Торговля и Склад · 11 мин
Возврат поставщику в 1С: как правильно отразить в учете
Как оформить возврат товара поставщику в 1С 8.3: документ «Возврат товаров поставщику», проводки, НДС, корректировка и возврат аванса. Пошаговая инструкция.
Возврат товара поставщику — типовая хозяйственная операция: брак, несоответствие комплектации, пересорт, возврат по условиям договора. В 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров поставщику», который сторнирует остатки на складе, формирует задолженность поставщика и корректирует НДС.
Главная ошибка начинающих пользователей — оформлять возврат через документ «Реализация товаров и услуг» или ручные операции. Такой подход искажает складские остатки, ломает взаиморасчеты и приводит к ошибкам в декларации по НДС. Правильный путь — всегда использовать профильный документ возврата, созданный на основании поступления.
Ниже разобраны основные сценарии: возврат по качеству и по договору, работа с НДС, возврат аванса, исправление ошибок и контроль результата. Инструкция актуальна для конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация — названия кнопок могут незначительно отличаться, но логика идентична.
Какие бывают ситуации возврата и какой документ выбрать
Прежде чем создавать документ, определите природу операции — от этого зависит порядок отражения в учете и налоговые последствия. Основных сценариев четыре: возврат некачественного товара, возврат излишне поставленного товара, возврат по условиям договора (например, нереализованные остатки) и возврат перечисленного аванса при отмене заказа.
Для первых трех случаев используется документ «Возврат товаров поставщику». Для возврата аванса, когда товар вообще не поступал, документ возврата не нужен — достаточно зафиксировать поступление денег от поставщика и закрыть задолженность по договору.
Как выбрать действие
Оформление документа «Возврат товаров поставщику»
Самый надежный способ — создать возврат на основании исходного поступления. Откройте нужный документ «Поступление товаров и услуг», нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подтянет контрагента, договор, склад, номенклатуру, цены и счета учета — это исключает расхождения между поступлением и возвратом.
Если возвращаете не весь товар, откорректируйте табличную часть: удалите лишние строки и укажите фактическое возвращаемое количество. Цены оставьте те же, что в поступлении, — возврат по другой цене создаст разницу во взаиморасчетах, которую придется списывать отдельно.
Проверьте ключевые реквизиты перед проведением: склад (товар должен списаться именно с того склада, где числится), договор с поставщиком, счета учета расчетов (обычно 60.01). Проведите документ и посмотрите движения по кнопке «Дт/Кт».
- 1Найдите исходный документ «Поступление товаров и услуг»
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 3Скорректируйте количество и состав возвращаемых позиций
- 4Проверьте склад, договор и счета учета
- 5Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Убедитесь, что остаток на складе уменьшился, а по 60 счету возникла дебиторская задолженность поставщика
Проводки и отражение в учете
При проведении документа программа формирует стандартный набор проводок. Списание товара со склада отражается по дебету счета расчетов с поставщиком и кредиту счета учета товаров: Дт 60.01 — Кт 41.01 (в рознице — 41.02). Задолженность становится дебиторской: теперь поставщик должен вам деньги или обязан поставить замену.
Если организация применяет общую систему налогообложения, одновременно корректируется НДС — об этом подробнее в следующем разделе. В управленческих конфигурациях (УТ 11, КА) дополнительно формируются движения по регистрам товаров на складах и расчетов с партнерами, что видно в отчетах «Ведомость по товарам на складах» и «Расчеты с партнерами».
Важный нюанс для розницы: если товар учитывается по продажным ценам со счетом 42 «Торговая наценка», программа автоматически сторнирует наценку по возвращаемому количеству. Проверьте это в проводках — при ручном создании документа наценка иногда не подхватывается.
НДС при возврате поставщику
По НДС действует правило: покупатель, принявший товар к учету и заявивший вычет, при возврате восстанавливает НДС. С 2019 года применяется механизм, при котором поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру, а покупатель регистрирует его и уменьшает вычет. В 1С это реализовано через документ «Корректировка поступления» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» или автоматически — в зависимости от настроек программы.
Практический порядок такой: после проведения возврата получите от поставщика корректировочный счет-фактуру и зарегистрируйте его в базе. В 1С:Бухгалтерии это делается на основании документа возврата или через журнал счетов-фактур. Сумма НДС попадет в книгу продаж как восстановленная, уменьшив вычеты периода.
Если товар возвращается в том же квартале, что и поступление, и вычет еще не заявлялся, ситуация проще: достаточно не принимать к вычету возвращенную часть. Следите, чтобы возврат и корректировка НДС попали в один налоговый период — это избавит от пояснений при камеральной проверке.
Возврат аванса поставщиком
Отдельная ситуация — когда товар не поступил вовсе, а перечисленный аванс поставщик возвращает. Здесь документ возврата товаров не создается: отражается только движение денег. Поступление возвращенной суммы оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от поставщика» (в УТ — «Возврат денежных средств от поставщика»).
После проведения зачтите задолженность: аванс, числящийся по дебету 60.02, должен закрыться. В Бухгалтерии это происходит автоматически при указании того же договора, либо через документ «Корректировка долга» (операция «Перенос задолженности» или зачет аванса), если счета учета разошлись.
Не забудьте про НДС с аванса: если вы принимали к вычету НДС с перечисленного аванса, при его возврате этот вычет нужно восстановить. В 1С восстановление выполняется регламентной операцией «Формирование записей книги продаж» при закрытии месяца — программа сама находит возвращенные авансы, если расчеты закрыты корректно.
Корректировка поступления вместо возврата
Частая путаница: пользователь оформляет возврат там, где нужна корректировка. Если поставщик ошибся в накладной (количество, цена) и товар физически не перемещается, правильный инструмент — «Корректировка поступления», а не возврат. Возврат означает физическую отгрузку товара обратно; корректировка — только исправление учетных данных.
Документ корректировки также создается на основании поступления. В нем указываются значения «до изменения» и «после изменения», и программа формирует разницу по проводкам и НДС. Именно на основании корректировки поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру.
Возврат или корректировка
Товар физически отгружается обратно. Списываются складские остатки, возникает дебиторская задолженность поставщика.
Товар не перемещается, исправляются только количество или цены в учете. Основание для корректировочного счета-фактуры.
Искажает обороты по выручке и НДС, портит статистику продаж. Применять только если возврат по договору юридически оформлен как обратная продажа.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов выполните контрольную сверку. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60» с детализацией по контрагенту: по договору не должно остаться «висящих» сумм ни по дебету, ни по кредиту, если расчеты завершены. Проверьте складской отчет — возвращенный товар должен исчезнуть из остатков без образования отрицательных значений.
Сверьте НДС: сформируйте книгу покупок и книгу продаж за период и убедитесь, что корректировочный счет-фактура отражен, а сумма восстановленного налога соответствует возвращенному товару. Полезно также сделать акт сверки с поставщиком — расхождения лучше найти до сдачи отчетности.
Как проверить результат
Сальдо нулевое или равно реальной задолженности по другим операциям
«Висят» суммы по дебету или кредиту после завершения расчетов
Возвращенное количество списано, отрицательных остатков нет
Товар остался на остатках или ушел в минус
Корректировочный счет-фактура отражен, НДС уменьшен на сумму возврата
НДС по возвращенному товару остался в вычетах
Обороты и сальдо совпадают с данными контрагента
Расхождения по сумме возврата или оплат
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ поступления находится в закрытом периоде?
Да, но возврат создавайте текущей датой, а не датой поступления. «Создать на основании» работает и для документов закрытых периодов — само поступление при этом не изменится. Если период закрыт датой запрета редактирования, проверьте, что дата возврата позже запрета.
Что делать, если поставщик вернул деньги частями?
Каждое поступление денег оформляйте отдельным документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от поставщика» по тому же договору. Дебиторская задолженность по 60 счету будет уменьшаться по мере поступлений, а остаток долга всегда виден в ОСВ.
Как вернуть товар, если счет-фактура от поставщика так и не получена?
Сам возврат оформляется независимо от счета-фактуры — проводите документ на основании поступления. НДС в этом случае вы и не принимали к вычету, поэтому восстанавливать нечего: достаточно отразить уменьшение стоимости товара и задолженности. Корректировочный счет-фактура потребуется, только если вычет был заявлен.
Почему при проведении возврата программа пишет о нехватке товара на складе?
Причины обычно две: товар уже продан или перемещен на другой склад, либо в документе указан не тот склад. Сформируйте отчет «Остатки товаров на складах» по номенклатуре, найдите фактическое место хранения и исправьте склад в возврате. Если товара физически нет, оформляйте не возврат, а корректировку расчетов с поставщиком.
Нужно ли выписывать транспортные документы на возвращаемый товар?
Да, возврат — это обычная отгрузка товара, поэтому оформляются товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД со стороны покупателя как отгружающей стороны, а при перевозке — транспортная накладная. В 1С печатная форма ТОРГ-12 доступна прямо из документа возврата.
Как отразить возврат тары поставщику?
Если тара учитывалась на счете 41.03 или 10.04, возврат оформляется тем же документом «Возврат товаров поставщику» с указанием соответствующей номенклатуры тары. Если тара залоговая (числится за балансом, например на 002), достаточно списать ее с забалансового учета операцией вручную или профильным документом конфигурации.
Что важно запомнить
Возврат поставщику оформляйте документом «Возврат товаров поставщику» на основании поступления — это свяжет операции и сохранит цены, партии и НДС. Проверяйте склад, договор и проводки, не забывайте про корректировочный счет-фактуру и восстановление НДС с возвращенных авансов. Контролируйте результат через ОСВ по 60 счету, складские остатки и акт сверки с поставщиком.