Торговля и Склад · 9 мин
Предоплата в рознице: как оформить в 1С
Как оформить предоплату в рознице в 1С: приём аванса в РМК, документы, закрытие аванса при продаже, отчётность по НДС и частые ошибки кассира.
Предоплата в розничной торговле — ситуация обычная: покупатель вносит аванс за товар, который заберёт позже, оплачивает заказ из интернет-магазина или вносит часть суммы при отложенной покупке. Для учёта важно, что аванс и окончательная продажа — это два разных события, и в 1С они оформляются разными документами с разными чеками.
Типовые конфигурации 1С (Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, УНФ) умеют работать с розничными авансами, но механика зависит от того, ведётся ли учёт по заказам покупателей и как настроено рабочее место кассира (РМК). Ниже разобраны основные сценарии: приём аванса через РМК, оформление по заказу, закрытие аванса при отгрузке и контроль взаиморасчётов.
Обратите внимание: конкретные названия кнопок и документов могут отличаться в зависимости от версии конфигурации. Если в вашей базе пункт меню называется иначе, ищите его по смыслу через поиск в разделе «Продажи» или «Касса».
Когда розничная предоплата требует отдельного оформления
Не каждая ситуация «заплатил раньше — забрал позже» является авансом в учётном смысле. Если покупатель оплатил товар и сразу получил его, пусть и с доставкой в тот же день, — это обычная розничная продажа. Аванс возникает, когда между оплатой и передачей товара проходит время и товар на момент оплаты не передан покупателю.
Типичные ситуации предоплаты: покупатель заказал товар под заказ и внёс 100% или часть стоимости; оплатил мебель, которая будет изготовлена; внёс депозит при бронировании. Во всех этих случаях кассир обязан пробить чек с признаком способа расчёта «аванс», а при выдаче товара — второй чек с зачётом аванса.
Это требование онлайн-кассы, а не только 1С: чек на предоплату и чек при передаче товара формируются по правилам кассовой дисциплины. 1С лишь автоматизирует передачу корректных признаков расчёта в фискальный регистратор.
Настройка 1С перед началом работы с авансами
Перед тем как принимать предоплаты, проверьте несколько настроек. Во-первых, в карточке кассы ККМ должно быть включено подключение фискального регистратора с актуальным драйвером — без этого чек на аванс не уйдёт в ОФД корректно. Во-вторых, убедитесь, что в настройках РМК разрешена операция приёма аванса.
Если планируете работать через заказы покупателей, включите соответствующую функциональность: в большинстве конфигураций это раздел «Настройки» → «Продажи» → «Заказы покупателей». Заказ позволяет связать аванс с конкретным товаром и покупателем, что упрощает зачёт при отгрузке.
Для учёта расчётов с конкретными людьми заведите покупателей в справочнике контрагентов (или «Физические лица» — зависит от конфигурации). Анонимная предоплата без привязки к покупателю допустима, но затрудняет контроль: при отгрузке кассир не увидит, чей аванс зачитывать.
Приём аванса через рабочее место кассира
Самый простой сценарий — аванс без заказа, когда покупатель просто вносит деньги. В РМК кассир выбирает операцию приёма аванса (обычно отдельная кнопка или пункт меню «Аванс» / «Предоплата»), указывает сумму и, при необходимости, покупателя. Далее выбирается форма оплаты: наличные или банковская карта.
После подтверждения фискальный регистратор печатает чек с признаком способа расчёта «Аванс» (или «Предоплата 100%», если внесена полная стоимость). В 1С при этом формируется документ приёма оплаты — в зависимости от конфигурации это может быть «Приходный кассовый ордер», «Операция по платёжной карте» или специализированный документ аванса, отражённый в кассовой смене.
Если аванс принимается по заказу покупателя, порядок немного другой: сначала менеджер оформляет документ «Заказ покупателя» с составом товара и суммой, затем на основании заказа кассир в РМК принимает оплату. Преимущество способа — сумма аванса подставляется автоматически, и при отгрузке программа сама предложит зачесть его.
- 1Откройте рабочее место кассира и убедитесь, что кассовая смена открыта
- 2Выберите операцию «Аванс» (или откройте заказ покупателя и нажмите оплату)
- 3Укажите покупателя, если учёт ведётся по контрагентам
- 4Введите сумму аванса и выберите форму оплаты — наличные или карта
- 5Пробейте чек и проверьте, что в нём указан признак «Аванс» / «Предоплата»
- 6Передайте чек покупателю и сверьте сумму в отчёте по кассовой смене
Отгрузка товара и зачёт предоплаты
Когда покупатель приходит за товаром, оформляется обычный документ розничной продажи — «Чек ККМ» в РМК. Если продажа идёт по заказу, чек создаётся на основании заказа, и программа автоматически подставляет зачёт аванса: в таблице оплат появляется строка «Зачёт аванса» на сумму предоплаты, а к доплате остаётся только разница.
При анонимном авансе кассиру нужно вручную указать зачёт: в форме оплаты чека выбрать вид оплаты «Зачёт аванса» и ввести сумму. Если покупатель внёс аванс 5000, а товар стоит 8000, покупатель доплачивает 3000 наличными или картой, и чек закрывается двумя видами оплаты.
Итоговый чек пробивается уже с признаком «Полный расчёт»: в нём отражается весь товар, сумма зачтённого аванса и сумма доплаты. Именно этот чек является основанием для выручки, а не чек на аванс.
Как проверить корректность зачёта
Признак «Полный расчёт», видна строка зачёта аванса и доплата
Чек пробит как обычная продажа без зачёта — аванс завис в учёте
После отгрузки задолженность покупателя равна нулю
Остаётся долг или переплата — зачёт не выполнен
Наличные и эквайринг в смене соответствуют фактическим деньгам
Расхождение — возможно, аванс принят «мимо» вида оплаты
Возврат предоплаты, если сделка не состоялась
Если покупатель отказался от заказа, аванс нужно вернуть. Возврат оформляется в РМК операцией «Возврат» по чеку аванса: кассир находит исходный чек, выбирает возврат и указывает способ возврата денег. На возврат также пробивается кассовый чек.
Важно: возврат на банковскую карту должен идти через эквайринговый терминал на ту же карту, с которой была оплата, если оплата была безналичной. Возврат наличными за безналичную оплату — частая ошибка, которая создаёт расхождения в эквайринге и претензии при проверках.
НДС и отчётность по авансам
Для организаций на общей системе налогообложения полученный аванс — база для начисления НДС. В 1С при корректной настройке на аванс формируется счёт-фактура на аванс, а при отгрузке НДС с аванса принимается к вычету. Проверьте, что регламентные операции по НДС выполняются в конце периода без ошибок.
На упрощённой системе и у ИП на патенте аванс учитывается в доходах в момент получения денег. Убедитесь, что в настройках учётной политики выбран правильный режим — от этого зависит, как программа отразит поступление в книге учёта доходов и расходов.
Контроль и сверка авансов
Периодически сверяйте незакрытые авансы. Используйте отчёты по взаиморасчётам с покупателями («Задолженность покупателей», «Ведомость по взаиморасчётам» — название зависит от конфигурации): положительное сальдо по покупателю означает незакрытый аванс, который либо ждёт отгрузки, либо «завис» из-за ошибки.
Дополнительно сверяйте данные кассовых смен с отчётами ОФД: суммы чеков с признаком «аванс» в 1С и в личном кабинете оператора фискальных данных должны совпадать. Расхождения обычно означают непробитые чеки или сбои связи с фискальным регистратором.
Что важно запомнить
Аванс и продажа — два отдельных чека: сначала чек с признаком «Предоплата», затем чек «Полный расчёт» с зачётом аванса. Работайте через заказы покупателей, чтобы зачёт происходил автоматически, регулярно сверяйте незакрытые авансы и не забывайте про НДС с предоплат на общей системе.
Частые вопросы
Можно ли принять аванс без заказа покупателя?
Да, в РМК доступна операция приёма аванса без заказа — указывается только сумма и форма оплаты. Но без привязки к заказу или покупателю зачёт при отгрузке придётся выполнять вручную, а контроль незакрытых авансов усложнится.
Какой признак расчёта ставится в чеке на предоплату?
При частичной предоплате — «Предоплата» (аванс), при 100% оплате до передачи товара — «Предоплата 100%». При отгрузке пробивается чек с признаком «Полный расчёт», где видны зачтённый аванс и доплата.
Что делать, если кассир пробил аванс как обычную продажу?
Оформите возврат ошибочного чека, затем корректно примите аванс отдельной операцией. Оставлять ошибку нельзя: товар будет списан с остатков до фактической отгрузки, а выручка и НДС отразятся неверно.
Нужен ли покупатель в чеке аванса?
Для фискального чека указание покупателя не обязательно, но для управленческого учёта желательно. Без контрагента программа не сможет показать задолженность конкретного клиента и автоматически зачесть аванс при выдаче товара.
Как оформить частичную предоплату в несколько этапов?
Каждый платёж оформляется отдельной операцией аванса по одному заказу покупателя. Программа накапливает сумму оплат по заказу, и при отгрузке зачитывается вся накопленная сумма, а покупатель доплачивает только остаток.
Влияет ли предоплата на кассовую смену и Z-отчёт?
Да, принятый аванс попадает в кассовую смену как поступление денег и отражается в отчёте о закрытии смены. При инкассации и сверке наличных учитывайте, что часть выручки смены может быть авансами, а не продажами.