Торговля и Склад · 10 мин
Возврат товара поставщику: какие документы оформлять в 1С
Какие документы оформить в 1С при возврате товара поставщику: возврат товаров поставщику, корректировка поступления, счёт-фактура, УПД и проводки.
Возврат товара поставщику в 1С оформляется документом «Возврат товаров поставщику», который создаётся на основании документа поступления. Документ списывает товар со склада, формирует задолженность поставщика перед покупателем и служит основанием для корректировки НДС. В зависимости от ситуации дополнительно могут понадобиться корректировка поступления, счёт-фактура на возврат или УПД.
Порядок оформления зависит от причины возврата: брак, пересорт, нарушение сроков поставки, возврат нереализованного товара по договору или возврат в рамках обратной продажи. От причины зависит, кто выставляет счёт-фактуру и как отражается операция в учёте НДС. Ошибка в выборе схемы приводит к расхождениям в книге покупок и книге продаж.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурации «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP». В «1С:Бухгалтерии 8» логика аналогична, но часть документов называется иначе — отличия отмечены отдельно.
Какие документы нужны при возврате товара поставщику
Минимальный комплект в 1С — это документ «Возврат товаров поставщику» и связанный с ним документ поступления. Документ возврата находится в разделе «Закупки» (в УТ 11 и КА 2) или «Покупки» (в БП 3.0). Он списывает товары со склада, уменьшает задолженность перед поставщиком или формирует дебиторскую задолженность поставщика по возврату денег.
Кроме основного документа, в зависимости от ситуации оформляются: корректировка поступления (при возврате части товара по претензии), счёт-фактура выданный (при обратной реализации), счёт-фактура полученный корректировочный (при возврате брака), расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта — если поставщик возвращает деньги. Для обоснования возврата перед поставщиком используются претензия, акт о браке или акт расхождений.
Как оформить документ «Возврат товаров поставщику»
Самый надёжный способ — создать возврат на основании документа поступления. Откройте «Приобретение товаров и услуг», по которому товар был принят, и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, номенклатуру, цены и ставки НДС из исходного документа.
В табличной части откорректируйте количество: оставьте только возвращаемые позиции и укажите фактическое количество возврата. Проверьте цены — возврат должен идти по ценам поступления, иначе возникнет разница в расчётах с поставщиком и в стоимости списываемых запасов.
На вкладке «Дополнительно» или в шапке укажите способ компенсации: зачёт аванса, уменьшение долга по поступлению или возврат денежных средств. От этого выбора зависит, какая задолженность сформируется в учёте и как потом закрывать операцию платёжным документом.
- 1Откройте документ поступления, по которому принят товар
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 3Скорректируйте количество и оставьте только возвращаемые позиции
- 4Проверьте цены, ставки НДС и склад списания
- 5Укажите порядок компенсации: зачёт долга или возврат денег
- 6Проведите документ и проверьте движения по регистрам и проводки
- 7Оформите счёт-фактуру или корректировку поступления по ситуации
НДС при возврате: кто выставляет счёт-фактуру
Возврат брака, недопоставки, пересорта
Если товар возвращается из-за претензии к качеству или количеству, право собственности по сути не переходило в спорной части. В этом случае поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру на уменьшение. Покупатель в 1С оформляет «Корректировку поступления» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» или отражает возврат и регистрирует полученный корректировочный счёт-фактуру. НДС по возвращённому товару сторнируется из вычетов.
Возврат качественного товара по договору
Если покупатель возвращает качественный товар, право собственности на который перешло (например, нереализованные остатки по договору поставки), это обратная реализация. Покупатель начисляет НДС и на основании документа возврата выставляет счёт-фактуру поставщику. В 1С счёт-фактура выданный создаётся кнопкой «Выписать счёт-фактуру» в документе возврата.
Если покупатель применяет УСН или не является плательщиком НДС, счёт-фактуру он не выставляет. Тогда поставщик оформляет корректировочный счёт-фактуру на основании документов возврата. Этот момент нужно согласовать с контрагентом заранее, чтобы документы сторон сошлись.
Две схемы оформления НДС
Поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру, покупатель оформляет корректировку поступления. Подходит, когда право собственности не переходило или товар не принят.
Покупатель выставляет обычный счёт-фактуру на возврат и начисляет НДС. Подходит для возврата качественного товара, принятого на учёт, по условиям договора.
Проводки и движения документа возврата
В «1С:Бухгалтерии» документ «Возврат товаров поставщику» формирует проводки по дебету счёта 60 (или 76.02 при расчётах по претензиям) и кредиту счёта 41 — списание товара по учётной стоимости. При обратной реализации дополнительно начисляется НДС: Дт 90.03 Кт 68.02, а выручка отражается по Дт 62 (или 76) Кт 90.01.
В УТ 11 и КА 2 документ делает движения по регистрам товаров на складах, расчётов с поставщиками и себестоимости. Бухгалтерские проводки формируются при отражении в регламентированном учёте. Проверьте, что склад списания совпадает со складом, на котором числится товар, иначе возникнут отрицательные остатки.
Если товар возвращается частично, а по поступлению уже был зачтён аванс, следите за корректностью зачёта: возврат уменьшает долг по поступлению, и излишне зачтённый аванс может «повиснуть». Сверку с поставщиком после возврата лучше выполнить сразу актом сверки взаиморасчётов.
Как проверить результат
Товар списан, отрицательных остатков нет
Минус по номенклатуре в отчёте «Остатки товаров»
Долг уменьшен или сформирована дебиторка по возврату
Сумма возврата не отразилась в расчётах
НДС сторнирован или начислен по верной схеме
Запись отсутствует или продублирована
Особые ситуации: комиссия, УПД, возврат прошлых периодов
Если товар принят по договору комиссии (вы — комиссионер), право собственности принадлежит комитенту, и возврат оформляется документом «Возврат товаров комитенту», а не поставщику. Счёт-фактура при этом не выставляется, так как реализации нет.
Если поступление оформлено универсальным передаточным документом (УПД), при возврате качественного товара покупатель выставляет свой УПД или счёт-фактуру на обратную реализацию. При возврате по претензии поставщик высылает корректировочный УПД, который регистрируется в 1С как корректировка поступления.
Возврат товара, принятого в прошлом отчётном периоде, оформляется тем же документом возврата текущей датой. Корректировка НДС попадает в период возврата: при обратной реализации — в книгу продаж текущего квартала, при корректировке — корректировочный счёт-фактура отражается периодом его получения. Перед проведением убедитесь, что прошлый период не закрыт для редактирования датой запрета.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — оформление возврата «вручную» без связи с поступлением. Такой документ не уменьшает задолженность по конкретному поступлению, цены могут отличаться от закупочных, а НДС не скорректируется автоматически. Всегда создавайте возврат на основании поступления или подбирайте документ-основание в шапке.
Вторая ошибка — неверный выбор схемы НДС: покупатель выставляет счёт-фактуру на возврат брака, хотя должен был получить корректировочный от поставщика. В результате НДС начисляется лишний раз, а у поставщика возникает несоответствие в отчётности. Перед оформлением зафиксируйте причину возврата в претензии или допсоглашении.
Третья группа проблем — расхождения с поставщиком по суммам и количеству. Возврат должен совпадать с актом расхождений или претензией, которую подтвердил поставщик. После проведения всех документов сформируйте акт сверки и убедитесь, что обе стороны видят одинаковую задолженность.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ поступления находится в закрытом периоде?
Да. Документ возврата создаётся текущей датой и ссылается на поступление прошлого периода, редактировать само поступление не нужно. Проверьте только, что дата запрета редактирования не мешает проведению возврата, а корректировка НДС отражается в текущем отчётном периоде.
Чем возврат товаров поставщику отличается от корректировки поступления?
Возврат — это физическая отгрузка товара обратно: он списывает остатки со склада и формирует расчёты. Корректировка поступления изменяет суммы и количество исходного документа на бумаге без движения товара. При возврате брака часто нужны оба: возврат для склада и корректировка для НДС по корректировочному счёту-фактуре поставщика.
Кто выставляет счёт-фактуру, если покупатель на УСН?
Покупатель на УСН счёт-фактуру не выставляет, даже при возврате качественного товара. Поставщик в этом случае оформляет корректировочный счёт-фактуру на основании документов возврата и отражает корректировку у себя. Схему стоит письменно согласовать с контрагентом.
Как оформить возврат денег от поставщика за возвращённый товар?
После проведения возврата у поставщика возникает задолженность перед вами. Поступление денег оформляется документом «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от поставщика», который закроет эту дебиторскую задолженность.
Нужна ли накладная ТОРГ-12 на возврат?
Для передачи товара поставщику оформляется товаросопроводительный документ: накладная по форме ТОРГ-12 или УПД со статусом «1». В 1С печатная форма выводится из документа возврата. Если стороны работают с ЭДО, достаточно электронного УПД, подписанного обеими сторонами.
Что делать, если поставщик не согласен с возвратом?
Документ в 1С можно провести на основании акта о браке или претензии с расчётами через счёт 76.02 «Расчёты по претензиям». Но без подтверждения поставщика высок риск спора по НДС и взаиморасчётам, поэтому сначала направьте претензию и получите письменное согласие или мотивированный отказ.
Что важно запомнить
Возврат оформляется документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления. Схема НДС зависит от причины: брак и недопоставка — корректировочный счёт-фактура от поставщика, качественный товар — счёт-фактура покупателя на обратную реализацию. После проведения проверьте остатки, расчёты и книгу покупок или продаж, а затем выполните сверку с поставщиком.