Учет и Финансы · 10 мин
Как списать долги в 1С УНФ
Как списать дебиторскую и кредиторскую задолженность в 1С УНФ: документы «Корректировка долга» и «Прочие расходы», проверка взаиморасчетов, типичные ошибки.
Задолженность покупателей и поставщиков, которую невозможно взыскать или не нужно платить, должна быть списана в учете — иначе отчеты по взаиморасчетам искажают реальное финансовое положение компании. В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) для этого есть штатные механизмы: документ «Корректировка долга» и операции по списанию через прочие доходы и расходы.
Перед списанием важно определить природу долга: дебиторская задолженность (нам должны клиенты) списывается в расходы, кредиторская (мы должны поставщику) — в доходы. От этого зависит не только проводка, но и налоговые последствия: безнадежная дебиторка уменьшает прибыль, а просроченная кредиторка увеличивает налогооблагаемую базу.
Типовой сценарий списания — истечение срока исковой давности (в общем случае три года), ликвидация контрагента, невозможность взыскания по решению приставов или прощение долга по соглашению сторон. Для каждого случая в УНФ есть рабочий путь, и ниже разобраны конкретные действия.
Какие долги можно списывать и как их найти
Списание — крайняя операция, и сначала нужно убедиться, что долг действительно подлежит списанию. Основания: истек срок исковой давности, контрагент ликвидирован (запись в ЕГРЮЛ), взыскание признано невозможным, долг прощен по соглашению. Списывать «живую» задолженность, по которой идут переговоры, нельзя — это исказит учет и создаст налоговые риски.
Чтобы найти кандидатов на списание, откройте отчет «Задолженность покупателей» (раздел «Продажи → Отчеты») или «Задолженность поставщикам» (раздел «Закупки → Отчеты»). Установите детализацию по контрагентам и, при необходимости, по договорам и документам расчетов. Отчет покажет суммы и давность долга.
Дополнительно полезен отчет «Взаиморасчеты с контрагентами» или акт сверки: перед списанием желательно провести сверку с контрагентом, чтобы исключить расхождения. Если у контрагента есть и дебиторка, и кредиторка (например, он и покупатель, и поставщик), сначала рассмотрите зачет взаимных требований — это тоже делается «Корректировкой долга».
Проверьте дату документа расчетов и отсутствие признания долга (переписка, частичная оплата обнуляют срок)
Проверьте выписку из ЕГРЮЛ — это документальное основание списания
От знака сальдо зависит, в расходы или в доходы попадет сумма
Сначала выполните зачет, списывайте только остаток
Подготовка: сверка и документальное основание
До проведения документа списания соберите обоснование. Для налогового учета безнадежной дебиторской задолженности понадобятся: приказ руководителя о списании, акт инвентаризации расчетов, бухгалтерская справка, а при ликвидации контрагента — выписка из ЕГРЮЛ. Без этих документов расход могут не признать при проверке.
Проведите инвентаризацию расчетов на дату списания: в УНФ сформируйте акт сверки взаиморасчетов по контрагенту и убедитесь, что сумма в программе совпадает с первичкой. Если в учете есть незакрытые авансы, неотфактурованные поставки или развернутое сальдо по разным договорам — сначала разберитесь с ними.
Списание дебиторской задолженности через «Корректировку долга»
Основной инструмент — документ «Корректировка долга». В типовой УНФ он находится в разделе «Продажи → Корректировки долга» (в некоторых версиях — в разделе «Компания» или «Деньги»). Создайте новый документ и выберите вид операции «Списание задолженности» (в ряде версий — «Списание долга покупателя» или корректировка с указанием счета списания).
Заполните документ: укажите контрагента, в табличной части подберите задолженность — вручную или кнопкой автоматического заполнения по остаткам расчетов. Проверьте суммы по каждому документу расчетов: списывать можно как весь долг, так и часть.
В поле статьи доходов/расходов укажите статью справочника «Прочие доходы и расходы», например «Списание дебиторской задолженности». Если такой статьи нет — создайте ее с типом «Прочие внереализационные доходы (расходы)». Проведите документ и проверьте результат отчетом.
- 1Сформируйте отчет «Задолженность покупателей» и зафиксируйте сумму
- 2Создайте «Корректировку долга» с операцией списания задолженности
- 3Выберите контрагента и заполните табличную часть долгами (вручную или автоматически)
- 4Укажите статью прочих расходов «Списание дебиторской задолженности»
- 5Проведите документ и сформируйте отчет повторно — долг должен исчезнуть
Списание кредиторской задолженности
Кредиторка (мы должны поставщику) списывается тем же документом «Корректировка долга», но результат зеркальный: сумма попадает в прочие доходы. Это важно для налога на прибыль или УСН — просроченная кредиторка увеличивает налогооблагаемую базу, поэтому «забыть» про нее нельзя.
Создайте «Корректировку долга», выберите операцию списания задолженности перед поставщиком, укажите контрагента и заполните долги. В качестве статьи укажите прочий доход «Списание кредиторской задолженности». После проведения сформируйте отчет «Задолженность поставщикам» и убедитесь, что сальдо закрылось.
Если долг возник из-за аванса поставщику, который он не вернул и не отгрузил товар, — это уже дебиторка по авансам выданным, и списывается она в расходы по тем же правилам, что и долг покупателя.
Зачет взаимных требований как альтернатива списанию
Если контрагент одновременно должен вам и вы должны ему, списывать ничего не нужно — сначала выполните взаимозачет. В «Корректировке долга» есть вид операции «Зачет авансов» или «Зачет задолженности» (в зависимости от версии): укажите контрагента-должника и контрагента-кредитора (это может быть один и тот же контрагент), сумму зачета.
После зачета в расходы или доходы попадет только разница, если суммы не равны. Это корректнее и для учета, и для налогов: взаимозачет не создает ни дохода, ни расхода в части перекрытых сумм.
Способы закрытия долга
Долг безнадежен: срок давности, ликвидация контрагента. Сумма уходит в прочие расходы или доходы
Есть встречная задолженность тому же контрагенту. Доходов/расходов не возникает в части зачета
Долг прощается добровольно. Оформляется так же, но требуется соглашение; налоговые последствия отличаются, согласуйте с бухгалтером
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа обязательно проверьте результат. Сформируйте отчет «Задолженность покупателей» или «Задолженность поставщикам» на дату после списания: сальдо по контрагенту должно быть нулевым (или равным несписанному остатку). Затем проверьте отчет «Доходы и расходы» — сумма списания должна отразиться по выбранной статье.
Если сальдо не закрылось, типичные причины: долг висит на другом договоре или документе расчетов, чем выбран в корректировке; сумма введена с ошибкой; документ не проведен. Разверните отчет до документов расчетов и сопоставьте с табличной частью корректировки.
Как проверить результат
Сальдо по контрагенту равно нулю или несписанному остатку
Долг остался или появился отрицательный остаток
Сумма списания видна по статье «Списание задолженности»
Суммы нет или она на неверной статье
Проведен, заполнены контрагент, договор, документы расчетов
Не проведен или пустая табличная часть
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать долг частично?
Да. В табличной части «Корректировки долга» укажите только ту сумму, которую нужно списать, — остаток долга сохранится в учете. Это удобно при частичном прощении долга или погашении в рассрочку.
Где в УНФ найти документ «Корректировка долга»?
Обычно в разделе «Продажи» или «Закупки» в списке документов — «Корректировки долга». В некоторых версиях он доступен через раздел «Компания» или поиском по команде меню. Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и включенные функциональные опции.
Что делать, если списанный долг контрагент вдруг оплатил?
Оформите поступление денег обычным документом (поступление на счет или в кассу) и отразите сумму как прочий доход — восстановление ранее списанной задолженности. В налоговом учете такая сумма включается в доходы периода поступления.
Нужно ли списывать кредиторку, если поставщик просто не требует оплату?
Да, когда истечет срок исковой давности или поставщик ликвидирован. Пока срок не истек, задолженность остается в учете. Списание кредиторки формирует налогооблагаемый доход, поэтому дату списания лучше согласовать с бухгалтером.
Влияет ли списание долга на НДС?
Списание само по себе не порождает операции по НДС: налог был начислен в момент отгрузки или с аванса. Но если вы списываете дебиторку по неоплаченной отгрузке, а НДС с авансов ранее принимался к вычету, при списании авансовой задолженности поставщика вычет нужно восстановить — этот момент контролируйте в бухгалтерском учете.
Можно ли отменить ошибочное списание?
Да. Найдите документ «Корректировка долга» и отмените его проведение или удалите, если период не закрыт. Если период закрыт отчетностью, корректнее сделать сторнирующую корректировку текущей датой и восстановить задолженность.
Что важно запомнить
Долги в 1С УНФ списываются документом «Корректировка долга»: дебиторка — в прочие расходы, кредиторка — в прочие доходы. Перед списанием проверьте основание (срок давности, ликвидация), проведите сверку и оформите приказ. После — убедитесь по отчетам, что сальдо закрылось, а сумма попала на правильную статью доходов или расходов.