Торговля и Склад · 10 мин
Расходный ордер на товары в 1С:ERP: создание и настройка
Как создать расходный ордер на товары в 1С:ERP: настройка складского учета, создание документа на основании реализации, статусы, проверка остатков и типичные ошибки.
Расходный ордер на товары — складской документ в 1С:ERP, который фиксирует фактическую отгрузку товара со склада. Он применяется, когда на складе включён ордерный порядок учёта: в этом случае распоряжение на отгрузку (реализация, перемещение, возврат поставщику) и фактический отпуск товара оформляются разными документами. Такое разделение позволяет развести ответственность менеджера и кладовщика и вести точный складской учёт.
Документ списывает товар именно с остатков склада и является основанием для расхождения между учётным и фактическим количеством. Ошибки при его оформлении приводят к висящим остаткам «к отгрузке», расхождениям в отчётах и проблемам при закрытии месяца, поэтому важно понимать весь цикл: от настройки склада до контроля статусов.
Ниже разобраны настройка ордерного склада, способы создания расходного ордера, работа со статусами, типичные сценарии отгрузки и проверка результата после проведения документа.
Когда нужен расходный ордер и как работает ордерный склад
Ордерная схема применяется, когда организация хочет разделить учётные и фактические операции. Менеджер оформляет реализацию товаров и услуг — это распоряжение на отгрузку. Кладовщик на её основании создаёт расходный ордер, которым подтверждает, что товар физически отобран и отгружен. Пока ордер не проведён, товар числится на складе как зарезервированный «к отгрузке», но не списан.
Если ордерный учёт на складе не включён, реализация сама списывает товар, и расходный ордер не требуется. Поэтому первый вопрос перед созданием документа — какой порядок настроен на конкретном складе. Проверить это можно в карточке склада: раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» либо напрямую в справочнике «Склады и магазины».
Настройка склада для работы с ордерами
Откройте карточку склада в справочнике «Склады и магазины». В группе «Ордерный учёт и структура» установите флажки использования ордерной схемы. Для расходных операций нужен флажок «При отгрузке» — именно он включает обязательность расходных ордеров при реализации, перемещении, сборке и других операциях отпуска.
Дополнительно укажите дату начала применения ордерной схемы. Это важно: документы, проведённые до этой даты, будут работать по старой схеме, а новые — только через ордера. Смена режима «задним числом» при наличии проведённых документов приводит к рассинхронизации остатков, поэтому дату начала устанавливайте на будущий период и завершите все незакрытые отгрузки до перехода.
Если на складе используется адресное хранение, расходный ордер дополнительно разбивается по ячейкам, и отбор товара оформляется через задания на отбор. Для базового сценария без ячеек достаточно только флажка ордерного учёта.
Создание расходного ордера на основании распоряжения
Основной и рекомендуемый способ — создание ордера на основании документа-распоряжения. Так сохраняется связь между реализацией и отгрузкой, а программа автоматически контролирует количество и не даст отгрузить больше, чем заказано.
Откройте документ «Реализация товаров и услуг» (или перемещение, возврат поставщику) и воспользуйтесь кнопкой «Создать на основании» → «Расходный ордер на товары». Программа заполнит склад, получателя и табличную часть товарами из распоряжения с учётом уже отгруженного количества.
Альтернативный путь — из журнала «Склад и доставка» → «Расходные ордера на товары». Нажмите «Создать», затем в поле «Распоряжение» выберите документ-основание через подбор. Этот вариант удобен кладовщику, который работает со списком распоряжений, ожидающих отгрузки.
Проверка результата после проведения
После проведения ордера в статусе «Проверен» убедитесь, что списание прошло корректно. Основной инструмент — отчёт «Остатки и доступность товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты»): товар должен уменьшиться в свободном остатке и исчезнуть из колонки «К отгрузке».
Дополнительно полезен отчёт «Оформление накладных и ордеров» — он показывает расхождения между распоряжениями и фактической отгрузкой. Если по реализации товар отгружен ордером полностью, строка в отчёте закрывается; частичная отгрузка отобразится с остатком к отгрузке.
Как проверить результат
Установлен «Проверен», документ проведён
Статус «К отбору» или «Подготовлено» — остатки не списаны
Товар списан со склада, колонка «К отгрузке» уменьшилась
Товар остался на складе или завис в резерве
По распоряжению нет остатка к отгрузке
Числится неотгруженный остаток при фактической отгрузке
Нет отрицательных значений
Минусы — отгружено без распоряжения или сверх него
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространённая проблема — попытка создать ордер, когда на складе не включён ордерный учёт: кнопка создания недоступна или документ не влияет на остатки. Решение — проверить настройки склада. Вторая по частоте — непроведённая или неустановленная в нужный статус реализация: распоряжение без статуса «Реализовано» (или аналогичного, допускающего отгрузку) не появится в списке доступных для подбора.
Ещё одна группа ошибок связана с датами: ордер, проведённый датой раньше распоряжения или в закрытом периоде, ломает последовательность и вызывает ошибки при закрытии месяца. Держите хронологию: сначала распоряжение, затем ордер, оба в открытом периоде.
Что важно запомнить
Расходный ордер создаётся на основании распоряжения при включённом ордерном учёте на складе. Товар списывается только в статусе «Проверен». Результат контролируйте отчётами «Остатки и доступность товаров» и по оформлению накладных и ордеров.
Частые вопросы
Почему кнопка создания расходного ордера недоступна в реализации?
Наиболее вероятная причина — на складе отгрузки не включён ордерный порядок «При отгрузке». Откройте карточку склада и проверьте настройки ордерного учёта. Также убедитесь, что сама реализация проведена и находится в статусе, допускающем отгрузку.
Ордер проведён, но товар не списался со склада. Что делать?
Проверьте статус документа: списание происходит только в статусе «Проверен». Установите его и перепроведите ордер, затем сверьте остатки отчётом «Остатки и доступность товаров».
Можно ли отгрузить меньше, чем указано в реализации?
Да. Отредактируйте количество в табличной части ордера — недостача останется числиться к отгрузке по распоряжению. Позже её можно отгрузить вторым ордером или отменить в самой реализации.
Как отменить ошибочно проведённый расходный ордер?
Если отгрузка не состоялась, пометьте ордер на удаление или отмените проведение. Товар вернётся в свободный остаток склада, а распоряжение снова станет ожидать отгрузки. Делайте это в том же периоде, чтобы не нарушать закрытые отчёты.
Чем расходный ордер отличается от реализации товаров и услуг?
Реализация — финансовый документ: формирует выручку, долг покупателя и проводки. Расходный ордер — чисто складской документ, фиксирующий факт физической отгрузки. При ордерной схеме оба документа обязательны и дополняют друг друга.
Нужен ли расходный ордер при перемещении между складами?
Да, если на складе-отправителе включён ордерный учёт при отгрузке. Тогда перемещение выступает распоряжением, а фактический отпуск оформляется расходным ордером. На складе-получателе аналогично может потребоваться приходный ордер.