Как оформить авансовый отчет в 1С 8

Авансовый отчет в 1С 8 закрывает расчеты с подотчетными лицами: сотрудник получил деньги из кассы или на карту, потратил их на нужды компании и должен отчитаться документами. В программе для этого предусмотрен документ «Авансовый отчет», который формирует проводки по счету 71 и списывает суммы на затраты, материалы или расчеты с поставщиками.

Документ есть во всех основных конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:ERP. Дальше описан порядок работы на примере 1С:Бухгалтерия 8.3, но логика в других решениях схожа: сначала выдача аванса, затем отчет, затем урегулирование остатка или перерасхода.

Ошибки в авансовых отчетах приводят к зависшим остаткам на счете 71, спорам с сотрудниками и вопросам при проверках. Поэтому важно не только правильно заполнить документ, но и контролировать взаиморасчеты с подотчетными лицами после его проведения.

Подготовка: что должно быть настроено до оформления отчета

Прежде чем вводить авансовый отчет, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Сотрудник должен быть заведен в справочнике «Физические лица» и привязан к организации, иначе его нельзя будет выбрать в поле «Подотчетное лицо». Также проверьте, что в учетной политике и настройках плана счетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — в типовой конфигурации он задан по умолчанию.

Если сотруднику выдавались деньги на карту, обратите внимание на настройку учета расчетов с подотчетными лицами. В современных релизах 1С:Бухгалтерии перечисление на карту оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу», и счет учета может быть 71 или 57.03 в зависимости от способа выдачи. От этого зависит, какие авансы программа предложит подобрать в отчете.

Выдача аванса подотчетному лицу

Выдача наличных оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы»). Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите сотрудника, сумму и основание. После проведения формируется проводка Дт 71 Кт 50.

Выдача на банковскую карту оформляется документом «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу». Укажите сотрудника, сумму и назначение платежа. Проводка будет Дт 71 Кт 51 либо через счет 57.03, если используется перевод через реестр. Точный счет зависит от настроек и способа перечисления.

Проверить, какие авансы числятся за сотрудником, можно через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» или «Анализ счета 71» в разрезе сотрудников. Это полезно делать перед вводом отчета, чтобы понимать, какую сумму сотрудник должен закрыть.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» — «Кассовые документы» — «Создать» — «Расходный кассовый ордер».
2. 2
   Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу».
3. 3
   Укажите организацию, сотрудника, сумму и основание выдачи.
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 71 Кт 50.
5. 5
   При необходимости распечатайте РКО по форме КО-2.

Создание и заполнение документа «Авансовый отчет»

Документ находится в разделе «Покупки» — «Авансовые отчеты» (в некоторых интерфейсах — «Банк и касса» — «Авансовые отчеты»). Нажмите «Создать», укажите организацию и подотчетное лицо. Дата документа должна быть не раньше даты выдачи аванса и, как правило, соответствовать дате фактического представления отчета сотрудником.

На вкладке «Авансы» нажмите «Добавить» и выберите документ оплаты, по которому выдавались деньги. Программа подставит сумму аванса. Если авансов было несколько, добавьте все — тогда отчет закроет их суммарно. Можно также использовать кнопку подбора, чтобы программа сама нашла незакрытые авансы по сотруднику.

Далее заполняются вкладки по содержанию расходов. Вкладка «Оплата» предназначена для подтвержденных расходов: билеты, гостиница, канцтовары по чекам — указывается дата, номер документа, содержание и счет затрат. Вкладка «Товары» — для приобретенных материалов и товаров, которые должны быть оприходованы на склад. Вкладка «Оплата поставщикам» — если сотрудник оплатил счет контрагента из подотчетных средств: тогда сумма зачтется в расчеты с поставщиком.

Для командировочных расходов (суточные, проживание, проезд) в типовой 1С:Бухгалтерии используется та же вкладка «Оплата», а суточные вводятся отдельными строками с соответствующей статьей затрат. В конфигурациях с кадровым блоком командировка может оформляться отдельным документом, и авансовый отчет подтягивает данные из него.

Удобно вводить строки расходов строго по приложенным чекам и БСО: одна строка — один документ. Так проще сверять отчет с оригиналами и объяснять расходы при проверке, а не разбирать сводную сумму задним числом.

Проводки и налоговый учет

После проведения документ формирует проводки в зависимости от заполненных вкладок. Типовая картина: по вкладке «Оплата» — Дт счета затрат (10, 26, 44 и т.д.) Кт 71; по вкладке «Товары» — Дт 10 или 41 Кт 71; по вкладке «Оплата поставщикам» — Дт 60 Кт 71. Закладка «Авансы» сама проводок не создает, она связывает отчет с ранее выданными суммами.

Если в расходах есть НДС (например, сотрудник купил материалы у поставщика-плательщика НДС), налог выделяется в строке документа, но принять его к вычету по авансовому отчету можно только при наличии счета-фактуры или БСО с выделенным НДС. Чек с выделенным НДС без счета-фактуры права на вычет, как правило, не дает — сумма НДС тогда относится на расходы или списывается по правилам вашей учетной политики.

Проверка результата и урегулирование остатка

После проведения отчета сформируйте «Анализ счета 71» по сотруднику. Если выданный аванс больше подтвержденных расходов — остается дебетовое сальдо: сотрудник должен вернуть остаток в кассу (приходный кассовый ордер, Дт 50 Кт 71) или на расчетный счет. Если расходы больше аванса — кредитовое сальдо: организация должна выплатить сотруднику перерасход через РКО или перечисление на карту.

Проверьте также корректность счетов затрат и аналитики: подразделение, статья затрат, номенклатурная группа. Ошибка в аналитике не всегда заметна по проводкам, но искажает управленческую и налоговую отчетность. Распечатайте унифицированную форму АО-1 или произвольную печатную форму авансового отчета, если она требуется для подписи сотрудником и бухгалтерией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счету 71 по сотруднику

Норма

Соответствует реальной задолженности: остаток к возврату или перерасход к выплате

Тревожный признак

Отрицательное дебетовое сальдо или суммы, которым нет документального объяснения

Проводки документа

Норма

Кт 71 по всем строкам расходов, корректные счета затрат и аналитика

Тревожный признак

Пустая аналитика, неверный счет затрат, НДС без документа

Вкладка «Авансы»

Норма

Все выданные авансы подобраны и закрыты отчетом

Тревожный признак

Аванс не подобран — он зависнет как неотчетная сумма

Типичные ошибки при оформлении авансовых отчетов

Самая распространенная проблема — отчет введен, а аванс в учете не отражен. Возникает кредитовое сальдо по 71 счету, хотя фактически деньги выдавались. Причина обычно в том, что выдачу оформили не тем видом операции (например, «Прочее списание» вместо «Перечисление подотчетному лицу»), и программа не видит аванс для подбора.

Вторая группа ошибок — налоговые: принятие НДС к вычету без счета-фактуры, включение в расходы сумм без подтверждающих документов, неверный выбор статьи затрат. Третья — организационные: один сотрудник отчитывается за покупки другого, отчеты вводятся задним числом массово, остатки по 71 счету годами не урегулируются.

Печать формы АО-1 и хранение документов

Из документа доступна печать авансового отчета по унифицированной форме АО-1 (кнопка «Печать»). Форма АО-1 перестала быть обязательной, организация вправе разработать собственный бланк, но типовая форма удобна и привычна для проверяющих. В 1С можно подключить внешнюю печатную форму, если требуется свой шаблон.

К распечатанному отчету прикладываются оригиналы чеков, БСО, билетов и счетов-фактур. Подписывают документ сотрудник, главный бухгалтер и руководитель. В электронном документообороте допустимо хранение сканов, но оригиналы БСО и чеков на бумаге рекомендуется сохранять в течение установленных сроков хранения первичных документов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить авансовый отчет, если деньги сотруднику не выдавались?

Да, если сотрудник потратил собственные средства на нужды организации. Тогда вкладка «Авансы» не заполняется, и после проведения образуется кредитовое сальдо по счету 71 — задолженность организации перед сотрудником. Ее нужно погасить выдачей из кассы или перечислением на карту.

Почему программа не подбирает аванс на вкладке «Авансы»?

Чаще всего выдача оформлена неподходящим видом операции (например, «Прочее списание» или «Выплата зарплаты») либо аванс уже закрыт другим отчетом. Проверьте документ выдачи и обороты по счету 71 по этому сотруднику. При необходимости исправьте вид операции в документе выдачи и перепроведите его.

Как отразить покупку товаров подотчетным лицом, чтобы они попали на склад?

Используйте вкладку «Товары» авансового отчета: укажите номенклатуру, количество, цену и склад. После проведения товары будут оприходованы проводкой Дт 10 (41) Кт 71 без отдельного документа поступления. Отдельный документ «Поступление товаров и услуг» в этом случае создавать не нужно.

Что делать с перерасходом по авансовому отчету?

Перерасход (кредитовое сальдо по счету 71) выплачивается сотруднику: оформите расходный кассовый ордер с операцией «Возврат подотчетному лицу» / выдачу подотчетному лицу либо перечисление на карту. После выплаты сальдо закроется. Задерживать выплату не стоит — это задолженность организации перед работником.

Можно ли принять НДС к вычету по кассовому чеку из авансового отчета?

Как правило, для вычета НДС требуется счет-фактура или БСО с выделенной суммой налога. Обычный кассовый чек без счета-фактуры основанием для вычета не является. В таком случае НДС включается в стоимость расходов или списывается согласно учетной политике.

Как исправить ошибку в уже проведенном авансовом отчете?

Если период не закрыт, откройте документ, внесите исправления и перепроведите. Если отчетный период закрыт и данные сданы, корректировку лучше оформлять новым документом текущей датой или сторнирующими операциями, чтобы не нарушать уже сформированную отчетность.