Торговля и Склад · 11 мин
Возврат товара поставщику в 1С: как оформить правильно
Как оформить возврат товара поставщику в 1С: создание документа, корректировка долга, проводки, НДС, типичные ошибки и проверка результата в УТ и КА.
Возврат товара поставщику — стандартная операция в оптовой и розничной торговле: брак, пересорт, поставка сверх заказа, возврат по условиям договора. В конфигурациях 1С «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и «ERP Управление предприятием» для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров поставщику», который корректно списывает товар со склада и уменьшает задолженность перед контрагентом.
Ошибки при оформлении возврата приводят к зависшим остаткам на складе, искажению взаиморасчётов и проблемам с НДС — особенно если возврат проходит в другом налоговом периоде, чем поступление. Поэтому важно не просто ввести документ, а выбрать правильный способ создания и проверить результат по отчётам.
Ниже разобран порядок действий на примере «1С:Управление торговлей 11» — в КА 2 и ERP 2 логика и названия документов практически совпадают. Отдельно рассмотрены возврат комиссионного товара, корректировка долга, учёт НДС и типичные ошибки.
Когда нужен документ «Возврат товаров поставщику»
Документ используется всякий раз, когда ранее оприходованный товар физически уезжает обратно к поставщику: обнаружен брак при приёмке или в процессе хранения, поставщик отгрузил лишнее количество или не ту номенклатуру, договор предусматривает возврат нереализованных остатков. Во всех этих случаях товар уже принят на учёт, значит, просто «не проводить поступление» нельзя — нужен именно возврат.
Если несоответствие выявлено в момент приёмки и товар ещё не оприходован, ситуация проще: расхождения фиксируются прямо в документе поступления (в УТ 11 — механизмом расхождений после приёмки), и отдельный возврат не требуется. Критерий выбора простой: проведено ли поступление и стоит ли товар на остатках склада.
Как выбрать способ оформления
Создание возврата на основании поступления
Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте документ «Приобретение товаров и услуг», по которому товар был принят, и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически перенесёт поставщика, договор, склад, организацию и табличную часть с ценами из поступления — это исключает расхождения цен между приходом и возвратом.
Если возвращается не вся поставка, отредактируйте табличную часть: удалите лишние строки или измените количество. Цены менять, как правило, не нужно — возврат должен идти по ценам поступления, иначе возникнет разница во взаиморасчётах, которую придётся объяснять и дополнительно списывать.
Если документ поступления найти не удаётся (например, он в другой информационной базе или введён некорректно), возврат можно создать вручную: раздел «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать». В этом случае внимательно заполните поставщика, договор, склад и цены — именно ручной ввод чаще всего становится источником ошибок.
- 1Найдите документ «Приобретение товаров и услуг», по которому принят товар
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 3Проверьте поставщика, договор, склад и организацию в шапке
- 4Оставьте в табличной части только возвращаемые позиции и укажите фактическое количество
- 5Убедитесь, что цены совпадают с ценами поступления
- 6Проверьте вкладку с расчётами: сумма возврата должна уменьшить долг перед поставщиком
- 7Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД для сопровождения товара
- 8Проверьте результат по отчётам «Остатки товаров» и «Взаиморасчёты с поставщиками»
Проверка склада, цен и табличной части
Перед проведением сверьте склад в шапке документа с фактическим местом хранения товара. Если товар лежит на другом складе, чем указан в поступлении, программа либо не даст провести документ (при включённом контроле остатков), либо сформирует отрицательный остаток по одному складу и зависший — по другому. При необходимости сначала оформите «Перемещение товаров» на правильный склад.
Проверьте, что количество в возврате не превышает свободный остаток: часть товара могла быть уже продана или списана. Отчёт «Остатки и доступность товаров» покажет реальную картину. Если товара не хватает, возвращайте фактическое количество, а разницу согласовывайте с поставщиком отдельно.
Взаиморасчёты и корректировка долга
Проведённый возврат автоматически уменьшает кредиторскую задолженность перед поставщиком на сумму возвращённого товара. Если поставка была предоплачена, после возврата образуется дебиторская задолженность поставщика — он должен либо вернуть деньги, либо зачесть сумму в счёт следующих поставок. Зачёт оформляется документом «Зачёт задолженности» или происходит автоматически при проведении следующего поступления, в зависимости от настроек расчётов.
Если поставщик вернул деньги на расчётный счёт, проверьте, что поступление оплаты корректно закрыло долг по возврату: в отчёте «Ведомость расчётов с партнёрами» по этому контрагенту не должно оставаться «висящих» сумм. Разноска оплаты вручную потребуется, если автоматическое распределение отключено.
НДС при возврате товара поставщику
С позиции НДС возврат товара поставщику обычно оформляется как обратная реализация: покупатель выставляет поставщику счёт-фактуру на возвращаемый товар и начисляет НДС. В 1С счёт-фактура создаётся на основании документа возврата — по ссылке внизу документа или через кнопку создания счёта-фактуры.
Ранее принятый к вычету НДС по исходной поставке при этом корректируется: в книге покупок отражается уменьшение вычета на сумму возвращённого товара. Если возврат проходит в том же квартале, что и поступление, корректировка обычно происходит автоматически при формировании книги покупок. Если периоды разные — проверьте, как программа отразила корректировку, и при необходимости привлеките бухгалтера для проверки декларации.
Отдельный случай — возврат товара поставщиком, применяющим УСН или не являющимся плательщиком НДС. Тогда счёт-фактура на возврат не выставляется, а НДС не начисляется. Логика зависит от налогового статуса обеих сторон, поэтому спорные ситуации лучше согласовать с бухгалтером до проведения документов.
Проверяйте дату возврата: она должна соответствовать фактической отгрузке товара поставщику. Возврат, проведённый «задним числом» в уже закрытом периоде, изменит НДС и себестоимость прошлого квартала — это может потребовать уточнённой декларации и пересчёта регламентных операций.
Возврат комиссионного товара и тары
Товар, принятый на комиссию, не является собственностью покупателя, поэтому его возврат комитенту оформляется отдельным документом «Возврат товаров комитенту» (в разделе, связанном с комиссионной торговлей), а не обычным возвратом поставщику. Такой документ списывает товар с учёта комиссионных остатков и не влияет на взаиморасчёты по закупкам и НДС по реализации.
Возврат многооборотной тары (поддоны, ящики, контейнеры) оформляется в той же накладной возврата отдельными строками с видом номенклатуры «Тара» либо отдельным документом — в зависимости от настроек учёта тары. Перед возвратом убедитесь, что тара числится на балансе: если она учитывалась забалансово, проводки будут другими.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения возврата обязательно выполните контроль по отчётам. Это занимает пару минут, но позволяет поймать ошибку до закрытия периода, когда исправлять её сложнее.
Как проверить результат
Количество по возвращённой номенклатуре уменьшилось на сумму возврата, отрицательных остатков нет
Появился минус по складу или остаток не изменился
Долг уменьшился на сумму возврата или появилась дебиторка при предоплате
Одновременно висят дебиторская и кредиторская задолженность по одному договору
Дт 60 Кт 41 на сумму возврата, корректная аналитика
Проводки по неожиданным счетам или сумма не совпадает с накладной
Счёт-фактура на возврат создан, вычет скорректирован
Счёт-фактура отсутствует или НДС не отражён
Наиболее частые проблемы связаны не с самим документом, а с окружающими данными: неверный склад, разные договоры в поступлении и возврате, изменённые цены. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ поступления удалён или не найден?
Да, создайте «Возврат товаров поставщику» вручную из раздела «Закупки». Заполните поставщика, договор, склад и цены по первичным документам (накладной поставщика). После проведения обязательно сверьте взаиморасчёты, так как без связи с поступлением программа не сможет автоматически сопоставить цены.
Что делать, если поставщик прислал корректировочный счёт-фактуру вместо оформления возврата?
Если по согласованию с поставщиком уменьшение поставки оформляется корректировкой, в 1С используется документ «Корректировка приобретения» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон», а не возврат. Он уменьшит количество, стоимость и НДС по исходному поступлению. Выбор между возвратом и корректировкой определяется условиями договора и моментом обнаружения расхождения — согласуйте его с бухгалтером.
Как вернуть товар, если он уже частично продан?
Вернуть можно только фактический остаток на складе. Проверьте доступное количество отчётом «Остатки и доступность товаров», укажите в возврате именно его. Проданную часть вернуть поставщику нельзя — по ней вопрос решается с поставщиком в претензионном порядке вне учётной системы.
Почему после возврата в отчётах по расчётам висит и дебиторская, и кредиторская задолженность?
Чаще всего возврат и поступление относятся к разным объектам расчётов: разным договорам, заказам или накладным. Проверьте аналитику в обоих документах и приведите её к одному объекту расчётов. Если исправить документы нельзя, используйте «Зачёт задолженности» для сворачивания встречных долгов.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате товара поставщику на УСН?
Если поставщик не является плательщиком НДС, счёт-фактура на возврат, как правило, не выставляется и НДС не начисляется. Однако если вы сами плательщик НДС и ранее принимали вычет по этой поставке, порядок корректировки зависит от конкретной ситуации — согласуйте оформление с бухгалтером до проведения документа.
Как оформить возврат в 1С:Бухгалтерии, а не в УТ?
В «1С:Бухгалтерии» логика та же: документ «Возврат товаров поставщику» создаётся на основании поступления (раздел «Покупки»). Отличия только в интерфейсе и наборе отчётов — взаиморасчёты проверяются оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 60 с аналитикой по контрагенту и договору.
Что важно запомнить
Возврат поставщику оформляйте документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления — так совпадут цены, договор и склад. После проведения проверьте остатки склада, взаиморасчёты по отчётам и счёт-фактуру на возврат. Комиссионный товар возвращайте отдельным документом, а возврат задним числом в закрытом периоде согласовывайте с бухгалтером.