Авансовый отчет в 1С 8: как правильно заполнить

Авансовый отчет в 1С 8 (конфигурации «Бухгалтерия предприятия», «Комплексная автоматизация», ERP) оформляется одноименным документом, который закрывает расчеты с подотчетным лицом: списывает выданные деньги на приобретенные товары, оплаченные услуги, командировочные и представительские расходы. Документ находится в разделе «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» (в ряде конфигураций — «Покупки» или «Казначейство»).

Прежде чем заполнять отчет, убедитесь, что подотчетному лицу деньги действительно выданы: проведен документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или «Списание с расчетного счета» на карту сотрудника. Без этого взаиморасчеты по счету 71 не сойдутся, и программа покажет отрицательное сальдо.

Ниже — пошаговое заполнение каждой вкладки документа, проверка результата и разбор типичных ошибок, из-за которых авансовый отчет не проводится или искажает учет.

Что подготовить перед заполнением авансового отчета

Для корректного проведения документа нужны: действующий сотрудник в справочнике «Сотрудники» (или «Физические лица»), оформленная выдача аванса, первичные документы — кассовые и товарные чеки, БСО, накладные, акты, билеты. Сотрудник должен быть привязан к организации, от имени которой ведется учет.

Проверьте, что в учетной политике и настройках плана счетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а для командировочных и представительских расходов настроены статьи затрат. Если сотрудник отчитывается по корпоративной карте, выдача должна быть отражена как перечисление на карту, а не через кассу.

Контрольные точки

Что проверить до начала работы

Выдача аванса

Норма

Проведен РКО или списание с расчетного счета на сотрудника

Тревожный признак

Документа выдачи нет — по 71 счету возникнет отрицательное сальдо

Карточка сотрудника

Норма

Физлицо и сотрудник заведены, организация совпадает

Тревожный признак

Сотрудник не выбирается в документе

Первичные документы

Норма

Чеки и накладные на имя организации, даты в пределах периода

Тревожный признак

Чеки без реквизитов или на физлицо без подтверждения

Создание документа и заполнение шапки

Откройте «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» и нажмите «Создать». В шапке укажите организацию (если в базе их несколько), сотрудника-подотчетника и дату отчета. Поле «Аванс» или таблица «Выданные авансы» подтянет документы выдачи: выберите РКО или списание с расчетного счета, из которого сотрудник получил деньги.

Если авансов было несколько, добавьте каждый документ отдельной строкой. Программа суммирует выданное и сопоставит с итогом отчета. Не заполняйте эту таблицу «вручную» суммой без ссылки на документ — тогда проводки по закрытию аванса не сформируются корректно.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» → «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника
3. 3
   В таблице авансов укажите документы выдачи денег
4. 4
   Заполните вкладки по видам расходов
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»

Вкладка «Оплата»: расходы без документов поставщика

Вкладка «Оплата» (в некоторых версиях — «Оплата поставщикам») предназначена для случаев, когда сотрудник оплатил что-то поставщику напрямую: услуги связи, госпошлину, работы по акту. Здесь указывается контрагент, договор, сумма и счет учета затрат.

Для каждой строки выберите контрагента из справочника — если его нет, создайте по реквизитам из чека или счета. Счет расходов подставляется по настройкам статьи затрат, но его можно изменить вручную. Если оплата относится к НДС, укажите ставку и сумму налога, при наличии счета-фактуры зарегистрируйте его отдельно.

Вкладка «Товары»: покупка материалов и товаров

На вкладке «Товары» отражают приобретение номенклатуры: канцелярии, материалов, инвентаря, ГСМ по чекам. Каждая строка — это позиция номенклатуры с количеством, ценой и счетом учета (10.01 для материалов, 41 для товаров, 10.03 для топлива).

Номенклатуру выбирайте из справочника; для разовых покупок допустимо использовать обобщенные позиции вида «Канцелярские товары», если это не противоречит учетной политике. Обязательно укажите документ-основание: номер и дату чека или накладной — эти данные попадут в печатную форму АО-1.

Вкладка «Расходы»: командировочные и представительские затраты

Вкладка «Расходы» закрывает затраты без поступления номенклатуры: суточные, проживание, проезд, представительские расходы, почтовые услуги. Для каждой строки указывается статья затрат и подразделение — от этого зависит, на какой счет (26, 44, 25) попадет сумма.

Суточные по командировке обычно оформляются отдельным документом «Командировка» (в ЗУП или при включенном функционале), но в простых конфигурациях их вносят прямо в авансовый отчет строкой расходов без подтверждающего документа — норма суточных для налогового учета ограничена, превышение облагается НДФЛ.

Возврат неиспользованного аванса и перерасход

Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток он возвращает в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Сам авансовый отчет возврат не оформляет — он только фиксирует сумму расхода.

Перерасход (сотрудник потратил больше аванса) после проведения отчета образует кредиторскую задолженность организации перед сотрудником. Ее выплачивают через РКО «Выплата подотчетному лицу» или перечислением на карту. Не оставляйте перерасход висеть — при инвентаризации расчетов это вызовет вопросы.

Проверка результата после проведения

После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Должны сформироваться проводки Дт 10 (26, 41, 44) — Кт 71 на суммы расходов. Затем постройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с детализацией по сотрудникам: сальдо по подотчетнику должно равняться реальному остатку невозвращенного аванса или перерасходу.

Для бумажного архива распечатайте унифицированную форму АО-1 (или форму, утвержденную учетной политикой) кнопкой «Печать». К отчету прикладываются оригиналы чеков и накладных, документ подписывается сотрудником и бухгалтером.

Частые вопросы

Почему авансовый отчет не проводится?

Чаще всего не заполнено обязательное поле: сотрудник, счет учета в строке, статья затрат или документ выдачи аванса. Программа выводит сообщение с указанием проблемной строки — проверьте подсвеченные поля. Также документ не проведется, если дата отчета попадает в закрытый период.

Можно ли оформить один отчет на несколько выданных авансов?

Да. В таблице выданных авансов добавьте все документы выдачи (РКО, списания с расчетного счета). Программа суммирует их и сопоставит с итоговой суммой расходов по отчету.

Как отразить покупку по корпоративной карте?

Сначала оформите списание с расчетного счета с операцией «Перечисление подотчетному лицу» на карту сотрудника. Затем в авансовом отчете выберите этот документ как источник аванса и заполните расходы по чекам как обычно.

Что делать, если сотрудник потерял чек?

Расход без подтверждающего документа нельзя принять в налоговом учете. Варианты: запросить дубликат чека у продавца, оформить служебную записку и списать сумму за счет прибыли, либо удержать сумму с сотрудника как невозвращенный аванс. Решение фиксируется приказом руководителя.

Как исправить ошибку в уже проведенном отчете?

Если период открыт — отмените проведение, исправьте и проведите заново. Если период закрыт, внесите исправление корректировочным документом или сторнирующей операцией текущей датой, чтобы не менять данные прошлых отчетных периодов.