Торговля и Склад · 9 мин
Отгружен частично в 1С: как исправить и закрыть заказ
Почему в 1С заказ висит со статусом «отгружен частично» и как это исправить: проверка реализаций, корректировки, закрытие заказа и типичные ошибки.
Статус «Отгружен частично» в 1С (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация) означает, что по заказу клиента или заказу поставщику оформлена реализация не на всё количество из заказа. Сам по себе это не ошибка — система честно показывает, что часть товара ещё не отгружена. Проблема возникает, когда фактически всё отгружено, а заказ продолжает «висеть» в работе, засоряет отчёты по задолженности и мешает менеджерам видеть реальную картину.
Причины зависшего частичного статуса бывают разными: реализацию оформили отдельным документом без связи с заказом, количество в реализации отличается из-за округления или замены товара, часть строк отменили вручную, но заказ не закрыли, либо отгрузку провели по другому складу или соглашению. Ниже разобраны способы найти причину и корректно закрыть заказ без нарушения учёта.
Как 1С рассчитывает статус отгрузки заказа
Программа сравнивает заказанное количество по каждой строке заказа с количеством, оформленным документами «Реализация товаров и услуг», которые связаны с этим заказом. Если по всем строкам отгружено полностью — заказ получает состояние «Готов к закрытию», если по части строк или частично по количеству — «Отгружен частично».
Важно понимать: учитываются только реализации, в которых заказ указан в шапке документа или в табличной части (в зависимости от настроек порядка расчётов). Реализация, созданная «с нуля» без ссылки на заказ, в расчёт статуса не попадает, даже если товар, клиент и дата совпадают.
Также на расчёт влияют отменённые строки: строка, отменённая в заказе, исключается из контроля. Это ключевой инструмент исправления — если клиент отказался от остатка, строки нужно отменить, а не оставлять «в ожидании».
Диагностика: почему заказ завис в статусе «отгружен частично»
Прежде чем что-то исправлять, откройте заказ и перейдите по ссылке состояния (гиперссылка «Состояние» или отчёт «Состояние выполнения заказа» из меню «Ещё» — «Отчёты»). Отчёт покажет по каждой строке: сколько заказано, сколько отгружено, сколько осталось.
Далее проверьте связанные документы: кнопка «Связанные документы» (или структура подчинённости) покажет все реализации, введённые на основании заказа. Если реализация есть, но в отчёте её не видно — почти наверняка она создана без ссылки на заказ.
Отгрузите остаток или отмените строки
Перепроведите заказ, проверьте отменённые строки
Проверьте поле «Заказ» в реализации
Сверьте единицы измерения и точность
Способ 1: дооформить отгрузку, если товар реально не отгружен
Если по заказу действительно осталась недопоставка и товар нужно отгрузить, создайте реализацию на основании заказа: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» — «Реализация товаров и услуг». Программа автоматически подтянет только неотгруженный остаток.
После проведения реализации заказ перейдёт в состояние «Готов к закрытию». Если оплата тоже поступила полностью, можно закрывать заказ.
- 1Откройте заказ и отчёт «Состояние выполнения» — зафиксируйте остаток
- 2Создайте реализацию на основании заказа
- 3Проверьте, что количество соответствует фактической отгрузке
- 4Проведите документ и обновите состояние заказа
- 5Убедитесь, что статус сменился на «Готов к закрытию»
Способ 2: отменить непоставленные строки и закрыть заказ
Самая частая ситуация: клиент отказался от остатка, товар снят с резерва, но заказ так и остался «частично отгруженным». В этом случае недопоставленные строки нужно отменить.
В заказе выделите непоставленные строки и нажмите «Ещё» — «Отменить непоставленные строки» (в УТ 11 и ERP есть команда «Отменить выделенные строки» с указанием причины отмены). После отмены строки исключаются из контроля отгрузки, и заказ переходит в состояние «Готов к закрытию».
Затем установите состояние «Закрыт»: в форме заказа выберите «Установить состояние» — «Закрыт» или воспользуйтесь групповой обработкой «Закрытие заказов» (раздел «Продажи» — «Сервис» или «Заказы клиентов» — кнопка «Закрытие» в зависимости от конфигурации).
Способ 3: исправить реализацию без связи с заказом
Если реализация создана отдельно и не связана с заказом, статус заказа не изменится, сколько бы вы её ни перепроводили. Вариантов два.
Первый — указать заказ в существующей реализации: откройте документ, заполните поле «Заказ клиента» (в шапке или в каждой строке табличной части, если включён режим «по заказам и накладным») и перепроведите. Это работает, если документ ещё в открытом периоде и по нему нет ограничений.
Второй — если реализацию править нельзя (закрытый период, выгружены данные, проведён ЭДО-обмен): отмените в заказе соответствующие строки с причиной «отгружено отдельным документом» и закройте заказ. Учёт при этом останется корректным: выручка отражена реализацией, а заказ закрыт без «хвоста».
Способ 4: групповое закрытие зависших заказов
Когда зависших заказов много, исправлять каждый вручную долго. В УТ 11 и ERP есть обработка «Закрытие заказов»: раздел «Продажи» — «Сервис» — «Закрытие заказов» (или аналогичная для заказов поставщикам в разделе «Закупки»).
Обработка показывает заказы, готовые к закрытию, и позволяет массово установить состояние «Закрыт». Для заказов с непоставленными остатками там же можно отменить неотгруженные строки с указанием причины.
Перед массовой операцией отфильтруйте список по менеджеру или периоду и выборочно проверьте несколько заказов отчётом «Состояние выполнения» — чтобы не закрыть заказ, по которому реально должна быть ещё одна отгрузка.
Как выбрать действие
Проверка результата и типичные ошибки
После исправлений откройте отчёт «Состояние выполнения заказа»: по всем активным строкам остаток к отгрузке должен быть нулевым, а состояние заказа — «Закрыт» или «Готов к закрытию». Дополнительно проверьте отчёт «Задолженность клиентов» или «Заказы клиентов» — закрытый заказ не должен числиться в работе.
Как проверить результат
Остаток к отгрузке = 0 по всем строкам
Есть положительный остаток по активным строкам
«Закрыт» или «Готов к закрытию»
«Отгружен частично» после всех действий
Все реализации связаны с заказом
Есть «висячие» реализации без заказа
Заказ не попадает в список открытых
Заказ числится в работе
FAQ
Можно ли просто поменять статус заказа вручную, ничего не исправляя?
Технически состояние «Закрыт» можно установить вручную, но это не убирает остатки в регистрах: непоставленное количество продолжит учитываться как ожидаемое к отгрузке и исказит отчёты по потребностям и резервам. Сначала отмените непоставленные строки, потом закрывайте.
Почему после полной отгрузки заказ всё равно «частичный»?
Чаще всего реализация создана без ссылки на заказ или в ней отличается количество/единицы измерения. Проверьте отчёт «Состояние выполнения» и поле «Заказ» в накладной. Реже помогает перепроведение заказа и реализации.
Что делать с заказом поставщику со статусом «поступил частично»?
Логика та же: либо оформите поступление на остаток, либо отмените непоставленные строки в заказе поставщику и закройте его через обработку закрытия заказов поставщикам в разделе «Закупки».
Клиент отказался от части товара уже после отгрузки — как быть?
Если товар физически вернули, оформляйте «Возврат товаров от клиента», а не отмену строк. Отмена строк предназначена только для неотгруженного остатка.
Влияет ли закрытие заказа на бухгалтерский учёт и НДС?
Само по себе закрытие заказа — управленческая операция и не формирует бухгалтерских проводок. Но правка реализаций (особенно в закрытом периоде) влияет на выручку и НДС, поэтому её нужно согласовывать с бухгалтерией.
Как не допускать зависания заказов в будущем?
Создавайте реализации только на основании заказов, обучите менеджеров отменять строки при отказе клиента и периодически (например, при закрытии месяца) просматривайте обработку «Закрытие заказов» на предмет «хвостов».
Что важно запомнить
Статус «Отгружен частично» — следствие расхождения между заказом и связанными реализациями. Исправляется тремя путями: доотгрузка остатка, отмена непоставленных строк, привязка «отвязанной» реализации. Завершающий шаг всегда один — закрытие заказа и проверка отчётом «Состояние выполнения».