Торговля и Склад · 9 мин
1С:Розница 8 — как работать: полная инструкция для магазина
Как работать в 1С:Розница 8: настройка магазина, открытие смены, продажа через РМК, приём товара, инвентаризация и закрытие смены. Пошаговая инструкция.
1С:Розница 8 — конфигурация для автоматизации розничной торговли: она объединяет кассу, складской учёт, ценообразование и отчётность в одной программе. Работа в ней строится по простому циклу: открытие кассовой смены → продажи через рабочее место кассира (РМК) → закрытие смены и сверка выручки. Параллельно товаровед ведёт приёмку, переоценку и инвентаризацию.
Программа выпускается в двух редакциях — базовой и ПРОФ. Базовая подходит для одного магазина с одним рабочим местом, ПРОФ поддерживает сеть магазинов, обмен данными с 1С:Бухгалтерией и распределённую работу. Дальнейшие инструкции применимы к обеим редакциям, если не указано иное.
Перед началом работы убедитесь, что подключено и настроено торговое оборудование: фискальный регистратор или ККТ, сканер штрихкодов, дисплей покупателя, весы. Без корректно настроенной ККТ пробить чек не получится — это самая частая причина «неработающей» кассы у новичков.
Как подготовить программу к первой продаже
Начните с раздела «Настройка» (в типовом интерфейсе — «Администрирование»). Укажите организацию, магазин, склад и кассу ККМ. Без привязки кассы к магазину документы продажи не будут проводиться корректно, а остатки не будут списываться с нужного склада.
Затем заполните справочник «Номенклатура»: наименование товара, штрихкод, единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры (товар или услуга). Штрихкоды можно вводить сканером прямо в карточку товара — так вы избежите ошибок ручного ввода.
Цены назначаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Закупки» или «Ценообразование» в зависимости от релиза). Пока цена не установлена, при продаже товар будет подставляться с нулевой ценой. Проверьте также остатки: продажа в минус по умолчанию может быть запрещена настройками.
Как открыть кассовую смену и начать продажи
Кассир начинает работу с открытия смены: раздел «Продажи → Кассовые смены» или кнопка «Открыть смену» прямо в РМК. Программа отправляет команду на ККТ, печатается отчёт об открытии смены, и касса готова к пробитию чеков. Если при открытии возникает ошибка связи с ОФД — чеки всё равно можно пробивать, фискальный накопитель хранит их до восстановления связи.
Продажа оформляется в рабочем месте кассира (РМК): «Продажи → РМК». Товар добавляется сканированием штрихкода, поиском по наименованию или артикулу. Количество меняется клавишами или вводом с клавиатуры. Для весового товара с этикеткой программа сама распознаёт вес из штрихкода.
Оплата принимается наличными, банковской картой или смешанно. При оплате картой сумма передаётся на эквайринговый терминал (если он подключён к 1С) или вводится вручную на автономном терминале. После оплаты печатается чек, а остаток товара автоматически списывается со склада магазина.
Возврат товара от покупателя
Возврат в течение смены оформляется в РМК кнопкой «Возврат» с указанием чека продажи. Возврат после закрытия смены делается документом «Возврат товаров от покупателя» на основании чека ККМ. Деньги выдаются из кассы документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат покупателю».
Как принять товар и провести инвентаризацию
Поступление товара оформляется документом «Поступление товаров» (раздел «Закупки»): укажите поставщика, склад, список товаров с количеством и ценами закупки. На основании поступления удобно сразу создать «Установку цен номенклатуры» — программа подставит товары из документа.
Инвентаризация проводится в три шага: приказ об инвентаризации (фиксация учётных остатков), пересчёт товаров (ввод фактических остатков), затем автоматическое создание документов «Списание товаров» и «Оприходование товаров» по расхождениям. Проводить пересчёт удобно с терминалом сбора данных или обычным сканером.
Как закрыть смену и сверить выручку
В конце дня кассир закрывает смену: в РМК — кнопка «Закрытие смены», либо через раздел «Продажи → Кассовые смены». На ККТ печатается Z-отчёт, программа формирует документ «Отчёт о розничных продажах», который списывает проданные товары и фиксирует выручку.
После закрытия сверьте данные: сумма наличных в Z-отчёте должна совпасть с фактическими деньгами в денежном ящике с учётом внесений и изъятий. Выемка денег оформляется документом «Выемка денежных средств из кассы ККМ», инкассация — перемещением в кассу организации.
Как проверить результат закрытия смены
Смена закрыта, Z-отчёт напечатан
Смена висит открытой — следующий день начнётся с ошибками
Документ проведён, суммы совпадают с Z-отчётом
Документ не проведён или суммы расходятся
Остатки уменьшились на проданное количество
Появились отрицательные остатки
Какие отчёты использовать для контроля
Для ежедневного контроля полезны отчёты: «Продажи (валовая прибыль)» — выручка и маржа по товарам, «Движения денежных средств» — наличные и безналичные поступления, «Остатки товаров» — текущие складские остатки с себестоимостью. Все они находятся в разделе «Отчёты».
Отчёт «Товары с низкой оборачиваемостью» помогает выявить неликвиды, а «Анализ продаж по дням недели» — спланировать закупки и график персонала. Настройте расписание автоматической отправки ключевых отчётов руководителю, если используется серверный вариант работы.
Как организовать обмен с 1С:Бухгалтерией
В редакции ПРОФ доступна синхронизация с 1С:Бухгалтерией 8: в бухгалтерскую программу передаются отчёты о розничных продажах, поступления товаров, кассовые документы. Настройка выполняется через «Администрирование → Синхронизация данных», используется типовой план обмена.
Перед первым обменом убедитесь, что справочники организаций, складов и номенклатуры сопоставлены в обеих программах — иначе появятся дубли элементов. Рекомендуется сначала провести тестовый обмен на копии базы.
Как выбрать действие
Частые вопросы о работе в 1С:Розница 8
Что делать, если касса не пробивает чек и выдаёт ошибку?
Сначала проверьте связь с ККТ: «Администрирование → Подключаемое оборудование → Проверка связи». Частые причины — отключённый кабель, не открыта смена, переполнен фискальный накопитель или истёк срок его работы. Текст ошибки обычно указывает причину — перепишите его перед обращением к специалисту.
Можно ли продавать товар, которого нет на остатке?
Технически — да, если в настройках не запрещён контроль остатков. Но это приводит к отрицательным остаткам и искажению себестоимости. Правильнее сначала оформить оприходование или поступление, а затем продавать. Контроль остатков настраивается в параметрах магазина.
Как пробить чек, если покупатель платит частично наличными, частично картой?
В РМК при оплате выберите смешанный тип: сначала введите сумму наличными, затем нажмите оплату картой — программа рассчитает остаток суммы для безналичной части. В чеке будут отражены оба способа оплаты.
Что делать, если случайно закрыли смену днём?
Ничего критичного: просто откройте новую смену и продолжайте работу. В учёте появится два отчёта о розничных продажах за день — это нормально и не нарушает требования кассовой дисциплины.
Как настроить скидки и дисконтные карты?
Скидки настраиваются в разделе «Маркетинг» (или «Скидки и наценки»): создайте вид скидки — процентную, суммой, по дисконтной карте или накопительную. Заведите дисконтные карты в соответствующем справочнике и привяжите к ним условия. В РМК скидка применится автоматически при считывании карты покупателя.
Нужно ли делать резервные копии базы?
Обязательно. При файловом варианте работы настройте ежедневное копирование каталога базы или выгрузку через «Администрирование → Резервное копирование и восстановление». При серверном варианте резервные копии настраиваются средствами СУБД. Потеря базы означает потерю всей истории продаж и остатков.
Что важно запомнить
Работа в 1С:Розница 8 — это цикл: настройка справочников и цен → открытие смены → продажи в РМК → закрытие смены и сверка. Контролируйте остатки, вовремя устанавливайте цены, проводите документы и делайте резервные копии базы.