Учет и Финансы · 12 мин
Как списать канцтовары в 1С 8.3
Как списать канцтовары в 1С 8.3: документ «Требование-накладная», списание через авансовый отчёт, счета учёта 10.09 и 26, проверка проводок и типичные ошибки.
Канцелярские товары в бухгалтерском учёте относятся к материально-производственным запасам и до момента передачи в использование числятся на складе. Пока ручки, бумага и папки лежат на остатках, их нельзя отнести на расходы — нужен документ списания, который зафиксирует передачу конкретному сотруднику или подразделению. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого предусмотрено несколько рабочих сценариев в зависимости от того, как канцтовары попали в организацию.
Чаще всего применяются два пути: списание документом «Требование-накладная» (если товары оприходованы на склад) и отражение покупки сразу в расходы через авансовый отчёт (если сотрудник купил канцтовары за подотчётные деньги и они сразу переданы в работу). Реже используется документ «Списание товаров» — он подходит для порчи и утери, а не для плановой выдачи в подразделения.
Ниже разобраны оба основных способа с точными действиями, настройкой счетов учёта, проверкой проводок и типичными ошибками, из-за которых канцтовары «зависают» на остатках или расходы не принимаются в налоговом учёте.
Как определить, какой документ использовать
Выбор документа зависит от того, где числятся канцтовары в программе. Если при покупке вы оформили «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Товары» или «Материалы» — остатки легли на счёт 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» или 10.01 «Сырьё и материалы», и списывать их нужно с этого счёта требованием-накладной.
Если сотрудник купил канцтовары за наличные под отчёт и они сразу пошли в работу (например, куплена бумага для принтера в день поездки), проще отразить покупку в авансовом отчёте сразу на счёт затрат. Промежуточное оприходование на склад в этом случае не обязательно, хотя некоторые организации в учётной политике требуют проводить всё через склад — тогда авансовый отчёт ставит товары на 10.09, а дальше оформляется требование-накладная.
Отдельная ситуация — порча, утеря, инвентаризационная недостача. Здесь используется документ «Списание товаров» или «Инвентаризация товаров на складе», а расходы относятся на 91.02 «Прочие расходы» или на виновное лицо. Путать его с плановой выдачей в подразделения нельзя: налоговая и проверяющие иначе трактуют такие операции.
Как выбрать действие
Способ 1: списание через «Требование-накладную»
Это стандартный и самый корректный способ передачи материалов со склада в подразделение. Документ находится в разделе «Склад» → «Требования-накладные» (в некоторых релизах — в разделе «Производство»). Создайте новый документ кнопкой «Создать».
На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру: бумагу, ручки, папки и прочее. Укажите количество и склад списания. Счёт учёта подставится автоматически из регистра «Счета учёта номенклатуры» — обычно это 10.09. Если счёт не подставился или подставился неверный, проверьте настройку счетов учёта для данного вида номенклатуры (ссылка «Счета учёта» в форме документа или в карточке номенклатуры).
Ключевая вкладка — «Счёт затрат». Здесь укажите счёт, куда уйдёт стоимость канцтоваров: для офисных расходов это обычно 26 «Общехозяйственные расходы», для торговых организаций — 44 «Расходы на продажу», для производственных подразделений — 25. Также заполните подразделение-получателя и статью затрат с видом «Материальные расходы» — от этого зависит корректное закрытие месяца и признание расходов в налоговом учёте.
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» → «Создать»
- 2На вкладке «Материалы» добавьте канцтовары, укажите количество и склад
- 3Проверьте счёт учёта материалов (обычно 10.09)
- 4На вкладке «Счёт затрат» укажите счёт 26 (или 25, 44), подразделение и статью затрат с видом «Материальные расходы»
- 5Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для проверки проводок
- 6Распечатайте форму М-11 при необходимости подписи материально ответственных лиц
После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» и убедитесь, что сформирована проводка Дт 26 (иной счёт затрат) — Кт 10.09 на сумму списанных материалов. Стоимость рассчитывается по методу оценки МПЗ, заданному в учётной политике — обычно ФИФО или по средней. Если сумма в проводке нулевая, значит, на складе нет остатка по этой номенклатуре — проверьте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.09».
Способ 2: списание через авансовый отчёт
Когда сотрудник покупает канцтовары самостоятельно за выданные под отчёт деньги, покупка оформляется документом «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»). Есть два варианта его заполнения.
Первый вариант — через вкладку «Товары»: канцтовары оприходуются на счёт 10.09, а затем отдельно списываются требованием-накладной. Этот путь выбирают, если учётная политика требует складского учёта всех МПЗ или если часть купленного остаётся на складе про запас.
Второй вариант — вкладка «Оплата» (в некоторых релизах — «Прочее»): здесь указывается содержание расхода, сумма и счёт затрат сразу, например 26. Проводка будет Дт 26 — Кт 71, минуя склад. Это допустимо, когда ценности сразу потребляются и их дальнейшее складское движение не контролируется. Закрепите выбранный подход в учётной политике, чтобы применять его единообразно.
Настройка счетов учёта и статей затрат
Корректность проводок наполовину зависит от предварительной настройки. Откройте карточку номенклатуры канцтовара и проверьте ссылку «Счета учёта номенклатуры»: для материалов должен быть задан счёт 10.09 (или 10.01). Настройка может действовать на конкретную позицию, вид номенклатуры, склад или всю организацию — программа выбирает наиболее приоритетную запись.
Статья затрат в требовании-накладной должна иметь вид расхода «Материальные расходы» — только тогда при закрытии месяца сумма корректно попадёт в налоговый учёт как материальные. Если выбрать статью с видом, не принимаемым для налогового учёта, расход уйдёт только в бухгалтерский, и возникнет постоянная разница.
Для организаций на УСН «доходы минус расходы» дополнительно проверьте, что расходы по материалам отражаются в книге учёта доходов и расходов: на УСН материальные расходы признаются после оплаты поставщику. Если канцтовары куплены, но не оплачены, в КУДиР они попадут только после оплаты.
Оформите требование-накладную за нужный период
Проверьте только статью затрат и подразделение
Сверьте ОСВ по 10.09 и документы поступления
Проверка результата и печать документов
После проведения документа выполните три контрольные проверки. Первая — проводки по кнопке «Дт/Кт» в самом документе. Вторая — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.09 с детализацией по номенклатуре: остаток по списанным позициям должен уменьшиться на выданное количество. Третья — анализ счёта 26 (или 44) за период: сумма канцтоваров должна быть видна по соответствующей статье затрат.
Для документального оформления выдачи распечатайте унифицированную форму М-11 — она доступна по кнопке «Печать» в требовании-накладной. Форму подписывают лицо, отпустившее материалы, и получатель. Если организация утвердила собственную форму в учётной политике, используйте её.
При закрытии месяца убедитесь, что регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» и «Закрытие счёта 44» отработала без ошибок. Если канцтовары списаны на 26-й счёт с подразделением, для которого не настроено распределение, сумма может «зависнуть» на конце месяца — проверьте справку-расчёт «Себестоимость выпущенной продукции» и обороты по счёту.
Как проверить результат
Дт 26/25/44 — Кт 10.09 на сумму списания
Проводок нет или счёт затрат не заполнен
Остаток уменьшился на выданное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Счёт 26/44 закрыт полностью
На счёте затрат осталось сальдо
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — списание без остатка на складе. Программа проведёт документ, но сумма будет нулевой или возникнет отрицательный остаток, если отключён контроль остатков. Перед списанием сверьтесь с ОСВ по счёту 10.09 и убедитесь, что поступление канцтоваров проведено тем же периодом или раньше.
Вторая ошибка — неверная статья затрат. Если выбрать статью с видом «Не принимаемые к налоговому учёту», расходы по канцтоварам не попадут в декларацию по налогу на прибыль, хотя в бухучёте всё будет корректно. Всегда проверяйте вид расхода в карточке статьи затрат.
Третья группа ошибок — дублирование: канцтовары списаны и через авансовый отчёт на затраты, и через требование-накладную. В результате расход задваивается, а на складе образуется отрицательный остаток. Перед списанием убедитесь, что по этой партии уже не отражён расход другим документом.
Особые ситуации: порча, недостача, личное использование
Если канцтовары испорчены (залита бумага, сломан ламинатор) или выявлена недостача, оформите документ «Инвентаризация товаров на складе», а затем на его основании — «Списание товаров». Счёт списания — 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на 91.02 (если виновник не установлен) или 73.02 (если ущерб взыскивается с сотрудника).
Передача канцтоваров сотруднику в личное пользование — это уже не хозяйственная операция, а реализация или безвозмездная передача с возможным НДФЛ и НДС. Не маскируйте такие операции обычным списанием на затраты — при проверке это трактуется как занижение налоговой базы.
Что важно запомнить
Плановую выдачу канцтоваров со склада оформляйте требованием-накладной со счётом затрат 26/25/44 и статьёй «Материальные расходы». Покупки подотчётных лиц отражайте в авансовом отчёте — на склад или сразу в расходы по учётной политике. Порчу и недостачу проводите через инвентаризацию и списание на 94-й счёт. После каждого списания проверяйте проводки, ОСВ по 10.09 и закрытие затратных счётов.
Часто задаваемые вопросы
На какой счёт оприходовать канцтовары при поступлении?
Чаще всего используют счёт 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», реже — 10.01 «Сырьё и материалы». Конкретный счёт закрепляется в настройке счетов учёта номенклатуры и учётной политике. Главное — применять один счёт единообразно, чтобы не дробить остатки.
Можно ли списать канцтовары сразу на расходы, минуя склад?
Да, если они приобретены подотчётным лицом и сразу использованы — отразите их в авансовом отчёте на вкладке «Оплата» сразу на счёт затрат. Также допустимо при поступлении от поставщика указывать в документе сразу счёт затрат вместо 10.09, но такой подход должен быть закреплён в учётной политике.
Почему требование-накладная проводится с нулевой суммой?
Причина — отсутствие остатка по указанной номенклатуре на складе списания. Проверьте ОСВ по счёту 10.09 с отбором по складу и позиции: возможно, поступление не проведено, оформлено на другой склад или количество уже выдано ранее.
Какой статьёй затрат списывать канцтовары?
Создайте или выберите статью затрат с видом расхода «Материальные расходы» — тогда сумма корректно признается в налоговом учёте по налогу на прибыль. Название статьи может быть произвольным, например «Канцелярские расходы» — важен именно вид расхода в карточке.
Нужно ли распечатывать форму М-11?
Унифицированная форма М-11 не обязательна — организация вправе использовать собственную форму, утверждённую в учётной политике. Но документальное оформление передачи материалов с подписями отпустившего и получившего лиц необходимо для подтверждения расходов.
Как исправить ошибочное списание прошлого периода?
Если период ещё не закрыт и отчётность не сдана, откорректируйте или отмените проведение документа и перепроведите закрытие месяца. Если отчётность сдана, исправление оформляется текущей датой через корректировку или сторнирующий документ — при уменьшении расходов прошлого года может потребоваться уточнённая декларация.