Как ИП занести товар в 1С: пошаговая инструкция

Занести товар в 1С — базовая операция, без которой ИП не сможет продавать через кассу, формировать накладные и видеть остатки на складе. Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям в учёте: товар «висит» в минусе, цены не совпадают с витриной, а отчётность не сходится с фактическими остатками.

Процедура состоит из двух логических частей: создание карточки номенклатуры (описание товара в справочнике) и оприходование — постановки товара на склад документом. Вторая часть обязательна: просто создать карточку недостаточно, количество на остатках появится только после проведения документа поступления или оприходования.

Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций — «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Розница» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая.

Подготовка: что настроить до ввода первого товара

Перед тем как заводить номенклатуру, проверьте базовые настройки программы. Убедитесь, что создана организация с правильной системой налогообложения (УСН, патент, ОСНО) — от этого зависит, какие ставки НДС будут доступны в карточках товаров. Для ИП на УСН «доходы» НДС обычно не применяется, и ставку в карточке выбирают «Без НДС».

Создайте хотя бы один склад в справочнике «Склады» (или «Структурные единицы» в УНФ). Если у вас один магазин — достаточно одного склада типа «Розничный» или «Оптовый». Для розничной торговли с автоматической кассой важно, чтобы склад был привязан к кассе ККМ.

Также заранее определите вид цен: «Розничная», «Закупочная», «Оптовая». Цены хранятся отдельно от карточки товара и задаются документом «Установка цен номенклатуры», поэтому без созданного вида цен товар будет продаваться по нулевой цене.

Создание карточки номенклатуры

Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УНФ — «Компания» → «Номенклатура», в Рознице — «Справочники» → «Номенклатура»). Нажмите «Создать». Программа предложит выбрать тип номенклатуры: «Товар», «Услуга», «Работа», «Подарочный сертификат». Для физического товара выбирайте «Товар» (в некоторых конфигурациях — «Запас»).

Заполните обязательные поля:

• Наименование — как товар будет отображаться в документах и чеках. Пишите понятно: «Кружка керамическая 350 мл синяя», а не «Кружка 1».
• Единица измерения — шт., кг, м, упак. От неё зависит возможность дробного количества.
• Ставка НДС — «Без НДС» для ИП на УСН, либо соответствующая ставка при ОСНО.
• Артикул — внутренний код поставщика или ваш собственный, удобен для поиска.
• Штрихкод — вводится на отдельной вкладке или кнопкой «Штрихкод», можно отсканировать сканером.

Для группировки ассортимента создайте папки (группы номенклатуры): «Одежда», «Обувь», «Аксессуары». Это упростит отчёты и инвентаризацию. Не плодите карточки-дубли: перед созданием нового товара воспользуйтесь поиском по наименованию и штрихкоду.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите тип «Товар» («Запас»)
3. 3
   Заполните наименование, единицу измерения и ставку НДС
4. 4
   Введите штрихкод сканером или вручную
5. 5
   Укажите артикул и группу для удобства поиска
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть»

Оприходование: как поставить товар на остаток

Есть два основных сценария постановки товара на склад. Если товар куплен у поставщика — используйте документ «Поступление товаров и услуг» (в УНФ — «Приходная накладная»). В документе укажите контрагента-поставщика, склад, добавьте товары с количеством и ценой закупки. После проведения на остатках появится количество, а в учёте — задолженность перед поставщиком.

Если товар уже был куплен раньше, до начала работы в 1С, или приход оформить не от кого — используйте «Оприходование запасов» (в Рознице — «Оприходование товаров»). Этот документ просто добавляет количество на склад по указанной себестоимости, без контрагента и долга.

Третий вариант — ввод начальных остатков при первом запуске программы. В УНФ это делается через «Начало работы» → «Ввод начальных остатков», где товары заносятся отдельной таблицей с указанием склада и себестоимости. Этот способ предпочтителен при переходе с другой программы или с «бумажного» учёта.

Каким документом заносить товар

Поступление товаров (приходная накладная)

Товар куплен у поставщика и нужно учесть долг и документы. Подходит для регулярных закупок.

Оприходование запасов

Товар уже есть, поставщика указывать не нужно. Подходит для разового занесения фактических остатков.

Ввод начальных остатков

Первый запуск программы или переход с другого учёта. Позволяет занести весь ассортимент одной операцией.

Установка цен продажи

После оприходования задайте розничную цену, иначе чек пробьётся с нулевой суммой. Откройте «Цены номенклатуры» (или документ «Установка цен номенклатуры»), создайте новый документ, выберите вид цен «Розничная» и заполните таблицу товарами. Удобный приём — кнопка «Заполнить по ценам закупки» с наценкой в процентах: программа сама рассчитает цену продажи от себестоимости.

Цены действуют с даты документа. Если вы установили цену вчерашним числом, а оприходование провели сегодня — продажа пройдёт корректно. Обратная ситуация (цена позже поступления) тоже допустима, но в промежутке между датами товар будет продаваться по нулевой цене.

Особые случаи: маркировка, ЕГАИС и весовой товар

Если вы торгуете обувью, одеждой, духами, шинами или другими маркируемыми товарами, в карточке номенклатуры включите признак «Маркируемый товар» и укажите товарную группу системы «Честный знак». При поступлении коды маркировки загружаются из УОТ (универсального передаточного документа) через ЭДО либо сканируются вручную. Продажа маркированного товара без сканирования кода DataMatrix на кассе — нарушение, за которое предусмотрены штрафы.

Для алкоголя карточка товара должна быть связана с классификатором ЕГАИС (АП — алкогольная продукция). Поступление подтверждается через УТМ ЕГАИС по накладной от поставщика; вручную оприходовать алкоголь нельзя — остатки попадут в декларацию с расхождением.

Весовой товар (сыры, колбасы, овощи) заводится с единицей измерения «кг» и, при наличии весов с печатью этикеток, с указанием PLU-кода для выгрузки в весы. Штрихкод такого товара формируется весами и содержит вес, поэтому в карточке 1С фиксированный штрихкод обычно не задают.

Проверка результата и типичные ошибки

После занесения проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УНФ — «Запасы», в Рознице — «Товары на складах»): товар должен отображаться с нужным количеством на правильном складе. Пробейте тестовый чек в режиме пробития без оплаты или проверьте подбор товара в РМК (рабочем месте кассира) — товар должен находиться по штрихкоду и по наименованию, с корректной ценой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на складе

Норма

Количество в отчёте совпадает с фактическим

Тревожный признак

Товара нет в отчёте или количество отрицательное

Поиск на кассе

Норма

Товар находится по штрихкоду, цена подставляется автоматически

Тревожный признак

Сканер «не видит» товар или цена равна нулю

Ставка НДС в чеке

Норма

В чеке «Без НДС» для УСН или корректная ставка

Тревожный признак

НДС в чеке не соответствует системе налогообложения

Если обнаружили дубль номенклатуры, не удаляйте карточку, по которой уже есть движения. Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (в разделе «Администрирование») — она заменит дубль во всех документах на основную карточку. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы.

При большом ассортименте не заводите товары по одному — используйте загрузку из Excel через встроенную обработку «Загрузка данных из табличного документа». Подготовьте файл с колонками «Наименование, Артикул, Штрихкод, Цена закупки, Цена продажи, Количество» и загрузите пакетно: это экономит часы ручного ввода и снижает число опечаток.

FAQ

Можно ли занести товар в 1С без документа поступления?

Можно — через документ «Оприходование запасов» или ввод начальных остатков. Но без какого-либо документа количество на складе не появится: карточка в справочнике хранит только описание товара, а не его наличие.

Что делать, если товар на кассе пробивается с нулевой ценой?

Проверьте документ «Установка цен номенклатуры»: цена должна быть установлена для того вида цен, который привязан к вашему складу или магазину, и датой не позже даты продажи. Также убедитесь, что сама карточка товара и вид цен не помечены на удаление.

Как занести товар, купленный до регистрации ИП?

Используйте «Оприходование запасов» с указанием фактической себестоимости по сохранившимся чекам. Сохраните подтверждающие документы о покупке — они понадобятся, если налоговая запросит обоснование стоимости товаров.

Обязательно ли ИП указывать штрихкод у каждого товара?

Нет, штрихкод не обязателен. Но если товар продаётся через кассу со сканером, отсутствие штрихкода замедляет работу кассира и повышает риск ошибок. Для товаров без заводского штрихкода можно сгенерировать внутренний код прямо из 1С и распечатать этикетки.

Как исправить ошибку в уже проведённом поступлении?

Откройте документ, нажмите «Ещё» → «Отменить проведение», исправьте данные и проведите заново. Если по товару уже были продажи, после перепроведения проверьте остатки — возможно, потребуется перепровести и последующие документы. Перед массовыми исправлениями сделайте резервную копию базы.