Учет и Финансы · 8 мин
1С Бухгалтерия: как работать с кассой
Как работать с кассой в 1С Бухгалтерии: ПКО, РКО, кассовая книга, лимит остатка, подотчётные лица и типичные ошибки кассира.
Кассовый учёт в 1С Бухгалтерии ведётся через документы «Поступление наличных» (ПКО) и «Выдача наличных» (РКО), а также отчёт «Кассовая книга». Все операции собраны в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Каждый документ формирует проводку по счёту 50 «Касса», поэтому корректное оформление приходников и расходников — основа правильного учёта наличных.
Перед началом работы убедитесь, что в программе заполнены основные реквизиты: организация, ответственные лица (руководитель, главный бухгалтер, кассир), при необходимости — несколько касс, если организация ведёт учёт по подразделениям или валютам. Эти данные подставляются в печатные формы ПКО и РКО автоматически, и их отсутствие приведёт к пустым полям в документах.
Работа с кассой в 1С тесно связана с первичными документами: нумерация ПКО и РКО должна быть сквозной и непрерывной за день, а каждый документ — подписан и подкреплён основанием (счёт, договор, заявление). Программа автоматизирует нумерацию, но ответственность за комплектность бумажных оригиналов остаётся на кассире.
Начальная настройка кассы
Откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» и проверьте данные, которые попадут в кассовые документы: наименование, ИНН, ОКПО. Затем перейдите в «Главное» → «Ответственные лица» и укажите руководителя, главного бухгалтера и кассира с датами назначения. Именно эти ФИО программа выводит в подписях ПКО, РКО и кассовой книги.
Если у организации несколько обособленных касс (например, касса в офисе и касса в торговой точке), создайте их в справочнике «Кассы» (раздел «Банк и касса» → «Кассы»). Для каждой кассы можно задать валюту и подразделение — тогда аналитика по счёту 50 будет вестись раздельно, а отчёты позволят видеть остаток по каждой кассе отдельно.
Оформление поступления наличных (ПКО)
Документ «Поступление наличных» создаётся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Поступление». В поле «Вид операции» выберите подходящий вариант: «Оплата от покупателя», «Возврат от подотчётного лица», «Получение наличных в банке», «Розничная выручка» и другие. От вида операции зависит корреспондирующий счёт и набор полей документа.
Заполните сумму, контрагента или подотчётное лицо, договор (если требуется) и поле «Принято от» — оно печатается в приходном кассовом ордере. Проверьте проводки через кнопку «Показать проводки»: типовая запись — Дт 50.01 Кт 62.01 при оплате от покупателя или Дт 50.01 Кт 71 при возврате подотчётных сумм. После проведения распечатайте ПКО кнопкой «Печать» и передайте квитанцию плательщику.
Взнос наличных с расчётного счёта
При снятии денег в банке используйте вид операции «Получение наличных в банке». Документ создаёт проводку Дт 50.01 Кт 51. Если вы загружаете выписки из банка, программа может создать этот документ автоматически по операции списания со счёта — проверьте, чтобы не получилось дубля с ручным вводом.
Оформление выдачи наличных (РКО)
Документ «Выдача наличных» создаётся аналогично — кнопка «Выдача» в журнале кассовых документов. Основные виды операций: «Выдача денежных средств подотчётному лицу», «Оплата поставщику», «Взнос наличными в банк», «Выдача заработной платы», «Возврат покупателю». В поле «Выдать» укажите ФИО получателя так, как оно записано в его документе, удостоверяющем личность.
Обязательно заполните поле «По документу» — реквизиты паспорта или иного удостоверения личности получателя. Без этого РКО не соответствует требованиям к оформлению. После проведения (типовая проводка при выдаче под отчёт — Дт 71 Кт 50.01) распечатайте ордер, получите подпись получателя и подпись кассира.
Кассовая книга и контроль остатка
Кассовая книга формируется через «Банк и касса» → «Кассовая книга». Укажите период (обычно один рабочий день, в который были кассовые операции), организацию и при необходимости кассу. Программа выведет лист кассовой книги с входящим остатком, всеми ПКО и РКО за день и исходящим остатком.
В конце каждого дня с кассовыми операциями распечатайте лист, сверьте итоговый остаток с фактическим наличием денег в сейфе и подпишите лист. Если операций в день не было, лист не формируется. Храните листы в сшитом и пронумерованном виде — это требование к ведению кассовой книги.
Как проверить результат
Совпадает с фактическим пересчётом наличных
Расхождение — ищите непроведённый или ошибочный документ
Сквозная, без пропусков и дублей за день
Пропуски или повторы номеров
Дт/Кт соответствуют виду операции
Счёт не соответствует сути операции
Работа с подотчётными лицами
Выдача денег под отчёт оформляется РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». Сотрудник должен быть заведён в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники». После того как сотрудник отчитался, бухгалтер оформляет «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»), который закрывает задолженность по счёту 71.
Контролируйте задолженность подотчётных лиц через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71» или «Анализ счёта 71». Дебетовое сальдо означает, что сотрудник должен отчитаться или вернуть деньги; кредитовое — что организация должна возместить перерасход сотруднику. Не выдавайте новые суммы под отчёт, пока сотрудник не отчитался по предыдущим.
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — проведение кассовых документов задним числом пачкой в конце месяца. Это нарушает хронологию нумерации и создаёт отрицательные остатки по кассе внутри дня. Если такая ситуация возникла, используйте отчёт «Экспресс-проверка ведения учёта» или «Анализ счёта 50» с детализацией по дням, чтобы найти день с минусом, и исправьте последовательность документов.
Вторая группа ошибок — неверный выбор вида операции. Например, возврат покупателю, оформленный как «Прочее выдача», искажает расчёты с контрагентами и не закрывает задолженность по счёту 62. Всегда выбирайте вид операции, соответствующий экономическому смыслу, и проверяйте проводку до печати ордера.
Частые вопросы по работе с кассой
Обязательно ли формировать кассовую книгу каждый день?
Лист кассовой книги оформляется только в те дни, когда были кассовые операции. Если в течение дня не было ни одного ПКО или РКО, лист не формируется. Однако ежедневная сверка остатка рекомендуется в любом случае.
Что делать, если остаток в программе не совпадает с наличными?
Сначала проверьте, все ли документы дня проведены и нет ли дублей. Затем постройте «Анализ счёта 50» за день и сопоставьте каждую проводку с бумажным ордером. Если ошибка в документе — исправьте его или оформите корректирующий документ. Расхождение, не объяснённое документами, фиксируется как недостача или излишек по результатам инвентаризации.
Можно ли вести несколько касс в одной базе?
Да. Создайте нужные кассы в справочнике «Кассы», укажите для каждой валюту и подразделение. В документах выбирайте соответствующую кассу, а кассовую книгу формируйте по каждой кассе отдельно.
Как оформить сдачу выручки в банк?
Используйте документ «Выдача наличных» с видом операции «Взнос наличными в банк» — он создаёт проводку Дт 51 Кт 50.01 (в некоторых конфигурациях через счёт 57 «Переводы в пути», если деньги зачисляются не в тот же день). Основанием служит объявление на взнос наличными.
Нужен ли лимит остатка кассы малому предприятию?
Малые предприятия и индивидуальные предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы и хранить наличные без ограничения. Решение об отказе от лимита закрепите приказом руководителя, чтобы у проверяющих не возникло вопросов.
Что важно запомнить
Касса в 1С Бухгалтерии — это ПКО, РКО и кассовая книга в разделе «Банк и касса». Проводите документы в день операции, выбирайте правильный вид операции, заполняйте поля для печатных форм и ежедневно сверяйте остаток по программе с фактическими наличными. Исправления оформляйте новыми документами, а не редактированием подписанных ордеров.