Учет и Финансы · 11 мин
Каким документом списать материалы в 1С: разбираем все варианты
Каким документом списать материалы в 1С: Требование-накладная, списание товаров, списание с расчетного счета. Пошаговые инструкции для 1С:Бухгалтерии 8.3.
Вопрос «каким документом списать материалы в 1С» возникает у каждого бухгалтера, потому что универсального ответа нет: выбор зависит от причины списания и конфигурации программы. В 1С:Бухгалтерии 8.3 основным документом для передачи материалов в производство или на хозяйственные нужды служит «Требование-накладная», а для списания испорченных, недостающих или выбывших запасов используется документ «Списание товаров». В 1С:ERP и «Управление торговлей» применяется «Списание товаров» или «Внутреннее потребление».
Ошибка в выборе документа приводит к неверным проводкам: материалы могут уйти не на тот счет затрат, не закрыться по складу или попасть в расходы, не принимаемые для налога на прибыль. Поэтому перед списанием нужно определить три вещи: куда уходит материал (в производство, на общехозяйственные нужды, на ремонт, в брак или в утиль), на каком счете он числится (10.01, 10.09, 41 и т.д.) и есть ли первичный документ-основание (лимитно-заборная карта, акт на списание, инвентаризационная опись).
Ниже разобраны все рабочие сценарии списания материалов в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от типовой передачи в производство до списания по результатам инвентаризации, с указанием проводок, типичных ошибок и способов проверки результата.
Как определить, какой документ нужен в вашей ситуации
Первый шаг — классифицировать причину списания. Если материал уходит в производство, на ремонт помещения, на канцелярские или хозяйственные нужды — это расход внутри нормальной деятельности, и оформляется он «Требованием-накладной». Если материал испорчен, утрачен, выявлена недостача по инвентаризации или он списывается как непригодный — это выбытие актива, и оформляется оно документом «Списание товаров» с последующим отнесением на счет 94 или 91.
Второй критерий — где числится ценность. Материалы на счете 10 списываются обоими документами. Товары на счете 41 при порче списываются только «Списанием товаров». Спецодежда и спецоснастка на счете 10.11 имеют собственный механизм — «Передача материалов в эксплуатацию» с погашением стоимости по нормам.
Как выбрать документ
Требование-накладная: списание в производство и на хознужды
Документ находится в разделе «Производство» → «Требования-накладные» или «Склад» → «Требования-накладные» (в зависимости от настроек интерфейса). Создайте новый документ, укажите склад, с которого отпускается материал, и заполните табличную часть «Материалы»: номенклатуру, количество и счет учета (обычно 10.01 «Сырье и материалы»).
Ключевое поле — «Счет затрат» на закладке «Счет затрат» или в колонке табличной части. Для основного производства это 20.01 с указанием подразделения, номенклатурной группы и статьи затрат (элемент «Материальные расходы»). Для ремонта офиса — 26 или 44, для общепроизводственных нужд — 25. От правильности аналитики зависит, куда попадет сумма в отчете о себестоимости и в налоговом учете.
После проведения документ формирует проводку Дт 20.01 (25, 26, 44) — Кт 10.01 на сумму, рассчитанную по методу оценки запасов, заданному в учетной политике (в 1С:Бухгалтерии — по средней стоимости). Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.
- 1Откройте Производство → Требования-накладные → Создать
- 2Укажите дату, организацию и склад отпуска
- 3Добавьте материалы в табличную часть, проверьте счет учета 10.01
- 4На закладке «Счет затрат» укажите счет 20.01, подразделение, номенклатурную группу и статью затрат
- 5Проведите документ и откройте Дт/Кт — должна быть проводка Дт 20.01 Кт 10.01
- 6Распечатайте форму М-11 через кнопку Печать для первичного учета
Списание товаров: порча, недостача, выбытие
Документ «Списание товаров» расположен в разделе «Склад» → «Списание товаров». Он подходит, когда материал или товар физически выбывает без передачи в затраты: истек срок годности, порча при хранении, бой, недостача по итогам инвентаризации. В шапке указывается склад и, при необходимости, документ инвентаризации — тогда табличная часть заполняется автоматически расхождениями.
В поле «Счет списания» задается счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», если недостача еще расследуется, или 91.02 «Прочие расходы», если потери признаны и виновник не установлен. Если недостача относится на виновное лицо, используется счет 73.02. Проводка при проведении: Дт 94 (91.02, 73.02) — Кт 10.01 (41.01).
Обратите внимание: расходы от недостачи сверх норм естественной убыли и без виновного лица для налога на прибыль принимаются только при наличии подтверждающего документа (например, заключения об отсутствии виновных). В документе можно снять флаг «НУ» в аналитике статьи прочих расходов, если затрата не принимается.
Списание спецодежды и материалов в эксплуатации
Спецодежда, спецобувь и инвентарь со сроком полезного использования более 12 месяцев учитываются на счете 10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации». Их передача работникам оформляется документом «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад»), где указывается способ погашения стоимости: линейно, пропорционально объему или единовременно при передаче.
Досрочное списание таких ценностей (износ, порча, увольнение работника) оформляется документом «Списание материалов из эксплуатации». Программа автоматически погасит остаточную стоимость и снимет ценность с забалансового учета по работнику (счет МЦ). Если спецодежда списывается по окончании срока носки, погашение происходит регламентной операцией «Погашение стоимости спецодежды» при закрытии месяца.
Списание материалов, переданных в переработку
Если организация передает сырье переработчику (давальческая схема), материалы числятся на счете 10.07 «Материалы, переданные в переработку на сторону». Передача оформляется «Требованием-накладной» с видом операции или счетом 10.07 в колонке «Счет передачи». Само списание давальческого сырья происходит документом «Отчет переработчика»: при его проведении стоимость израсходованного сырья списывается с 10.07 в себестоимость выпущенной продукции (Дт 20.01 — Кт 10.07).
Частая ситуация: переработчик вернул не все сырье. Остаток возвращается документом «Возврат товаров от переработчика» или «Поступление из переработки». Не списывайте невозвращенный остаток «на глаз» — сначала сверьте отчет переработчика с нормами расхода, иначе на счете 10.07 накопится фиктивное сальдо.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа списания обязательно проверьте три вещи. Во-первых, оборотно-сальдовую ведомость по счету 10: остаток по складу и номенклатуре должен уменьшиться ровно на списанное количество и сумму, отрицательных остатков быть не должно. Во-вторых, проводки документа кнопкой «Дт/Кт»: счет дебета должен соответствовать причине списания. В-третьих, при списании в производство — отчет «Калькуляция себестоимости» или анализ счета 20: материальные затраты должны отразиться по нужной номенклатурной группе.
Как проверить результат
Остаток по складу уменьшился на списанное количество, минусов нет
Отрицательный остаток — списано больше, чем оприходовано; проверьте даты поступления
Дт 20.01/94/91.02 — Кт 10.01 с верной аналитикой
Счет дебета 10.01 или пустая аналитика — неверно выбран счет затрат
Счет 20 закрывается без ошибок, себестоимость сформирована
Ошибка «не заполнена номенклатурная группа» или зависшие остатки на 20 счете
Ограничения и альтернативы в других конфигурациях
В 1С:ERP «Управление предприятием» и «Комплексной автоматизации» вместо «Требования-накладной» используется документ «Внутреннее потребление» (или «Производство без заказа» для передачи в цех), а выбытие — «Списание товаров» с указанием причины. В «Управлении торговлей 11» производственного учета нет, поэтому материалы списываются только как внутреннее потребление или порча.
В простых конфигурациях вроде «1С:Упрощенка» набор документов сокращен, но «Требование-накладная» и «Списание товаров» присутствуют. Если вашей ситуации нет в типовых документах (например, безвозмездная передача материалов), используется документ «Передача товаров» или «Операция» с ручными проводками — но ручные операции применяйте только как крайнюю меру, поскольку они не двигают складские регистры.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли списать материалы без документа поступления?
Технически программа позволит провести списание, но в учете образуется отрицательный остаток по складу, а сумма списания будет нулевой или искаженной, так как нечего оценивать. Сначала оформите поступление или оприходование (например, по результатам инвентаризации), затем списание.
Каким документом списать канцтовары и хозинвентарь в 1С:Бухгалтерии?
Используйте «Требование-накладную»: оприходуйте канцтовары на 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», затем спишите на счет 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 для торговли) со статьей затрат. Печатная форма М-11 послужит первичным документом.
Как списать материалы по результатам инвентаризации?
Создайте документ «Инвентаризация товаров» в разделе «Склад», заполните фактические остатки — программа покажет расхождения. Затем на основании инвентаризации создайте «Списание товаров»: табличная часть заполнится автоматически недостающими позициями, счет списания — 94.
Почему при проведении требования-накладной сумма равна нулю?
Чаще всего на складе нет остатка по этой номенклатуре на дату документа: поступление проведено более поздней датой или на другой склад. Проверьте ОСВ по счету 10 с отбором по складу и номенклатуре, восстановите последовательность документов.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченных материалов?
Позиция Минфина традиционно требовала восстановления НДС по выбывшим ценностям, но судебная практика и разъяснения ФНС допускают невосстановление, если выбытие связано с хозяйственной деятельностью (порча в пределах норм, недостача без виновных). Решение о восстановлении принимайте с учетом учетной политики и документального подтверждения причины списания; при восстановлении оформляется документ «Восстановление НДС».
Можно ли отменить проведенное списание?
Да, если период не закрыт: отмените проведение документа или пометьте его на удаление. Если месяц закрыт и себестоимость рассчитана, сначала отмените регламентную операцию закрытия месяца, скорректируйте документ и перезакройте период. В сданном отчетном периоде исправления вносятся текущей датой.
Что важно запомнить
Передача материалов в производство и на хознужды оформляется «Требованием-накладной» со счетом затрат 20/25/26/44, выбытие при порче и недостаче — «Списанием товаров» со счетом 94 или 91.02. После проведения проверяйте проводки, остатки по счету 10 и отсутствие минусов на складе.