Как завести субсчет в 1С: пошаговая инструкция

Субсчет в 1С нужен, когда стандартного счета плана счетов не хватает для детализации учета: например, требуется разделить расчеты с разными категориями контрагентов, выделить отдельный вид расходов или организовать учет по конкретному договору. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 субсчет создается непосредственно в плане счетов и сразу становится доступен во всех документах и отчетах.

Прежде чем заводить новый субсчет, важно понять, действительно ли он нужен. Во многих случаях задачу решает аналитика — субконто на существующем счете. Лишние субсчета загромождают план счетов, усложняют отчетность и могут привести к расхождениям с регламентированной отчетностью. Поэтому выбор между субсчетом и субконто — первое решение, которое нужно принять.

Ниже разобраны критерии выбора, пошаговое создание субсчета, настройка аналитики, проверка результата и типичные ошибки, которые встречаются на практике.

Когда нужен субсчет, а когда достаточно субконто

Субсчет и субконто решают похожие задачи детализации, но работают по-разному. Субсчет создает отдельную позицию в плане счетов с собственным кодом и настройками. Субконто — это аналитический разрез внутри существующего счета: контрагенты, номенклатура, статьи затрат, договоры и так далее.

Заводить отдельный субсчет оправдано, когда требуется разные настройки учета для части операций: например, на одном субсчете нужен количественный учет, а на другом — нет, или часть операций должна попадать в отдельную строку отчетности. Также субсчет нужен, если методисты или учетная политика организации прямо предписывают выделение отдельного счета.

Если же нужно просто видеть детализацию — по контрагентам, складам, подразделениям — почти всегда достаточно добавить субконто к существующему счету. Это не меняет структуру плана счетов и не влияет на регламентированную отчетность.

Сравнение вариантов

Новый субсчет

Подходит, когда нужны отдельные настройки учета (количественный, валютный, забалансовый) или отдельная строка в отчетности. Минус — усложняет план счетов.

Дополнительное субконто

Подходит для аналитической детализации без изменения структуры счетов. Ограничение — обычно не более трех видов субконто на счете.

Существующая аналитика

Если нужный разрез уже есть среди субконто счета, ничего создавать не нужно — достаточно правильно заполнять документы.

Что проверить перед созданием субсчета

Перед тем как заводить субсчет, убедитесь, что у вас есть права на изменение плана счетов. В типовой конфигурации это доступно пользователям с ролью администратора или главного бухгалтера. Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору базы.

Проверьте, не существует ли уже подходящий субсчет. В типовом плане счетов для многих счетов предусмотрены субсчета: например, у счета 10 есть субсчета по видам материалов, у счета 60 — субсчета расчетов с поставщиками и по авансам. Дублирование существующих субсчетов — частая причина путаницы в учете.

Также определите код будущего субсчета. Он должен входить в иерархию родительского счета и не пересекаться с уже занятыми кодами. Принято использовать последовательную нумерацию: если у счета 76 уже есть субсчета 76.01 и 76.02, новому логично присвоить следующий свободный код.

Пошаговое создание субсчета в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной сценарий создания субсчета занимает несколько минут. Все действия выполняются в пользовательском режиме, конфигуратор не требуется.

Откройте раздел «Главное» и перейдите по ссылке «План счетов». Найдите в списке родительский счет, к которому нужно добавить субсчет, и выделите его. Нажмите кнопку «Создать» — программа откроет форму нового счета.

В форме заполните поля: код субсчета (например, 60.03), наименование (краткое и понятное, например «Расчеты с поставщиками в валюте»). Проверьте признаки учета: количественный, валютный, забалансовый — они наследуются от родителя, но при необходимости их можно изменить. Укажите вид счета — активный, пассивный или активно-пассивный.

На вкладке с субконто проверьте список аналитики. По умолчанию наследуются виды субконто родительского счета. При необходимости добавьте нужный вид субконто через кнопку «Добавить» — например, «Договоры» или «Статьи затрат». После заполнения нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте «Главное» → «План счетов»
2. 2
   Выделите родительский счет и нажмите «Создать»
3. 3
   Укажите код и наименование субсчета
4. 4
   Проверьте вид счета и признаки учета (количественный, валютный)
5. 5
   Настройте виды субконто на соответствующей вкладке
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте субсчет в списке

Настройка аналитики и видов субконто

Вид субконто определяет, какая аналитика будет запрашиваться в документах при выборе этого субсчета. Типовые виды — «Контрагенты», «Договоры», «Номенклатура», «Склады», «Статьи затрат», «Подразделения». Один субсчет может иметь до трех видов субконто одновременно.

Для каждого субконто можно включить дополнительные признаки: суммовой, количественный, валютный учет. Например, если субсчет создается для учета товаров на конкретном складе, включите количественный учет — тогда в отчетах будет видно не только сумму, но и количество.

Учитывайте ограничение: включить количественный учет имеет смысл только там, где есть что считать в штуках или единицах измерения. Для расчетных счетов (60, 62, 76) количественный учет не нужен и только засоряет настройки.

Как проверить, что субсчет работает правильно

После создания субсчета проверьте его в реальной работе. Создайте тестовый документ — например, ручную операцию («Операции, введенные вручную») — и выберите новый субсчет в проводке. Программа должна запросить все настроенные виды субконто.

Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по родительскому счету с детализацией по субсчетам. Новый субсчет должен отображаться в отчете, а обороты тестовой операции — попадать именно на него, а не на родительский счет.

Если субсчет не появляется в списке выбора в документах, проверьте, не установлен ли у него признак «Запретить использовать в проводках». Этот признак ставится у групповых счетов, которые служат только для объединения субсчетов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Субсчет в плане счетов

Норма

Отображается в иерархии под родительским счетом, без признака запрета использования

Тревожный признак

Субсчет не виден или помечен как групповой

Выбор в документе

Норма

Субсчет доступен в поле счета, запрашиваются все субконто

Тревожный признак

Субсчет не выбирается или аналитика не запрашивается

Оборотно-сальдовая ведомость

Норма

Обороты попадают на новый субсчет

Тревожный признак

Обороты остаются на родительском счете

Типичные ошибки при создании субсчетов

Самая распространенная ошибка — создание дублирующих субсчетов. Например, бухгалтер заводит субсчет 62.03 «Расчеты с покупателями», не заметив, что типовой субсчет 62.01 уже выполняет эту функцию. Итог — обороты расползаются по двум субсчетам, сверка с контрагентами усложняется.

Вторая частая проблема — неверный вид счета. Если для расчетного субсчета по ошибке установить вид «Активный» вместо «Активно-пассивный», кредитовое сальдо будет показываться в отчетах некорректно, что исказит баланс.

Третья ошибка — изменение типовых счетов вместо создания новых. Добавление субконто к предопределенным счетам типовой конфигурации может вызвать проблемы при обновлении: механизмы обновления иногда затирают пользовательские изменения в предопределенных элементах.

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP план счетов также доступен для редактирования, но там больше предопределенных счетов, задействованных в механизмах отражения операций. Прежде чем менять план счетов в этих конфигурациях, убедитесь, что новый субсчет корректно подхватится регламентированными операциями и настройками отражения в учете.

В 1С:Зарплата и управление персоналом план счетов используется для отражения зарплаты в учете, и там субсчета обычно не создают вручную — счета задаются в настройках способов отражения. Изменения в этой части лучше согласовать со специалистом по внедрению.

Перед массовым созданием субсчетов полезно описать структуру новых счетов в учетной политике или рабочем плане счетов организации. Это избавит от вопросов при аудите и упростит работу коллег, которые будут видеть эти субсчета в документах.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить созданный субсчет?

Да, если по субсчету нет проведенных документов и остатков. Пометьте его на удаление в плане счетов, затем выполните удаление помеченных объектов через раздел «Администрирование». Если по субсчету есть движения, сначала нужно перенести остатки и исправить документы.

Почему новый субсчет не отображается в отчетах?

Отчеты показывают только счета с оборотами или сальдо, если не включен показ нулевых строк. Проведите тестовую операцию по субсчету или включите в настройках отчета отображение счетов без оборотов.

Сколько субконто можно добавить к субсчету?

В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8 действует ограничение — до трех видов субконто на один счет. Если аналитики не хватает, часть детализации можно вынести в дополнительные реквизиты или использовать отдельные регистры.

Нужно ли перепроводить документы после создания субсчета?

Нет, если вы просто добавили новый субсчет — старые документы продолжат работать со своими счетами. Перепроведение потребуется только если вы меняли настройки существующего счета и хотите, чтобы прошлые операции отражались по-новому.

Чем субсчет отличается от счета группы?

Счет группы (с признаком запрета использования в проводках) служит только для объединения субсчетов — на него нельзя делать проводки. Обычный субсчет участвует в проводках и может иметь собственную аналитику.

Перенесутся ли пользовательские субсчета при обновлении конфигурации?

Да, созданные вами субсчета сохраняются при типовом обновлении. Риск потери касается только изменений, внесенных в предопределенные (типовые) счета — их настройки обновление может вернуть к исходным.