Как сделать расходную накладную в 1С

Расходная накладная в 1С — это документ, которым оформляется отгрузка товаров покупателю: он списывает товар со склада, формирует задолженность контрагента и служит основанием для печатных форм ТОРГ-12 и УПД. В типовых конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» и «ERP» документ называется «Реализация товаров и услуг», а в «Бухгалтерии предприятия» — «Реализация (акты, накладные, УПД)».

Работа с накладной строится одинаково во всех конфигурациях: создаётся документ, заполняется шапка (организация, контрагент, склад, договор), добавляются товары с количеством и ценами, документ проводится и при необходимости распечатывается. Ошибки на любом из этих шагов приводят к некорректным остаткам на складе, неверной выручке или расхождениям с покупателем.

Ниже разобран полный цикл: где найти документ, как заполнить каждое поле, как проверить проводки и остатки, какие типичные ошибки допускают пользователи и как их исправить. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации без серьёзных доработок.

Где находится расходная накладная в разных конфигурациях 1С

В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» откройте раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». В «1С:Бухгалтерии 8» путь другой: раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)», при создании выберите вид операции «Товары (накладная)». В старых конфигурациях «Управление торговлей 10.3» документ так и называется — «Реализация товаров и услуг» в меню «Документы».

Если нужного пункта нет в меню, проверьте права пользователя: роль «Менеджер по продажам» или «Бухгалтер» должна иметь доступ к документам реализации. Также документ может быть скрыт настройкой интерфейса — воспользуйтесь поиском по команде «Все функции» (в режиме тонкого клиента открывается через главное меню).

Заполнение шапки документа

Шапка определяет, от чьего имени, кому и на каких условиях отгружается товар. Обязательные поля: организация (если в базе их несколько), контрагент, договор и склад. Дата документа подставляется текущая — при отгрузке «вчерашним числом» поменяйте её вручную, но учитывайте, что проведение задним числом может изменить остатки и себестоимость в уже закрытом периоде.

Договор подтягивается автоматически из карточки контрагента, если он один. При нескольких договорах выберите нужный — от него зависят валюта, порядок расчётов и условия оплаты. Если ведётся учёт по заказам покупателей, накладную удобнее создавать на основании заказа: все поля и товары заполнятся автоматически.

Поле «Налогообложение» (или «Цена включает НДС») проверьте до заполнения табличной части: ставка НДС влияет на итоговые суммы и на счета-фактуры. Ошибку в этом поле после проведения исправить можно, но придётся перепроводить документ и перевыпускать печатные формы.

Добавление товаров в табличную часть

Товары добавляются кнопкой «Добавить» (по одной позиции) или «Подбор» — для массового выбора из справочника номенклатуры. Подбор удобнее при больших накладных: видны остатки и цены, можно добавить сразу несколько позиций двойным щелчком.

Для каждой строки укажите количество и цену. Если в базе настроены виды цен (оптовая, розничная), цена подставится автоматически по типу цен из договора или соглашения с клиентом. Сумма, ставка и сумма НДС рассчитываются сами — вручную их лучше не править, чтобы не получить расхождение копеек с печатной формой.

1. 1
   Откройте список документов реализации и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Проверьте налогообложение и признак «Цена включает НДС»
4. 4
   Добавьте товары через «Подбор», укажите количество и цены
5. 5
   Сверьте итоговую сумму и сумму НДС с первичными данными
6. 6
   Нажмите «Провести», затем «Провести и закрыть»
7. 7
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»

Проведение и проверка результата

Кнопка «Провести» записывает движения по регистрам. Если программа сообщила об ошибке — чаще всего это нехватка товара на складе или незаполненное обязательное поле. Текст ошибки указывает конкретную позицию и проблемный регистр.

После проведения проверьте результат двумя способами. Первый — кнопка «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или отчёт «Движения документа» (в УТ): убедитесь, что сформированы проводки по списанию себестоимости (Дт 90.02 — Кт 41) и признанию выручки (Дт 62 — Кт 90.01). Второй — отчёт «Остатки товаров на складах»: остаток по отгруженной позиции должен уменьшиться на количество из накладной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе после проведения

Норма

Уменьшился ровно на количество из накладной

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Задолженность покупателя (отчёт по расчётам 62 счёта)

Норма

Появился долг на сумму накладной по нужному договору

Тревожный признак

Долга нет или он завис на другом договоре

Проводки документа

Норма

Есть Дт 90.02 Кт 41 и Дт 62 Кт 90.01 с верными суммами

Тревожный признак

Проводок нет, либо суммы отличаются от табличной части

Печать ТОРГ-12 и универсального передаточного документа

Печатные формы вызываются кнопкой «Печать» в форме документа. Доступны ТОРГ-12 (товарная накладная), УПД (универсальный передаточный документ, заменяет накладную и счёт-фактуру), а в торговых конфигурациях — также счёт на оплату и акт. Если отгрузка оформляется УПД, счёт-фактура создаётся автоматически при проведении накладной либо по ссылке «Оформить счёт-фактуру».

Перед печатью проверьте реквизиты: грузоотправитель и грузополучатель подтягиваются из карточек организации и контрагента. Если фактический склад отгрузки отличается от адреса организации, укажите адрес склада в карточке склада — иначе в ТОРГ-12 попадёт юридический адрес.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — отрицательные остатки: накладная проводится, хотя товара на складе не хватает. В типовых конфигурациях контроль остатков можно включить в настройках учёта (в УТ 11 — раздел «НСИ и администрирование» → «Склад и доставка»). Если контроль отключён, минус вскроется при инвентаризации или закрытии месяца, и искать причину будет сложнее.

Вторая группа ошибок — неверные реквизиты: не тот договор (задолженность повиснет на другом договоре и не закроется оплатой), не та организация, неверная ставка НДС. Такие накладные проще отменить и создать заново, чем править цепочку связанных документов.

Как исправить или отменить накладную

Если ошибка обнаружена до передачи документов покупателю, накладную можно распровести, исправить и провести заново. При этом связанный счёт-фактуру тоже нужно перепровести — он перезаполнится по новым данным.

Если покупатель вернул товар или отгрузку нужно отменить полностью, оформляется документ «Возврат товаров от покупателя» на основании накладной — так в учёте сохранится корректная цепочка. Простое удаление накладной допустимо только в текущем открытом периоде и при отсутствии связанных документов (оплат, корректировок, ЭДО).

Часто задаваемые вопросы

Чем расходная накладная отличается от счёта на оплату?

Счёт — это предложение оплатить, он не создаёт движений по складу и расчётам. Накладная фиксирует факт отгрузки: списывает товар и формирует долг покупателя. Обычно сначала выставляется счёт, затем по нему оформляется реализация.

Можно ли создать накладную на основании заказа покупателя?

Да, и это рекомендуемый способ: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Шапка и товары заполнятся автоматически, а программа проконтролирует, чтобы отгрузка не превысила заказанное количество.

Почему накладная не проводится с ошибкой «не хватает товара»?

На выбранном складе остаток меньше отгружаемого количества. Проверьте отчёт «Остатки товаров»: возможно, товар оприходован на другой склад, поступление ещё не проведено или часть зарезервирована под другой заказ. Устраните причину, а не отключайте контроль остатков.

Как изменить цены в уже проведённой накладной?

Если документ ещё не передан покупателю — распроведите, измените цены и проведите снова. Если УПД или ТОРГ-12 уже подписаны, оформите документ «Корректировка реализации» на основании накладной: он создаст корректировочный счёт-фактуру и не нарушит подписанную первичку.

Нужен ли отдельный счёт-фактура, если оформлен УПД?

Нет. УПД со статусом «1» объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Отдельный счёт-фактура требуется только при отгрузке обычной ТОРГ-12.

Как оформить частичную отгрузку по заказу?

Создайте реализацию на основании заказа и вручную уменьшите количество в строках до фактически отгружаемого. Остаток по заказу останется открытым, и по нему позже создаётся вторая накладная — программа покажет неотгруженный остаток в отчёте по состоянию заказа.