Учет и Финансы · 11 мин
Как создать субсчет в 1С: пошаговая инструкция
Как создать субсчет в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка плана счетов, виды субконто, количественный и валютный учет, типичные ошибки и проверка результата.
Субсчет в 1С — это счет второго (и далее) уровня, который детализирует синтетический счет плана счетов. Например, к счету 10 «Материалы» типовая конфигурация уже содержит субсчета 10.01 «Сырье и материалы», 10.03 «Топливо» и другие. Когда стандартной детализации не хватает, бухгалтер может добавить собственный субсчет — например, 10.11 «Специальная оснастка» или 60.03 «Векселя».
Работа выполняется в плане счетов, доступна пользователю с правами на изменение настроек учета и занимает несколько минут. Однако у действия есть ограничения: часть типовых счетов заблокирована от изменений, а созданный субсчет может не попасть в регламентированную отчетность, если не учесть правила ее заполнения.
Ниже разобран полный порядок создания субсчета в 1С:Бухгалтерии 8.3, настройка его аналитики, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к проблемам с отчетностью и оборотно-сальдовой ведомостью.
Где находится план счетов и когда нужен новый субсчет
План счетов в 1С:Бухгалтерии 8.3 открывается через раздел «Главное» → «Настройки» → «План счетов» (в некоторых релизах — «Главное» → «План счетов»). Это единый список всех синтетических счетов и субсчетов, используемых в учете. Иерархия отображается деревом: сначала счета первого порядка (01, 10, 60), под ними — субсчета (10.01, 60.01).
Новый субсчет имеет смысл создавать, когда требуется обособить в учете отдельный вид активов, обязательств или операций, а типовая аналитика (субконто) этого не обеспечивает. Типичные примеры: выделение отдельного субсчета для акцизов, для расчетов по договорам займа с сотрудниками, для материалов, переданных в переработку, если типовой 10.07 по каким-то причинам не используется.
Прежде чем создавать субсчет, проверьте, нельзя ли решить задачу аналитикой. Субконто «Номенклатура», «Контрагенты», «Договоры» уже дают детализацию без изменения плана счетов. Лишние субсчета усложняют оборотно-сальдовую ведомость и требуют ручной доработки отчетности.
Субсчет или субконто
Пошаговое создание субсчета
Откройте план счетов и найдите родительский счет, к которому добавляется субсчет. Выделите его — тогда новый элемент автоматически получит код внутри этой группы. Нажмите кнопку «Создать» или клавишу Insert.
В открывшейся форме заполните поля: код (например, 10.12 — программа обычно предлагает следующий свободный), наименование (понятное название, оно попадет в отчеты), порядок (влияет на сортировку, обычно совпадает с числовой частью кода). Далее определите признаки учета: количественный, валютный, налоговый учет, а также активный/пассивный характер счета.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Субсчет сразу становится доступен для выбора в документах и операциях, введенных вручную. Отдельного включения или публикации не требуется.
- 1Откройте «Главное» → «План счетов»
- 2Выделите родительский счет и нажмите «Создать»
- 3Укажите код субсчета и наименование
- 4Задайте вид счета (активный/пассивный) и признаки учета
- 5Добавьте нужные виды субконто на закладке аналитики
- 6Запишите и проверьте доступность счета в документе
Настройка аналитики: виды субконто
На форме счета есть раздел «Виды субконто» — это аналитические разрезы, по которым будет вестись учет на субсчете. Например, для расчетного субсчета добавляют «Контрагенты» и «Договоры», для материального — «Номенклатура» и «Склады». Максимум на одном счете — три вида субконто, это ограничение платформы.
Для каждого субконто можно включить флажок «Только обороты» — тогда остатки по этой аналитике не хранятся, только обороты за период. Это полезно для счетов доходов и расходов, где остаток на конец периода не формируется, и ускоряет расчет итогов.
Флажок «Суммовой» у субконто включен по умолчанию и означает, что по аналитике ведется денежный учет. Отключать его стоит осознанно — например, для чисто количественных разрезов. Ошибочное изменение этих флажков после начала учета приводит к несоответствию отчетов.
Признаки учета: количественный, валютный, налоговый
Количественный учет включают для субсчетов, где важен не только рублевый итог, но и количество: материалы, товары, топливо. Без этого признака в отчетах не будет графы «Количество», а ввод документов потребует только суммы.
Валютный учет нужен для субсчетов расчетов в иностранной валюте. При его включении появляется возможность указывать валюту в документах, а программа будет вести параллельный учет в валюте и в рублях с переоценкой. Включать этот признак на рублевом субсчете не следует — это создаст лишние движения по переоценке.
Налоговый учет (признак «НУ») включается, когда по субсчету нужно видеть данные налогового учета по налогу на прибыль и временные/постоянные разницы. Обычно он наследуется от родительского счета. Если организация применяет ПБУ 18/02, корректность этого признака критична для расчета отложенных налогов.
Проверьте наличие субконто «Номенклатура»
Проверьте субконто «Контрагенты» и «Договоры»
Проверьте, что остатки по оборотным субконто не требуются
Ограничения и типичные ошибки
Не все счета можно изменять. Счета с признаком «Предопределенный» (поставляются конфигурацией) часто защищены от редактирования кода и наименования, а некоторые типовые счета запрещено использовать вручную — на них стоит запрет использования в проводках, потому что они заполняются только автоматически документами. Удалить типовой субсчет, по которому есть движения, программа также не позволит.
Частая ошибка — создание субсчета «в обход» логики автоподстановки. Многие документы подставляют счета учета из настроек (регистров счетов учета номенклатуры, расчетов с контрагентами), а не дают выбрать произвольный субсчет. Если новый субсчет не прописан в этих настройках, документы продолжат проводиться по старым счетам.
Вторая ошибка — ожидание, что новый субсчет сам попадет в бухгалтерский баланс. Регламентированная отчетность заполняется по жестко заданным правилам, привязанным к типовым кодам счетов. Самостоятельно созданный субсчет в эти правила не входит, и его сальдо нужно вручную добавить в расшифровку соответствующей строки отчета.
Проверка результата после создания
Сразу после создания откройте любой документ, где счет выбирается вручную (например, «Операция, введенная вручную»), и убедитесь, что новый субсчет доступен в списке выбора и принимает требуемую аналитику — поля субконто должны соответствовать заданным видам.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету (отчет «ОСВ по счету») для родительского счета с группировкой по субсчетам. Новый субсчет должен отображаться в иерархии, пусть и с нулевыми итогами. Проведите тестовую операцию на небольшую сумму и убедитесь, что обороты и остаток формируются корректно, включая количественные и валютные показатели, если они включены.
Финальная проверка — регламентированная отчетность. Откройте форму баланса, найдите строку, куда должно попадать сальдо нового субсчета, и проверьте расшифровку. Если субсчет отсутствует в правилах, добавьте его вручную в настройку заполнения строки.
Как проверить результат
Субсчет выбирается, поля субконто активны
Субсчет не виден или субконто не соответствуют настройке
Субсчет в дереве, тестовая операция дает верные итоги
Обороты не формируются или падают на родительский счет
Сальдо попадает в нужную строку баланса
Сумма отсутствует — требуется ручная настройка расшифровки
Альтернативы: забалансовые и пользовательские счета
Если детализация нужна только для внутреннего контроля и не должна влиять на баланс, рассмотрите забалансовый счет. При его создании устанавливается признак «Забалансовый» — проводки по такому счету не требуют корреспонденции и не участвуют в итогах баланса. Это удобно для учета арендованных ОС, ГСМ в пути, материальной ответственности.
Для обособленного управленческого учета можно создать полностью пользовательский счет первого порядка со своим кодом (не входящим в типовой план, например, начинающийся с буквенного или свободного цифрового кода). Такой счет не конфликтует с типовой логикой, но также полностью выпадает из регламентированной отчетности.
Варианты детализации учета
Подходит для отражения в балансе; требует настройки отчетности и счетов учета в документах
Проще всего, не меняет план счетов; ограничение — не более трех видов на счете
Для контроля вне баланса; не влияет на итоги и не требует двойной записи
Частые вопросы
Можно ли создать субсчет к субсчету, например 10.01.1?
Да, платформа поддерживает многоуровневую иерархию плана счетов. Однако глубокая вложенность усложняет настройку отчетности и анализ данных. На практике чаще ограничиваются одним уровнем субсчетов, а дальнейшую детализацию выполняют через субконто.
Почему новый субсчет не появляется в документе поступления?
Документы подставляют счета из настроек счетов учета (для номенклатуры — регистр «Счета учета номенклатуры», для расчетов — настройки счетов с контрагентами). Откройте соответствующую настройку и укажите новый субсчет для нужной номенклатурной группы, склада или вида расчетов.
Можно ли удалить созданный субсчет?
Да, если по нему нет ни одной проводки и он не используется в настройках. При наличии движений удаление невозможно — можно только пометить счет как неиспользуемый или оставить его без движений. Предопределенные типовые субсчета удалить нельзя в принципе.
Попадет ли самостоятельно созданный субсчет в бухгалтерский баланс?
Автоматически — нет. Правила заполнения регламентированной отчетности привязаны к типовым кодам счетов. Нужно вручную добавить субсчет в расшифровку соответствующей строки отчета через настройку заполнения, иначе его сальдо будет потеряно при формировании баланса.
Сколько видов субконто можно добавить к субсчету?
Не более трех — это ограничение платформы 1С:Предприятие 8 для плана счетов. Если аналитики не хватает, часть разрезов выносят в дополнительные реквизиты справочников или в отдельные регистры сведений, а не увеличивают число субконто.
Что делать, если нужно изменить субконто у субсчета с проводками?
Добавление нового субконто обычно безопасно: в старых проводках оно останется пустым, и потребуется заполнение аналитики вручную или обработкой. Удаление или замена субконто приведет к потере аналитики в существующих записях — выполняйте такие изменения только на копии базы с последующей проверкой отчетов.
Что важно запомнить
Субсчет создается в плане счетов за несколько минут: код, наименование, признаки учета и до трех видов субконто. Главные риски — не донастроенные счета учета в документах и отсутствие субсчета в правилах заполнения регламентированной отчетности. Перед изменением субсчета с движениями обязательно делайте резервную копию базы.