими счетами.

Выставление счета на основании заказа клиента

Самый распространенный сценарий — счет создается из заказа, в котором уже согласованы товары, цены и этапы оплаты. Так исключается расхождение сумм между заказом и счетом.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» и создайте заказ или найдите существующий.
2. 2
   Заполните товары, цены и соглашение с клиентом.
3. 3
   На вкладке «Этапы оплаты» добавьте этап с вариантом «Предоплата», укажите дату и сумму или процент.
4. 4
   Проведите заказ и нажмите «Создать на основании» → «Счет на оплату покупателю».
5. 5
   Проверьте автоматически перенесенные сумму, этап оплаты и реквизиты, при необходимости скорректируйте.
6. 6
   Проведите счет и распечатайте его по кнопке «Печать».

При частичной предоплате (например, 30% аванс, 70% после отгрузки) этапы пропорции распределяются автоматически: укажите процент предоплаты, и программа рассчитает сумму этапа. Счет при этом можно выставить отдельно на сумму предоплаты — в документе достаточно отредактировать сумму к оплате.

Признак правильного оформления: в форме заказа на закладке оплаты сумма предоплаты совпадает с суммой выставленного счета, а состояние заказа отражает ожидание оплаты.

Выставление счета без заказа

Если продажа оформляется без заказа (простая схема документооборота), счет создается напрямую. Перейдите в раздел «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать».

Заполните поля: организацию, партнера и контрагента, соглашение или договор, табличную часть с товарами или услугами. В шапке укажите этап оплаты «Предоплата» и дату платежа. После проверки проведите документ.

Учтите ограничение: без заказа счет не контролирует отгрузку автоматически, и связь между оплатой и реализацией придется отслеживать по взаиморасчетам. Для разовых продаж это допустимо, для регулярной торговли удобнее схема с заказами.

Сравнение вариантов

Счет из заказа клиента

Подходит для стандартной торговли: суммы и этапы оплаты синхронизированы, есть контроль оплаты перед отгрузкой. Ограничение — требуется вести заказы.

Счет без заказа

Подходит для разовых продаж и услуг, быстрое оформление. Ограничение — нет автоматической связи с отгрузкой, контроль расчетов вручную.

Счет с частичной предоплатой

Подходит при графике «аванс + постоплата»: этапы задаются процентами. Ограничение — нужно следить, чтобы сумма этапов равнялась сумме документа.

Печать и отправка счета клиенту

Из проведенного счета по кнопке «Печать» доступна стандартная форма «Счет на оплату». В неё выводятся реквизиты продавца и покупателя, номер и дата, перечень товаров, итоговая сумма и сумма НДС. Если в организации настроены логотип и подписи, они подставляются автоматически.

Для отправки клиенту счет можно сохранить в PDF через команду печати с выбором виртуального принтера или сохранения в файл, либо воспользоваться встроенной отправкой по электронной почте, если настроена учетная запись почты в программе.

Перед массовой рассылкой счетов сформируйте один счет и сверьте печатную форму с требованиями вашей компании: наличие назначения платежа, номера договора и срока оплаты в тексте счета снижает количество уточняющих вопросов от бухгалтерии клиента.

Прием оплаты и зачет аванса

Когда деньги поступают на расчетный счет, оплата оформляется документом «Поступление безналичных ДС» (раздел «Казначейство») с видом операции «Поступление оплаты от клиента». В документе укажите счет или заказ как основание — тогда программа корректно распределит сумму по объекту расчетов.

После проведения оплаты состояние заказа меняется: предоплата считается полученной, и заказ можно отгружать. При создании реализации на основании заказа аванс зачитывается автоматически, а долг клиента уменьшается на сумму оплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние оплаты в заказе

Норма

Отображается полученная предоплата на сумму счета

Тревожный признак

Оплата есть в кассе/банке, но заказ показывает долг — оплата не связана с заказом

Отчет «Взаиморасчеты с клиентами»

Норма

Аванс отражается по контрагенту и зачитывается после реализации

Тревожный признак

Аванс висит без зачета после отгрузки — проверьте объект расчетов в оплате

Печатная форма счета

Норма

Все реквизиты, сумма и НДС выведены корректно

Тревожный признак

Пустые банковские реквизиты или неверная организация

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают не при создании счета, а на этапе зачета оплаты. Оплата, введенная без указания заказа или счета, уходит в «нераспределенные» и не закрывает предоплату по конкретному заказу — отгрузка блокируется контролем оплаты, хотя деньги фактически получены.

Вторая частая ситуация — расхождение суммы счета и этапа оплаты из-за ручного изменения цен в заказе после выставления счета. Счет при этом автоматически не пересчитывается: его нужно либо пересоздать, либо скорректировать вручную и уведомить клиента.

FAQ

Можно ли выставить счет на частичную предоплату, например 50%?

Да. В заказе клиента на вкладке этапов оплаты добавьте этап «Предоплата» и укажите процент — программа рассчитает сумму. Счет, созданный на основании заказа, подтянет именно эту сумму. Либо отредактируйте сумму вручную непосредственно в счете.

Почему счет не проводится или недоступен в списке документов?

Проверьте права пользователя и функциональные опции: в настройках раздела продаж должна быть включена возможность работы со счетами на оплату. Также документ может быть недоступен, если для соглашения задана упрощенная схема без счетов.

Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры на аванс?

Счет на оплату — это требование об оплате, он не влияет на налоги. Счет-фактура на аванс оформляется после фактического получения денег и нужен для исчисления НДС с предоплаты. В УТ 11 авансовые счета-фактуры обычно формируются при интеграции с бухгалтерской конфигурацией.

Оплата получена, но заказ всё равно показывает долг. Что делать?

Откройте документ поступления ДС и проверьте поле объекта расчетов: там должен быть указан именно этот заказ или счет. Если оплата введена без основания, отредактируйте документ, укажите основание и перепроведите. Затем проверьте отчет по взаиморасчетам.

Как изменить сумму счета после его отправки клиенту?

Если клиент ещё не оплатил, отредактируйте счет, перепроведите и отправьте исправленную версию с тем же номером или новым — по договоренности с клиентом. Если оплата уже поступила на старую сумму, разницу оформляют дополнительным счетом или возвратом.

Можно ли автоматически формировать счета по графику?

В типовой УТ 11 нет регламентного задания, которое само рассылает счета по графику оплаты. Обычно менеджер создает счет из заказа в момент согласования. Массовую рассылку или автоматическое создание реализуют доработкой или через обмен с внешними системами.