Учет и Финансы · 9 мин
Как заполнить книгу доходов и расходов в 1С
Как в 1С заполнить книгу доходов и расходов (КУДиР): настройка учетной политики, проверка документов, формирование и печать отчета, типичные ошибки.
Книга доходов и расходов (КУДиР) — обязательный регистр налогового учета для организаций и ИП на УСН, а также для ИП на патенте и общей системе в части НДФЛ. В типовых конфигурациях 1С («Бухгалтерия предприятия», «Управление нашей фирмой») книга не заполняется вручную: программа собирает её автоматически из введенных документов. Задача пользователя — правильно настроить учетную политику, корректно отразить операции и проверить, какие суммы попали в разделы книги.
Основная причина ошибок в КУДиР — не сбой отчета, а неверно оформленные первичные документы: не та статья расходов, неподходящий порядок признания оплаты, пропущенный документ оприходования. Поэтому работа с книгой в 1С сводится к трем этапам: настройка, контроль документов, формирование и проверка отчета.
Ниже разобран порядок действий на примере «1С:Бухгалтерии 8» для УСН — самого распространенного случая. Для ИП на патенте и УСН «доходы» логика аналогична, отличается состав разделов книги.
Проверьте, какая книга нужна именно вам
Состав КУДиР зависит от налогового режима, и в 1С программа подставляет нужную форму автоматически — по данным учетной политики. Прежде чем формировать отчет, убедитесь, что система налогообложения указана верно.
Варианты книги по режимам
Заполняется раздел I, но расходы в налоговую базу не идут; также ведется раздел IV по страховым взносам, уменьшающим налог.
Полный раздел I (доходы и расходы), раздел II по основным средствам, раздел III по убыткам прошлых лет.
Книга учета доходов ИП на ПСН — только доходы по каждому патенту, расходы не отражаются.
КУДиР для НДФЛ с учетом профессиональных вычетов; методика отличается от упрощенной.
Если организация совмещает УСН и патент (для ИП), книги ведутся раздельно, и в 1С потребуется корректно распределять доходы между режимами — обычно через аналитику документов реализации.
Настройте учетную политику и параметры УСН
Откройте раздел «Главное» → «Налоги и отчеты» (в некоторых релизах — «Настройки налогов и отчетов»). На вкладке системы налогообложения выберите «Упрощенная (доходы)» или «Упрощенная (доходы минус расходы)», укажите дату перехода на УСН и ставку налога.
Для объекта «доходы минус расходы» дополнительно проверьте порядок признания расходов: программа по умолчанию применяет условия Налогового кодекса (оплата поставщику, реализация товара покупателю, оплата труда), но для отдельных видов затрат — например, таможенных платежей или процентов по кредитам — порядок настраивается в учетной политике.
Если переход на УСН произошел не с начала ведения учета в базе, потребуется ввести начальные остатки по налоговому учету: неоплаченные расходы, стоимость нереализованных товаров, остаточную стоимость основных средств. Это делается документами ввода остатков с соответствующим отражением в регистрах УСН.
Введите документы, из которых собирается книга
Доходы в КУДиР попадают из документов поступления денег: «Поступление на расчетный счет», «Приходный кассовый ордер», «Оплата платежной картой», «Отчет о розничных продажах». Условие включения суммы — вид операции «Оплата от покупателя» и корректное заполнение договора с признаком отражения в УСН.
Расходы формируются сложнее, потому что для них действует кассовый метод с дополнительными условиями. Основные источники:
- «Поступление товаров и услуг» + документ оплаты поставщику — материальные расходы, услуги, аренда;
- «Списание с расчетного счета» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Прочее списание» / «Прочий расход» — банковские комиссии, госпошлины;
- «Начисление зарплаты» и ведомости на выплату — расходы на оплату труда признаются после фактической выплаты;
- «Принятие к учету ОС» — стоимость основных средств списывается равными долями по кварталам через раздел II книги;
- «Авансовый отчет» — подотчетные расходы при наличии подтверждающих документов.
Расходы на товары для перепродажи
Стоимость товаров признается в расходах только при одновременном выполнении условий: товар оприходован, оплачен поставщику и реализован покупателю. В 1С это контролируется автоматически, но при частичных оплатах и возвратах возможны расхождения — проверяйте отчетом «Анализ расходов, принимаемых для УСН».
Сформируйте книгу доходов и расходов
Отчет находится в разделе «Отчеты» → «Книга учета доходов и расходов (УСН)». Укажите период — квартал для промежуточной проверки или год для итоговой книги — и нажмите «Сформировать».
- 1Проверьте учетную политику: режим УСН, объект налогообложения, дата перехода
- 2Закройте месяц: выполните регламентные операции, включая «Признание расходов при УСН»
- 3Откройте «Отчеты» → «Книга учета доходов и расходов (УСН)»
- 4Установите период и сформируйте отчет
- 5Проверьте итоги раздела I и расшифруйте спорные суммы двойным щелчком
- 6Распечатайте или сохраните книгу в PDF при необходимости
Перед формированием книги обязательно выполните закрытие месяца («Операции» → «Закрытие месяца»): именно регламентная операция по УСН окончательно признает расходы и формирует записи налогового учета. Без неё книга может быть неполной.
Проверьте результат и расшифруйте суммы
Сформированная книга позволяет провалиться в каждую сумму: двойной щелчок по строке открывает документ-источник. Это основной способ проверки — начните с крупных и нетипичных операций.
Как проверить результат
Совпадает с оборотами по поступлениям денег от покупателей и сроком оплаты
Есть реализации без оплаты, которые попали в доходы, или наоборот — оплаты не попали
Признаны только оплаченные и реализованные товары
В расходах висит стоимость неотгруженного складского остатка
Стоимость списывается равными долями по кварталам в разделе II
Вся стоимость ОС попала в расходы одним кварталом или не попала вовсе
Итоги книги совпадают с базой в декларации по УСН
Разница, которую нельзя объяснить переносом убытков
Дополнительно используйте отчет «Анализ учета по УСН» (в разделе «Отчеты»): он показывает доходы и расходы в разрезе условий признания и помогает найти документы, которые «застряли» на промежуточных этапах — например, оплаченные, но не реализованные товары.
Распечатайте и храните книгу правильно
С прошлого года сдавать КУДиР в налоговую инспекцию на заверение не требуется — книга ведется и хранится у налогоплательщика, предъявляется по требованию. Если книга ведется в электронном виде (как в 1С), по итогам года её распечатывают, прошивают, нумеруют страницы и подписывают.
Для печати используйте кнопку «Печать» в форме отчета — программа выводит книгу в утвержденном формате с титульным листом. На последней странице указывается количество листов, ставится подпись руководителя или ИП и печать при её наличии.
Частые вопросы
Можно ли заполнить КУДиР в 1С вручную, минуя документы?
Технически можно внести записи через ручные операции по регистрам УСН, но делать этого не стоит: при следующем закрытии месяца программа может перезаписать данные, а сверка с декларацией станет невозможной. Правильный путь — исправить или ввести первичный документ.
Почему оплата от покупателя не попала в книгу доходов?
Чаще всего причина в виде операции документа: доходы УСН формируют операции «Оплата от покупателя» и «Розничная выручка». Также проверьте, что документ проведен, относится к нужному периоду и что в договоре не снято отражение в налоговом учете.
Нужно ли вести книгу на УСН «доходы», если расходы не учитываются?
Да, книга обязательна на любом объекте УСН. Раздел I заполняется в части доходов, раздел IV — по страховым взносам и больничным, уменьшающим налог. Расходы можно отражать справочно, на налоговую базу они не влияют.
Как исправить ошибку в книге за прошлый квартал?
Исправьте первичный документ в том периоде, где допущена ошибка, перепроведите закрытие месяца за все последующие периоды и сформируйте книгу заново. Если ошибка повлияла на авансовый платеж, потребуется уточненный расчет и доплата налога с пенями.
ИП на патенте тоже формирует книгу в 1С?
Да. В «1С:Бухгалтерии» для ИП на ПСН доступен отчет «Книга учета доходов (патент)»: он собирает доходы по каждому патенту отдельно. Важно, чтобы в документах реализации был указан соответствующий патент, иначе доход распределится некорректно.
Что делать, если итоги книги не совпадают с декларацией?
Сформируйте «Анализ учета по УСН» за год и сравните поэтапно: доходы, принимаемые расходы, убытки прошлых лет. Расхождение почти всегда объясняется либо ручными операциями, либо документами, проведенными задним числом после сдачи декларации.
Что важно запомнить
Книга доходов и расходов в 1С формируется автоматически: качество результата зависит от настройки учетной политики и корректности первичных документов. Закрывайте месяц перед формированием книги, проверяйте спорные суммы расшифровкой и не правьте регистры УСН вручную.