Учет и Финансы · 12 мин
Как вести учёт по двум организациям в одной базе 1С
Как вести учёт по двум организациям в 1С: создание второй организации, настройка учётных политик, раздельный учёт НДС, документы и отчёты. Пошаговая инструкция.
Вести учёт сразу по двум юридическим лицам — типичная задача: у предпринимателя открыто ООО и ИП, либо холдинг состоит из нескольких компаний на разных системах налогообложения. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой, Комплексная автоматизация) это решается без покупки второй программы: обе организации заводятся в одну информационную базу, а документы и отчёты формируются раздельно по каждой.
Ключевой принцип: одна база — много организаций. Каждый документ в 1С обязательно привязан к конкретной организации через поле «Организация», поэтому обороты не смешиваются, если пользователь корректно заполняет этот реквизит. Отчётность, книги покупок и продаж, декларации и регистры строятся с отбором по выбранной организации.
Ниже разобраны практические шаги: как добавить вторую организацию, настроить отдельные учётные политики, организовать раздельный учёт НДС и складов, какие ограничения есть у этого подхода и когда лучше завести две отдельные базы.
Когда достаточно одной базы, а когда нужны две
Одна база подходит в большинстве случаев: обе компании обслуживает один бухгалтер или одна бухгалтерия, используется одна и та же конфигурация 1С, сотрудники и контрагенты частично общие. Плюсы очевидны — единые справочники номенклатуры и контрагентов, простое оформление операций между своими организациями, одна резервная копия и одно обновление.
Отдельные базы оправданы, если организации работают в разных конфигурациях (например, одна — на «Бухгалтерии», вторая — на «Управление нашей фирмой»), их обслуживают разные аутсорсинговые компании, либо между владельцами есть требование полностью изолировать данные друг от друга. Также отдельная база может понадобиться при жёстком разграничении прав доступа: в одной базе скрыть документы одной организации от пользователя другой технически сложнее.
Сравнение вариантов
Подходит при одном бухгалтере и одной конфигурации. Общие справочники, проще операции между своими компаниями. Ограничение — сложнее разграничить доступ.
Подходит при разных конфигурациях, разных обслуживающих фирмах или строгой изоляции данных. Минус — двойные обновления, дублирование справочников, перенос данных между базами.
Добавление второй организации в базу
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Главное» — «Организации» (или «Справочники» — «Организации») и нажмите «Создать». Заполните ИНН — программа может подтянуть сведения из сервиса 1С:Контрагент, если он подключён. Укажите наименование, организационно-правовую форму, систему налогообложения, адрес и коды (ОГРН, КПП для организаций).
Далее добавьте банковские счета новой организации: в карточке организации перейдите по ссылке «Банковские счета» и создайте счёт с указанием банка, БИК и номера счёта. Если планируется обмен с банком (клиент-банк или Директ-банк), настройте его отдельно для каждого счёта каждой организации.
Проверьте, что в карточке организации корректно указаны подписанты для отчётности и печатных форм: руководитель, главный бухгалтер. Эти данные попадают в счета-фактуры, декларации и уведомления, поэтому ошибка здесь приведёт к неверным документам по второй компании.
- 1Откройте «Главное» — «Организации» и нажмите «Создать»
- 2Введите ИНН и проверьте автоматически подтянутые реквизиты
- 3Укажите систему налогообложения и адрес
- 4Добавьте банковский счёт организации
- 5Задайте учётную политику на нужный период
- 6Проверьте подписантов отчётности и печатных форм
Настройка отдельных учётных политик
Учётная политика в 1С задаётся индивидуально для каждой организации и на каждый период. Откройте «Главное» — «Учётная политика», выберите нужную организацию в поле отбора и создайте настройки. Если компании на разных режимах — например, одна на ОСНО с НДС, вторая на УСН, — параметры будут принципиально различаться.
Для организации на ОСНО настройте порядок признания расходов, способ оценки МПЗ, применение ПБУ 18/02, параметры начисления амортизации. Для «упрощенца» — объект налогообложения («доходы» или «доходы минус расходы»), порядок признания доходов и расходов по УСН, лимиты и ставки. Не копируйте настройки первой организации вслепую: даже при одинаковом режиме могут отличаться способы оценки запасов и параметры резервов.
Аналогично проверьте настройки налогов и взносов («Главное» — «Налоги и отчёты») для каждой организации отдельно: ставки, льготы, патенты, торговый сбор, реквизиты ИФНС. Регистрация в налоговом органе у двух компаний может быть разной, и от этого зависят КБК и ОКТМО в платёжных поручениях и декларациях.
Как оформлять документы, чтобы учёт не смешивался
В каждом документе 1С есть поле «Организация» — оно обязательно для заполнения. Программа подставляет организацию по умолчанию (основную из настроек пользователя), поэтому главная дисциплина при работе с двумя компаниями — проверять это поле перед проведением. Один документ, проведённый не по той организации, искажает обороты, НДС и отчётность сразу двух фирм.
Удобно настроить подстановку организации по умолчанию для каждого пользователя: «Главное» — «Персональные настройки» — «Основная организация». Если бухгалтер большую часть дня работает с одной компанией, это снижает количество ошибок. Дополнительно можно включить нумерацию документов с префиксами по организациям — тогда по номеру счёта или накладной сразу видно, какой компании он принадлежит.
Операции между своими организациями (передача товара, займы, оказание услуг) оформляются как обычные сделки между контрагентами: одна организация выступает поставщиком, другая — покупателем. В карточке контрагента укажите реквизиты второй своей компании. Помните, что такие сделки — взаимозависимые, и налоговая может запросить по ним пояснения: цены должны быть обоснованы.
Раздельный учёт НДС, складов и кассы
Если одна организация — плательщик НДС, а вторая — нет, книги покупок и продаж, журнал счетов-фактур и декларация по НДС формируются только по первой. 1С делает это автоматически по учётной политике, но важно, чтобы счета-фактуры и поступления были проведены строго по нужной организации. Проверяйте это через отчёт «Анализ НДС» с отбором по организации.
Склады в 1С — общий справочник, но в карточке склада можно указать организацию-владельца, либо вести аналитику по складам в разрезе организаций. Если компании физически хранят товар в одном помещении, заведите два логических склада — по одному на организацию, чтобы остатки не смешивались при инвентаризации. То же относится к кассам: кассовые документы и кассовая книга формируются по каждой организации отдельно.
Банковские выписки загружайте с привязкой к счёту конкретной организации — программа сама определит организацию по номеру счёта. Если по ошибке загрузили чужую выписку, документы не сопоставятся с договорами, и неразобранные платежи зависнут в очереди на обработку.
Как проверить результат
Формируется отдельно по каждой организации, остатки соответствуют первичке
В оборотах одной организации видны контрагенты и суммы другой
Формируется только по организации — плательщику НДС
В книгу попадают документы «упрощенца» или пустые строки
Остатки по кассе и счёту совпадают с реальными по каждой организации
Остатки сходятся только в сумме по двум компаниям
Отчётность и регламентированные отчёты по двум компаниям
Все регламентированные отчёты в 1С (декларации, расчёты по взносам, 6-НДФЛ, бухгалтерская отчётность) создаются с указанием организации. В форме «1С-Отчётность» есть фильтр по организации — включите его, чтобы видеть отчёты только нужной компании. Каждая организация сдаёт отчётность в свою ИФНС самостоятельно, со своими сроками и составом форм.
Для отправки отчётности через 1С-Отчётность потребуется отдельная электронная подпись на каждую организацию и подключение каждой из них к сервису. Один лицензионный договор 1С-Отчётности может охватывать несколько организаций — уточните условия вашего тарифа у обслуживающего партнёра 1С.
Периодически сверяйте взаиморасчёты между своими организациями: сформируйте акт сверки по контрагенту «вторая компания» в разрезе первой организации и наоборот. Расхождения в зеркальных операциях — типичный источник ошибок при закрытии месяца и при выездных проверках.
Ограничения и особые сценарии
Зарплата и кадры по двум организациям требуют внимания: сотрудник может быть оформлен в одной компании, а работать по совместительству в другой — для этого заводится отдельный сотрудник с привязкой ко второй организации. Расчётные листки, ведомости и отчёты по взносам формируются раздельно. В «1С:Зарплате и управлении персоналом» многофирменный учёт поддерживается штатно, но настройки страховых взносов и тарифов задаются по каждой организации.
Если обороты компаний велики, а пользователей много, одна база может стать узким местом по производительности и по правам доступа. В файловом варианте работы одновременная интенсивная работа двух бухгалтерий заметно замедляет базу — в этом случае рассмотрите клиент-серверный вариант или разделение баз.
При ликвидации или продаже одной из организаций данные второй останутся в той же базе. Выгрузить одну организацию в отдельную базу штатными средствами затруднительно — обычно используют обработки переноса данных или помощь специалиста. Учитывайте это при долгосрочном планировании.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли в 1С:Бухгалтерии вести три и более организаций?
Да, ограничений по количеству организаций в одной базе в типовых конфигурациях нет. Каждая добавляется в справочник «Организации» со своей учётной политикой. Практический предел определяется производительностью базы и удобством работы пользователей.
Нужно ли покупать вторую лицензию 1С для второй организации?
Нет, если обе организации ведутся в одной информационной базе на одном компьютере или сервере. Лицензия привязана к программному продукту и рабочим местам, а не к количеству учитываемых юридических лиц. Отдельные расходы могут возникнуть только на электронные подписи и тарифы 1С-Отчётности для каждой компании.
Как оформить передачу товара между своими организациями?
Как обычную реализацию: организация-продавец оформляет документ «Реализация (акт, накладная)» на контрагента — вторую свою компанию, а организация-покупатель отражает «Поступление товаров». Если обе компании на ОСНО, оформляется счёт-фактура. Безвозмездная передача между юрлицами также облагается НДС, поэтому чаще используют куплю-продажу по обоснованной цене.
Что делать, если документ ошибочно провели не по той организации?
Если период открыт — распроведите документ, исправьте организацию и проведите заново. Если период закрыт и отчётность сдана, исправление зависит от сути ошибки: иногда достаточно сторнирующей записи текущей датой, иногда требуется уточнённая декларация. При значимых суммах лучше согласовать порядок исправления с главным бухгалтером или аудитором.
Можно ли потом разделить одну базу на две по организациям?
Штатной кнопки «разделить базу» нет. Обычно создают копию базы и удаляют в каждой копии документы чужой организации с помощью специальных обработок, либо используют типовой обмен «Конвертация данных» для переноса нужных сведений в чистую базу. Это трудоёмкая операция — перед ней обязательно сделайте резервную копию и протестируйте результат на копии.
Как настроить разные префиксы номеров документов для двух организаций?
В карточке организации задайте префикс (например, «О1» и «О2»). 1С использует префикс организации при нумерации документов, если в настройках нумерации выбран соответствующий режим. Это помогает визуально различать первичные документы и упрощает поиск.
Что важно запомнить
Две организации в 1С удобнее всего вести в одной базе: добавьте вторую организацию, задайте ей отдельную учётную политику, контролируйте поле «Организация» в каждом документе и формируйте отчётность с отбором по компании. Отдельные базы оправданы при разных конфигурациях, строгой изоляции данных или планах на продажу одной из компаний.