Статьи затрат в 1С Бухгалтерии: как выбрать и настроить правильно

Вопрос «какую статью затрат указать» возникает в 1С:Бухгалтерии почти при каждом документе расхода: поступлении услуг, списании материалов, начислении амортизации. От выбранной статьи зависит, на какой счёт попадут затраты, как они закроются в конце месяца и как отразятся в налоговом учёте. Ошибка в статье — одна из самых частых причин «висящих» остатков на счетах 20, 25, 26 и 44 и неверной себестоимости.

Статья затрат — это элемент одноимённого справочника, который уточняет аналитику расхода: его вид, характер для налогового учёта и способ отнесения на финансовый результат. Сама по себе статья не формирует проводок — она работает в связке со счётом затрат, подразделением и номенклатурной группой. Поэтому правильный ответ на вопрос «какая статья затрат» всегда начинается с вопроса «какой это расход по экономическому смыслу».

Ниже разобрано, какие статьи бывают, как их создавать и настраивать, какую статью выбирать в типовых ситуациях, как проверить результат после закрытия месяца и каких ошибок стоит избегать.

Что такое статья затрат и где она используется

Справочник «Статьи затрат» находится в разделе «Справочники» (в ряде конфигураций — «Главное» → «Настройки» → «Статьи затрат» или через «Все функции»). Элементы справочника подставляются в документы «Поступление (акты, накладные)», «Требование-накладная», «Принятие к учёту ОС», «Отражение зарплаты в учёте» и другие, где требуется указать, куда отнести расход.

У каждой статьи есть ключевые реквизиты: наименование, вид расхода (для налогового учёта по налогу на прибыль), а также признаки использования в бухгалтерском и налоговом учёте. Именно вид расхода определяет, попадёт ли сумма в прямые или косвенные расходы декларации по налогу на прибыль и как программа будет закрывать затратные счета.

Какие виды статей затрат бывают

Типовая поставка 1С:Бухгалтерии содержит предопределённые и рекомендуемые статьи. Условно их можно разделить на несколько групп по экономическому содержанию и по счетам, с которыми они обычно используются.

Это ориентир, а не жёсткое правило: одна и та же статья «Аренда» у производственной компании может идти на счёт 25 (цех), а у торговой — на 44 (расходы на продажу). Счёт определяется в документе, а статья лишь уточняет аналитику.

Как создать и настроить статью затрат

Если типовой статьи не хватает, создайте новую. Откройте справочник «Статьи затрат», нажмите «Создать» и заполните поля. Наименование формулируйте так, чтобы по нему было понятно содержание расхода: например, «Аренда офиса», а не просто «Аренда», если аренды несколько видов.

Главный реквизит — «Вид расхода» для налогового учёта. От него зависит, в какую строку декларации по налогу на прибыль попадёт сумма и будет ли расход признаваться. Например, для аренды офиса обычно выбирают вид, соответствующий прочим расходам, связанным с производством и реализацией; для штрафов по договорам — внереализационные расходы.

1. 1
   Откройте раздел «Справочники» → «Статьи затрат» и нажмите «Создать».
2. 2
   Введите понятное наименование, отражающее суть расхода.
3. 3
   Выберите вид расхода для налогового учёта — он определяет признание расхода по налогу на прибыль.
4. 4
   При необходимости укажите группу статей для удобной группировки в отчётах.
5. 5
   Сохраните элемент и проверьте его в тестовом документе поступления услуг.

Какую статью выбрать в типовых ситуациях

Услуги сторонних организаций

В документе «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги» укажите счёт затрат и статью. Аренда, коммунальные услуги, связь, охрана — это, как правило, косвенные расходы со счетом 26 (общехозяйственные) или 44 (у торговых организаций). Если услуга относится к конкретному производственному цеху — счёт 25.

Материалы и списание в производство

При списании материалов документом «Требование-накладная» используется статья с видом «Материальные расходы». Это прямые расходы, если материалы идут в конкретную продукцию (счёт 20 с номенклатурной группой), либо общепроизводственные, если списываются на цех в целом (счёт 25).

Зарплата и взносы

Статьи для оплаты труда и страховых взносов обычно уже настроены в способах отражения зарплаты. Проверьте, что вид расхода соответствует «Оплата труда» / «Страховые взносы», иначе взносы могут не попасть в нужную строку декларации.

Прочие и внереализационные расходы

Банковские комиссии, проценты по кредитам, штрафы, курсовые разницы относятся на счёт 91 с соответствующими статьями прочих доходов и расходов. Здесь важно не перепутать: услуги банка по расчётному обслуживанию и проценты по кредиту — разные статьи с разным налоговым режимом.

Маршрут решения

Как выбрать статью

Расход связан с конкретной продукцией или заказомСтатья с видом «Материальные расходы» или «Оплата труда», счёт 20, укажите номенклатурную группу

Расход относится к цеху или производству в целомСтатья общепроизводственного характера, счёт 25

Расход управленческий (офис, дирекция, бухгалтерия)Статья общехозяйственных расходов, счёт 26

Организация торговая, расход связан с продажамиСтатья расходов на продажу, счёт 44

Расход не связан с основной деятельностью (штрафы, проценты, курсовые разницы)Статья прочих расходов, счёт 91

Как проверить результат после закрытия месяца

Правильность выбора статей проверяется после выполнения регламентной операции «Закрытие месяца». Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 20, 25, 26 и 44: на конец месяца остатков по 25, 26 и 44 (в части, подлежащей списанию) быть не должно, а на счёте 20 остаётся только незавершённое производство, если оно предусмотрено учётной политикой.

Дополнительно сформируйте отчёт «Анализ затрат» или ОСВ по счёту с детализацией по статьям затрат. Если видите статью, по которой суммы «зависли» и не закрылись, проверьте её вид расхода и соответствие счёта учётной политике организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счетам 25, 26, 44 на конец месяца

Норма

Конечное сальдо равно нулю

Тревожный признак

Есть остаток — статья или учётная политика не позволяют закрыть счёт

Обороты по счёту 20 по статьям затрат

Норма

Прямые расходы распределены по номенклатурным группам

Тревожный признак

Суммы висят без номенклатурной группы или на служебной статье

Декларация по налогу на прибыль

Норма

Расходы попали в нужные строки (прямые/косвенные/внереализационные)

Тревожный признак

Расход отсутствует в декларации или попал не в тот раздел

Типичные ошибки при работе со статьями затрат

Чаще всего проблемы возникают не из-за самого справочника, а из-за несогласованности статьи, счёта и учётной политики. Ниже — ошибки, которые регулярно приводят к незакрытым счетам и искажённой себестоимости.

Ещё одна распространённая ситуация — копирование документов прошлых периодов без проверки аналитики. Статья, корректная год назад, могла стать неактуальной после изменения учётной политики или структуры подразделений. Перед проведением скопированного документа всегда сверяйте счёт и статью затрат.

FAQ

Где в 1С:Бухгалтерии находится справочник «Статьи затрат»?

Обычно в разделе «Справочники» → «Статьи затрат». Если пункта нет в меню, откройте его через «Все функции» (клавиши вызова зависят от режима интерфейса) — там справочник доступен всегда. В некоторых версиях путь идёт через «Главное» → «Настройки».

Можно ли удалить статью затрат, по которой уже были документы?

Физически удалить статью, на которую есть ссылки в документах, нельзя — программа не даст это сделать. Можно пометить её на удаление: тогда она перестанет предлагаться в новых документах, но исторические данные сохранятся. Это правильный способ вывести устаревшую статью из оборота.

Почему счёт 26 не закрывается при закрытии месяца?

Чаще всего причина в учётной политике: не выбран способ распределения общехозяйственных расходов или метод «директ-костинг» не включён, а база распределения не задана. Также проверьте, что по статьям на счёте 26 указан корректный вид расхода и есть обороты по счёту, на который расходы должны списываться.

Чем статья затрат отличается от статьи прочих доходов и расходов?

Статьи затрат используются для расходов основной деятельности на счетах 20–44 и влияют на себестоимость. Статьи прочих доходов и расходов применяются на счёте 91 — для операций, не связанных с основной деятельностью: проценты, штрафы, курсовые разницы, выбытие активов. У них отдельный справочник и другая логика налогового учёта.

Нужно ли заводить отдельную статью под каждого контрагента?

Нет. Статья описывает вид расхода, а не поставщика — контрагент уже указан в документе как самостоятельная аналитика. Отдельную статью заводите, только если расходы различаются по экономическому смыслу или налоговому режиму, например «Аренда офиса» и «Аренда производственного цеха».

Как понять, прямой это расход или косвенный?

Прямые расходы можно отнести на конкретную продукцию или заказ: сырьё, зарплата производственных рабочих. Косвенные относятся к деятельности в целом: аренда офиса, зарплата администрации. В 1С перечень прямых расходов для налога на прибыль настраивается в учётной политике, и программа ориентируется именно на него, а не только на вид статьи.