Учет и Финансы · 13 мин
Где в 1С Бухгалтерии установить аванс: полная инструкция
Где в 1С Бухгалтерии установить аванс: настройка счетов авансов 60.02 и 62.02, зачет аванса в документах, порядок выдачи авансов сотрудникам и типичные ошибки.
Вопрос «где в 1С Бухгалтерии установить аванс» возникает в нескольких разных ситуациях: нужно настроить счета учета авансов поставщикам и покупателям, указать зачет аванса в конкретном документе, выдать подотчетный аванс сотруднику или определить порядок начисления аванса по зарплате. В каждом случае настройка находится в своем разделе программы, и путать их нельзя — от этого зависит корректность проводок и отчетности.
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 авансы поставщикам учитываются на счете 60.02, авансы покупателей — на счете 62.02. Программа подставляет эти счета автоматически, если в настройках учетной политики и в самих документах выбран правильный способ зачета. Ручная установка требуется, когда автоматический зачет нужно отключить или когда аванс должен «повисеть» до конкретного документа отгрузки.
Ниже разобраны все основные сценарии: настройка счетов авансов в учетной политике, установка зачета аванса в документах поступления и реализации, выдача подотчетных сумм, аванс по заработной плате и проверка корректности учета. Инструкция ориентирована на типовую 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика аналогична и в других конфигурациях.
Настройка счетов авансов в учетной политике
Базовая настройка, определяющая, какие счета программа будет использовать для авансов, находится в разделе «Главное → Настройки → Учетная политика». Здесь же, в разделе «Главное → Настройки → План счетов», при необходимости можно проверить сам план счетов, но в типовой конфигурации счета 60.02 «Расчеты по авансам выданным» и 62.02 «Расчеты по авансам полученным» уже предустановлены.
Откройте учетную политику нужной организации и проверьте раздел, связанный с НДС: пункт «Порядок регистрации счетов-фактур на аванс» влияет на то, как программа будет формировать счета-фактуры на полученные авансы. Для авансов выданных важна настройка «НДС по авансам выданным» — от нее зависит, будет ли организация принимать к вычету НДС с предоплаты поставщикам.
Дополнительно проверьте раздел «Администрирование → Проведение документов»: если включен режим «Разрешить проведение без контроля остатков», программа не будет блокировать зачет аванса при расхождениях. Для большинства организаций рекомендуется оставить контроль включенным — это защищает от двойного зачета одной предоплаты.
Как установить зачет аванса в документе поступления
Когда организация платит поставщику аванс, а затем получает товар или услугу, в документе поступления нужно указать, как обработать ранее выплаченную предоплату. Откройте документ «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)» и найдите в нем ссылку «Расчеты» или поле со счетами расчетов.
В открывшейся форме доступно поле «Зачет аванса» с тремя вариантами: «Автоматически», «По документу» и «Не зачитывать». Вариант «Автоматически» заставляет программу самостоятельно найти незакрытые авансы по договору и зачесть их. «По документу» позволяет вручную указать конкретное платежное поручение, из которого берется аванс. «Не зачитывать» оставляет предоплату висеть на счете 60.02.
При выборе «По документу» появляется табличная часть «Авансы», куда кнопкой «Добавить» подбирается нужный платежный документ. Это необходимо, когда по одному договору несколько предоплат и важно зачесть именно конкретную — например, для корректного отражения НДС или валютной переоценки.
- 1Откройте документ поступления и перейдите по ссылке «Расчеты» рядом с полем договора
- 2В поле «Зачет аванса» выберите «Автоматически» или «По документу»
- 3При выборе «По документу» добавьте в таблицу нужное платежное поручение
- 4Проверьте счета: 60.01 для расчетов и 60.02 для авансов
- 5Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт») — должна быть проводка Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму зачтенного аванса
Установка аванса в документах реализации и оплаты от покупателей
Симметричная ситуация — аванс, полученный от покупателя. При поступлении оплаты на расчетный счет в документе «Банк и касса → Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата от покупателя» программа сама определяет, является ли сумма авансом: если по договору нет незакрытой задолженности, оплата уходит на счет 62.02.
В платежном документе тоже есть поле способа зачета. Если покупатель оплатил конкретную отгрузку, а программа ошибочно отнесла сумму на аванс, откройте поступление на расчетный счет и вручную измените счет расчетов с 62.02 на 62.01 либо укажите документ реализации для зачета. Обратная ситуация решается так же: чтобы оплата стала авансом, достаточно не привязывать ее к документу отгрузки.
При последующей реализации в документе «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)» действует та же логика зачета: «Автоматически», «По документу» или «Не зачитывать». При автоматическом зачете программа сформирует проводку Дт 62.02 Кт 62.01 и, если в учетной политике включено, начислит НДС с аванса и примет его к вычету при отгрузке.
Выдача аванса подотчетному лицу
Если под «установить аванс» понимается выдача денег сотруднику на хозяйственные или командировочные расходы, используется другой механизм. Зайдите в «Банк и касса → Кассовые документы» и создайте расходный кассовый ордер с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Укажите сотрудника, сумму и счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — он подставится автоматически.
При выдаче с расчетного счета используется документ «Списание с расчетного счета» с аналогичным видом операции, если деньги перечисляются на карту сотрудника. В обоих случаях программа сформирует проводку Дт 71 Кт 50 (или 51).
Закрывается подотчетный аванс документом «Покупки → Авансовый отчет», к которому прикладываются подтверждающие документы. Контролируйте остатки по счету 71 через оборотно-сальдовую ведомость: долгий «висящий» аванс без отчета — типичная претензия при проверках.
Настройка аванса по заработной плате
Аванс сотрудникам по зарплате в 1С:Бухгалтерии оформляется через ведомости. Перейдите в «Зарплата и кадры → Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»), создайте документ и в поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс». Программа рассчитает сумму исходя из настроек.
Размер аванса задается двумя способами. Первый — фиксированной суммой или процентом в карточке сотрудника: «Зарплата и кадры → Сотрудники», поле «Аванс» в разделе «Выплаты и учет затрат». Второй — расчетом за первую половину месяца через документ «Начисление за первую половину месяца», который учитывает фактически отработанное время. Выбор способа зависит от того, как порядок выплаты закреплен во внутренних документах организации.
Учтите, что при расчете аванса за первую половину месяца с него удерживается НДФЛ при фактической выплате — программа делает это автоматически в ведомости, если в настройках учета зарплаты («Главное → Настройки зарплаты») выбран соответствующий порядок.
Способы зачета аванса в документах
Программа сама подбирает незакрытые авансы по договору. Подходит для большинства случаев, но при нескольких предоплатах может зачесть не ту
Аванс зачитывается из конкретного платежного поручения. Нужен при нескольких предоплатах по одному договору и для точного учета НДС
Предоплата остается на счете 60.02/62.02. Используется, когда зачет планируется позже или расчеты ведутся по разным договорам
Проверка корректности учета авансов
После установки и зачета авансов результат проверяется стандартными отчетами. Откройте «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету» для счетов 60.02 и 62.02 — остатки покажут незакрытые предоплаты. Разверните отчет по контрагентам и договорам, чтобы увидеть детализацию.
Для контроля НДС используйте отчеты «Книга покупок» и «Книга продаж» за период, а также документ «Операции → Формирование записей книги покупок/продаж», где отдельной строкой отражаются авансы. Если аванс получен, а счет-фактура на аванс не сформирована, программа покажет это в разделе «Отчеты → Анализ учета по НДС».
Полезная проверка — отчет «Анализ субконто» по виду «Документы расчетов с контрагентами»: он показывает, какие платежные документы не закрыты отгрузками и наоборот. Расхождения здесь — первый признак того, что зачет аванса где-то установлен неверно.
Как проверить результат
Есть проводка Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму зачтенного аванса
Аванс не зачтен или зачтен дважды — сумма на 60.02 не уменьшилась
Остаток соответствует реальным незакрытым предоплатам покупателей
Висят старые суммы по договорам, где отгрузка давно выполнена
Авансовые счета-фактуры сформированы и закрыты вычетом при отгрузке
Начислен НДС с аванса, но нет вычета после реализации
Типичные ошибки при работе с авансами
Чаще всего проблемы возникают не из-за настроек, а из-за нарушения последовательности документов. Если платежное поручение введено более поздней датой, чем поступление, автоматический зачет не сработает — программа не видит аванс на момент проведения документа. Решение — перепровести документы в хронологическом порядке или использовать обработку «Проведение документов» из раздела «Операции».
Вторая распространенная ошибка — дублирование договоров у одного контрагента. Аванс оплачен по одному договору, а отгрузка оформлена по другому, поэтому автоматический зачет невозможен: аванс привязан к конкретному договору. Проверяйте договор в обоих документах перед проведением.
Третья группа ошибок — ручная правка проводок в документах. Если включить «Ручную корректировку» движений, программа перестанет контролировать зачет аванса в этом документе, и при последующих перепроведениях данные могут разойтись с отчетами по НДС.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная настройка зачета авансов безопасна в текущем открытом периоде: ошибку всегда видно в оборотно-сальдовой ведомости, и документ можно перепровести. Рискованная зона — закрытые периоды со сданной отчетностью. Любое изменение зачета аванса в прошлом квартале влияет на книгу покупок и продаж, а значит, потребует уточненной декларации по НДС.
Отдельная ситуация — валютные и уценочные авансы. При расчетах в валюте авансы не переоцениваются на отчетную дату, и ошибки в зачете приводят к искажению курсовых разниц. Если организация ведет такие расчеты, перед изменением порядка зачета стоит сверить учет с бухгалтером или специалистом по сопровождению 1С.
Также не рекомендуется массово менять способ зачета через групповую обработку без предварительной копии базы. Создайте резервную копию через «Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование» перед любыми массовыми изменениями.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Счета авансов задаются в учетной политике и подставляются автоматически, а зачет конкретного аванса устанавливается в поле «Зачет аванса» документов поступления и реализации. Подотчетные авансы оформляются кассовыми документами на счете 71, аванс по зарплате — ведомостями с видом выплаты «Аванс». Результат всегда проверяйте оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60.02 и 62.02.
Частые вопросы
Почему программа не зачитывает аванс автоматически?
Основные причины: платежный документ проведен позже документа поступления, в документах указаны разные договоры, либо в поле «Зачет аванса» выбрано «Не зачитывать». Проверьте хронологию, договор и настройку зачета, затем перепроведите документ.
Где посмотреть все незакрытые авансы по контрагенту?
Откройте «Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету», укажите счет 60.02 или 62.02 и установите отбор по контрагенту. Для детализации до платежных документов используйте отчет «Анализ субконто» с видом субконто «Документы расчетов с контрагентами».
Как отменить ошибочно зачтенный аванс?
Откройте документ поступления или реализации, в поле «Зачет аванса» установите «Не зачитывать» и перепроведите документ. Аванс вернется на счет 60.02 или 62.02 и станет доступен для зачета другим документом.
Нужно ли формировать счет-фактуру на аванс отдельно?
Да, если организация — плательщик НДС. В 1С это делается автоматически обработкой «Операции → Регистрация счетов-фактур на аванс» на основании поступлений оплаты. Порядок регистрации задается в учетной политике.
Можно ли зачесть аванс между разными договорами одного контрагента?
Штатный автоматический зачет работает только в рамках одного договора. Для переноса аванса между договорами используется документ «Операции → Корректировка долга» с видом операции «Перенос задолженности».
Где установить размер аванса по зарплате для всех сотрудников сразу?
Индивидуальный размер задается в карточке каждого сотрудника в поле «Аванс». Если аванс рассчитывается за фактически отработанное время, фиксированные суммы не нужны — используется документ «Начисление за первую половину месяца» перед формированием ведомости на выплату.