Учет и Финансы · 10 мин
Сверка в 1С: как пользоваться актом сверки взаиморасчётов
Пошаговая инструкция по сверке в 1С: как сформировать акт сверки взаиморасчётов, найти расхождения с контрагентом и исправить ошибки в учёте.
Сверка взаиморасчётов — регулярная процедура, при которой данные вашего учёта сопоставляются с данными контрагента: покупателя, поставщика или банка. В 1С для этого есть типовой документ «Акт сверки взаиморасчётов», который автоматически собирает обороты по договору и показывает задолженность на выбранную дату.
Чаще всего сверку проводят перед закрытием квартала или года, при смене ответственного бухгалтера, перед подписанием крупной сделки и при получении претензии от контрагента. Регулярная сверка позволяет вовремя заметить непроведённую накладную, двойную оплату или ошибку в сумме, пока их легко исправить.
Ниже разобрано, где находится акт сверки в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия и 1С:Управление торговлей, как его заполнить, как читать результат и что делать, если суммы с контрагентом не совпадают.
Где находится акт сверки в 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 документ находится в разделе «Покупки» или «Продажи» — пункт «Акты сверки взаиморасчётов». Также его можно найти через раздел «Отчёты» или через общий поиск по команде «Все функции», если пункт скрыт настройками интерфейса.
В 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация акт сверки расположен в разделе «Продажи» (или «Закупки») в группе документов по расчётам с партнёрами. Название может отличаться: «Сверка взаиморасчётов» или «Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом».
Дополнительно есть одноимённый отчёт «Акт сверки взаиморасчётов» в разделе отчётов по расчётам. Он не создаёт документ в базе, а только формирует печатную форму — это удобно для быстрой проверки, но для официальной сверки лучше использовать документ, который сохраняется в журнале.
Как создать и заполнить акт сверки
Откройте список актов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа последовательно укажите организацию от своего имени, контрагента и договор. Если сверка идёт по всем договорам сразу, поле договора можно оставить пустым — тогда в таблицу попадут операции по всем договорам этого контрагента.
Задайте период сверки. Практичнее всего сверяться за квартал, полугодие или год, но при поиске ошибки период можно сузить до месяца. Дата окончания обычно совпадает с датой, на которую нужно зафиксировать задолженность.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт все документы расчётов: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. В табличной части появятся две колонки: «Дебет» (отгрузка нам или наш долг) и «Кредит» (оплаты). Внизу документа автоматически рассчитается сальдо на конец периода.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте, что в таблицу попали все ожидаемые документы
- 4Проверьте сальдо внизу документа и сопоставьте его с отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
- 5Распечатайте акт или сохраните в PDF и направьте контрагенту
- 6Получите подписанный акт, при расхождениях проведите построчную сверку
Как проверить акт перед отправкой контрагенту
Перед отправкой убедитесь, что сальдо в акте совпадает с данными бухгалтерского учёта. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов (60, 62, 76) с отбором по контрагенту и сравните конечное сальдо с итогом акта. Если цифры различаются, где-то есть непроведённый документ или документ, отражённый по другому договору.
Проверьте полноту таблицы: все ли оплаты за период попали в акт. Частая ситуация — платёж проведён выпиской из банка после даты окончания сверки, и контрагент его уже видит, а в вашем акте его нет. Такие операции стоит либо включить, либо упомянуть в сопроводительном письме.
Обратите внимание на развёрнутое сальдо: если по одному договору долг за контрагентом, а по другому — за вами, акт по всем договорам покажет свёрнутую сумму. Для точной сверки формируйте акты по каждому договору отдельно.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница — ищите непроведённые документы или неверный договор
Все накладные и оплаты периода присутствуют
Документ есть в базе, но не попал в акт — проверьте дату и договор
По каждому договору долг только в одну сторону
Взаимные долги свёрнуты — формируйте акт по договору
Как сравнить свой акт с актом контрагента
Получив акт от контрагента, сравните документы построчно: номер, дата, сумма. Удобно выгрузить свою таблицу в Excel и отметить совпавшие строки. Несовпавшие строки — это и есть зона расхождений.
Типичные причины расхождений: документ есть у вас, но отсутствует у контрагента (он его не получил или не оприходовал), документ есть у контрагента, но не введён у вас, расхождение в сумме из-за ошибки ввода или округления, разная дата отражения одной операции (отгрузка в одном квартале, получение — в другом).
Расхождения по датам на границе периодов — нормальная ситуация: например, вы отгрузили товар 30 декабря, а покупатель оприходовал его 10 января. Такие суммы фиксируют в акте как «непроведённые на дату сверки операции», и они не требуют исправления учёта.
Что делать при расхождениях
Если ошибка на вашей стороне — например, не введён документ поступления или оплата отражена дважды, — исправьте учёт корректно: введите недостающий документ или сторнируйте лишний. Не редактируйте документы закрытых периодов напрямую, если сдана отчётность: используйте корректировки текущей датой.
Если ошибка на стороне контрагента, направьте ему подтверждающие документы: сканы накладных с отметкой о получении, платёжные поручения с отметкой банка. В акте сверки зафиксируйте спорные строки в разделе расхождений — типовая форма акта это позволяет.
После устранения всех разногласий сформируйте акт повторно и убедитесь, что сальдо совпадает у обеих сторон. Подписанный обеими сторонами акт храните — он подтверждает сумму задолженности при претензионной работе и в суде, а также прерывает течение срока исковой давности.
Сверка с банком и по налогам
Кроме контрагентов, в 1С сверяют расчёты с банком и бюджетом. Банковская сверка сводится к сопоставлению оборотов по счёту 51 с выпиской: удобно использовать отчёт «Анализ счёта» и сравнить каждое списание и поступление с банковской выпиской. Расхождения обычно означают незагруженную выписку или дубль платёжного поручения.
Сверку по налогам и взносам проводят по счетам 68 и 69, сопоставляя сальдо с данными личного кабинета налогоплательщика или с официальной справкой о состоянии расчётов с бюджетом. Пени и штрафы, начисленные налоговой, часто становятся причиной расхождений — их нужно вовремя отражать в учёте.
Сравнение вариантов
Подходит для официальной сверки: сохраняется в базе, имеет печатную форму и раздел расхождений. Требует корректного заполнения договора.
Быстрый способ посмотреть обороты без создания документа. Не хранится в журнале, подходит для внутренней проверки.
Даёт точное сальдо по данным бухучёта, но без детализации в формате акта. Используется для контроля перед сверкой.
Ограничения типового акта и когда нужны доработки
Типовой акт сверки работает только по данным вашей базы: он не умеет автоматически сравнивать себя с актом контрагента. Построчное сопоставление выполняется вручную или через выгрузку обеих таблиц в Excel с последующим сравнением формулами.
Если у контрагента несколько договоров в разных валютах, акт формируется в валюте договора, и сводную картину придётся собирать из нескольких документов. Также типовая печатная форма не всегда устраивает контрагентов по составу колонок — в этом случае форму дорабатывает программист 1С или используют внешнюю печатную форму.
Перед годовой сверкой сначала сформируйте акты по самым крупным контрагентам — по ним расхождения наиболее вероятны и наиболее существенны. Мелких контрагентов с нулевым сальдо можно сверять выборочно.
Частые вопросы по сверке в 1С
Почему в акт сверки не попал документ, который есть в базе?
Чаще всего документ не проведён, относится к другому договору или его дата выходит за период сверки. Проверьте также, что в документе указана та же организация и тот же контрагент, что и в акте.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Типовой документ создаётся по одному контрагенту. Для массовой подготовки актов используют групповое создание через обработки или формируют отчёты по списку контрагентов, но каждый официальный акт всё равно оформляется отдельно.
Что делать, если контрагент не возвращает подписанный акт?
Направьте акт повторно письмом с уведомлением о вручении и зафиксируйте отправку. Даже неподписанный контрагентом акт вместе с первичными документами подтверждает вашу позицию, а молчание контрагента при претензионном порядке может работать в вашу пользу.
Как сверить расчёты, если часть документов в старой базе 1С?
Сформируйте акт в текущей базе за доступный период, а по старой базе — отдельный акт или оборотно-сальдовую ведомость. Сальдо на дату перехода должно совпадать с начальными остатками, введёнными в новую базу.
Нужно ли сверять контрагентов с нулевым сальдо?
Формально обязательной сверки нет, но перед годовой отчётностью полезно подтвердить нулевое сальдо по активным контрагентам: это исключает скрытые расхождения, когда обороты есть, а долга на конец периода нет.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С создаётся через «Покупки»/«Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов»: укажите контрагента, договор и период, нажмите «Заполнить». Перед отправкой сверьте сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью, расхождения с контрагентом ищите построчно, а ошибки прошлых периодов исправляйте только корректировочными документами.