Как сделать акт сверки взаиморасчетов в 1С

Акт сверки взаиморасчетов — документ, в котором две организации фиксируют состояние расчетов на определенную дату: сколько отгружено, сколько оплачено и есть ли задолженность. В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт формируется автоматически на основании проведенных документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.

Стандартный отчет «Акт сверки взаиморасчетов» доступен в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0), а также в 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация. Путь к нему немного отличается в зависимости от конфигурации, но логика заполнения везде одинаковая: выбирается организация, контрагент, договор и период сверки.

Перед формированием акта важно убедиться, что в базе проведены все документы за сверяемый период: поступления, реализации, платежные поручения, взаимозачеты и корректировки. Если какой-то документ не проведен или проведен задним числом после сверки, расхождения с данными контрагента практически гарантированы.

Где находится акт сверки в 1С и что нужно подготовить

В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки находится в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов». Также документ доступен из карточки контрагента по ссылке «Сверка расчетов». В 1С:Управление торговлей 11 путь выглядит как «Продажи» (или «Закупки») → «Акты сверки расчетов». Если пункта меню не видно, проверьте права пользователя и включенные функциональные опции.

Перед созданием акта подготовьте три вещи. Во-первых, уточните у контрагента период сверки — обычно это квартал, полугодие или год, иногда месяц. Во-вторых, определите, по какому договору сверяетесь: если с контрагентом несколько договоров, акт формируется отдельно по каждому либо сводно по всем — это задается настройкой. В-третьих, проведите закрытие периода или хотя бы убедитесь, что все операции введены.

Пошаговое создание акта сверки в 1С:Бухгалтерия 8.3

Откройте раздел «Покупки» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать». В новом документе последовательно заполните поля: организация (от чьего имени сверка), контрагент, договор (или оставьте пустым для сверки по всем договорам), период сверки. Также укажите валюту — по умолчанию рубли.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета». Программа автоматически подберет все проведенные документы расчетов с этим контрагентом за указанный период: реализации, поступления, платежи, взаимозачеты, корректировки долга. Табличная часть разделится на две части — «По данным организации» и «По данным контрагента» (вторая заполняется вручную после получения ответа).

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
4. 4
   Проверьте сальдо на начало и конец периода, сопоставьте с отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»
5. 5
   Запишите документ и сформируйте печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов»
6. 6
   Отправьте акт контрагенту и дождитесь подписанного экземпляра или данных о расхождениях

После заполнения обязательно сверьте итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62, 76 в разрезе этого контрагента и договора. Суммы должны совпасть до копейки. Если в акте сальдо отличается от ОСВ — значит, в сверку попали лишние документы или, наоборот, что-то не подтянулось из-за неверного договора в документе.

Настройки заполнения: по договору, по всем договорам, с расшифровкой

В документе акта есть несколько параметров, влияющих на результат. Флажок «Разбить по договорам» позволяет сформировать сводный акт по всем договорам контрагента — в табличной части появится колонка с договором. Это удобно, когда с контрагентом несколько договоров, а сверку запросили одну общую.

Опция вывода счетов-фактур и детализации документов определяет, насколько подробным будет акт. Для контрагента обычно достаточно стандартного перечня: дата, номер документа, сумма дебета и кредита. Если контрагент просит детализацию по накладным и счетам-фактурам — проверьте, что в документах корректно заполнены номера и даты, именно они выводятся в акт.

Сравнение вариантов сверки

По одному договору

Подходит, когда расчеты ведутся строго в разрезе договоров. Ограничение: при нескольких договорах придется формировать несколько актов.

Сводно по контрагенту

Удобно для общей сверки задолженности. Ограничение: при расхождениях сложнее локализовать проблемный договор.

Через отчет «Анализ расчетов»

Подходит для внутренней предварительной проверки перед сверкой, но не заменяет подписываемый акт.

Проверка результата перед отправкой контрагенту

Сформированный акт нельзя отправлять «как есть» без контроля. Минимальная проверка включает три точки: сальдо на начало периода (должно совпадать с сальдо прошлой сверки, если она была), обороты за период и конечное сальдо. Любое расхождение сальдо на начало сразу сигнализирует, что в прошлом периоде что-то поменялось — например, документ провели задним числом.

Дополнительно пройдитесь по табличной части глазами: нет ли документов с нулевыми суммами, дублей, документов не того договора. Частая ситуация — в акт попадает предоплата, которая по договору должна зачитываться отдельно, или наоборот, не попадает взаимозачет, оформленный документом «Корректировка долга».

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущей сверки и с ОСВ

Тревожный признак

Отличается — в прошлом периоде провели или изменили документ задним числом

Конечное сальдо

Норма

Равно сальдо по счетам 60/62/76 в разрезе контрагента и договора

Тревожный признак

Не сходится — проверьте договоры в документах и непроведенные операции

Состав документов

Норма

Все реализации, поступления и оплаты периода присутствуют по одному разу

Тревожный признак

Есть дубли, пропуски или документы чужого договора

Печать и отправка акта контрагенту

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов». В типовой форме выводятся реквизиты организации и контрагента, период, таблица оборотов и итоговое сальдо с расшифровкой «долг контрагента» или «наш долг». Перед печатью проверьте, что в карточках организации и контрагента заполнены наименования, ИНН, адреса — эти данные подставляются в шапку.

Акт можно отправить контрагенту на бумаге в двух экземплярах, через ЭДО (если оператор поддерживает неформализованные документы) или сканом по электронной почте для предварительной сверки. Юридическую силу имеет подписанный обеими сторонами экземпляр — скан без подписи годится только для рабочего согласования.

Работа с расхождениями после ответа контрагента

Контрагент может вернуть акт с расхождениями: у него есть документы, которых нет у вас, или наоборот. В этом случае заполните в акте часть «По данным контрагента» (вручную или отметив спорные строки) и начните разбирательство по каждой разнице. Типичные причины: непроведенный документ, разница в датах (документ попал в разные периоды у сторон), ошибка в номере или сумме, неучтенный возврат или взаимозачет.

Исправления вносятся в учет только документально — нельзя просто «подправить цифру в акте». Если не хватает документа — запросите его у контрагента и введите в базу. Если ошибка в вашем документе — оформите корректировку. После устранения всех разногласий сформируйте акт заново и подпишите финальную версию.

Особенности в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация акт сверки формируется аналогично, но документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделах продаж или закупок. Там же есть возможность сверки по заказам и накладным с детализацией до номенклатуры — полезно для торговых компаний, где споры идут по конкретным поставкам.

В 1С:ЗУП акт сверки с контрагентами не используется — там сверяются расчеты с сотрудниками и фондами другими отчетами. Если в вашей конфигурации типового акта нет или форма не устраивает, внешнюю печатную форму может подключить программист через механизм дополнительных отчетов и обработок.

Удобно завести правило: перед квартальной сверкой сначала формировать «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 60 и 62 в разрезе контрагентов и выборочно сверять крупные суммы. Так большинство расхождений обнаруживается до отправки акта, а не после ответа контрагента.

Частые вопросы

Что делать, если акт сверки заполнился пустым?

Чаще всего причина в том, что в документах указан другой договор или другая организация. Проверьте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 60 или 62 с отбором по контрагенту: если обороты там есть, сравните договор в актах и в документах. Также убедитесь, что документы проведены и попадают в указанный период.

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем договорам контрагента?

Да. В акте сверки оставьте поле «Договор» пустым или включите настройку разбивки по договорам — программа подтянет расчеты по всем договорам выбранного контрагента и сгруппирует строки. Итоговое сальдо при этом покажет общую задолженность.

Обязателен ли акт сверки по закону?

Нет, унифицированной обязательной формы акта сверки не существует, и его составление — добровольная практика. Однако подписанный акт подтверждает признание долга и прерывает течение срока исковой давности, поэтому регулярная сверка защищает обе стороны.

Почему сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?

Возможные причины: в акт попали документы другого договора, часть документов не проведена, есть ручные операции по счетам расчетов, которые акт не подбирает, либо документы проведены после формирования акта. Сверьте период, договор и перепроведите документы за период.

Как отразить в акте данные контрагента при расхождениях?

В документе акта сверки есть вторая часть таблицы — «По данным контрагента». Заполните ее вручную по акту, полученному от контрагента, или отметьте спорные строки. Программа покажет итоговое расхождение, по которому ведется дальнейшее разбирательство.

Можно ли отправить акт сверки через ЭДО?

Да, если ваша программа подключена к оператору ЭДО, акт можно отправить как неформализованный документ. Контрагент получит его в своей системе и сможет подписать электронной подписью — такой документ имеет юридическую силу наравне с бумажным.