Отчет о розничных продажах в 1С УТ: как заполнить

Документ «Отчет о розничных продажах» в 1С:Управление торговлей закрывает рабочий день розничной точки: он списывает проданный товар со склада магазина, фиксирует выручку, разделяет наличную и безналичную оплату и формирует проводки по НДС. Без корректно заполненного отчета в учете остаются «висящие» остатки, а кассовая дисциплина и взаиморасчеты с эквайером расходятся с фактом.

Документ заполняется на основании Z-отчета кассы или данных фронтола (1С:Розница, кассовое ПО сторонних производителей) после закрытия смены. В типовом сценарии один отчет соответствует одной кассовой смене по одному складу (магазину). Если в магазине несколько касс, выручка по ним может сводиться в один документ или в несколько — это зависит от настройки учета в конкретной базе.

Ниже разобран практический порядок заполнения отчета в конфигурации «Управление торговлей 11»: какие реквизиты критичны, как внести товары вручную и автоматически, как отразить оплату картой и подарочными сертификатами, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится документ и что нужно подготовить перед заполнением

В УТ 11 документ находится в разделе Продажи → Отчеты о розничных продажах (в некоторых настройках интерфейса — «Продажи → Розничные продажи»). Перед созданием отчета убедитесь, что в базе корректно заведены справочники: склад с типом «Розничный магазин», касса ККМ, привязанная к этому складу, эквайринговый терминал (если принимаются карты) и договор эквайринга.

Также проверьте, что кассовая смена в программе закрыта, а продажи через чеки ККМ (если они велись в самой УТ) уже зарегистрированы. Отчет о розничных продажах не заменяет чеки — он обобщает данные смены. Если магазин работает на отдельной фронтол-системе, сначала выполните загрузку данных о продажах через обмен, иначе придется вносить позиции вручную по товарному отчету кассира.

Заполнение шапки: организация, склад, касса и налогообложение

Создайте документ кнопкой «Создать» и последовательно заполните шапку. Поле «Организация» определяет, по какой компании пройдут проводки и НДС. Поле «Склад» — розничный магазин, с которого спишется товар. Поле «Касса ККМ» подставляется по складу, но при нескольких кассах выберите ту, чья смена закрывается.

Обратите внимание на поле «Налогообложение НДС»: от него зависит, как документ рассчитает налог. Для организаций на ОСНО обычно выбирается «Продажа облагается НДС», для спецрежимов — «Продажа не облагается НДС (ЕНВД/патент)» или соответствующий вариант вашей версии конфигурации. Ошибка в этом поле — одна из самых частых причин расхождений в книге продаж.

Дата документа должна совпадать с датой закрытия смены по Z-отчету. Если отчет вводится задним числом, учтите, что списание товара произойдет на указанную дату, а остатки на складе «отмотаны» назад — это может конфликтовать с документами, проведенными позже (например, инвентаризацией).

Как заполнить табличную часть «Товары»

Табличную часть можно заполнить тремя способами. Первый — автоматически: кнопка «Заполнить» → «Заполнить по продажам» (или по данным чеков ККМ/по остаткам на начало смены с учетом поступлений, в зависимости от версии). Программа соберет все зарегистрированные продажи за смену и сформирует строки с количеством и ценами. Это основной способ при работе с чеками в самой УТ.

Второй способ — ручной ввод через «Добавить» или «Подбор»: укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС по каждой позиции. Способ подходит для небольших точек, где продажи ведутся по товарному отчету. Третий — загрузка из внешнего файла или обработки обмена с фронтолом: после загрузки обязательно сверьте количество строк и итоговую сумму с данными кассовой программы.

По каждой строке проверьте: количество (в базовых единицах измерения), цену, сумму, ставку НДС и сумму НДС. Если товар продавался со скидкой, которая не была автоматически учтена, скорректируйте цену вручную — итог документа должен сойтись с выручкой по Z-отчету до копейки.

1. 1
   Откройте Продажи → Отчеты о розничных продажах и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию, розничный склад, кассу ККМ и дату смены
3. 3
   Проверьте налогообложение НДС в шапке документа
4. 4
   Заполните вкладку «Товары»: автоматически по продажам или вручную через подбор
5. 5
   На вкладке «Оплата» распределите сумму: наличные, эквайринг, сертификаты
6. 6
   Сверьте итог документа с Z-отчетом кассы
7. 7
   Проведите документ и проверьте остатки склада и проводки

Вкладка «Оплата»: наличные, эквайринг и подарочные сертификаты

На вкладке «Оплата» (в ряде версий — отдельные табличные части «Оплата платежными картами» и «Прочая оплата») распределяется выручка по видам оплаты. Сумма наличных обычно считается как разница между итогом по товарам и безналичными оплатами, но лучше сверить ее с данными Z-отчета: расхождение означает либо ошибку в сумме эквайринга, либо неучтенный возврат.

По оплате картой добавьте строку: вид оплаты — «Платежная карта», эквайринговый терминал и договор эквайринга. Именно на основании этих строк в УТ формируются ожидаемые поступления от банка-эквайера, которые потом закрываются документом «Поступление безналичных денежных средств» или «Эквайринговая операция». Если терминал не указан, контроль зачисления выручки от банка будет невозможен.

Оплата подарочными сертификатами отражается отдельным видом оплаты (если в базе ведется учет сертификатов). Частичная оплата сертификатом и частичная наличными — нормальная ситуация: внесите обе строки, программа проконтролирует, чтобы сумма оплат сошлась с суммой по товарам.

Проведение документа и контроль результата

После проведения документ выполняет несколько движений: списывает товар со склада магазина, формирует выручку и себестоимость продаж, отражает НДС (для плательщиков ОСНО — записи в книгу продаж), фиксирует наличную выручку по кассе ККМ и задолженность эквайера по безналичной оплате.

Проверьте результат по трем точкам. Во-первых, отчет «Остатки товаров на складах» по розничному складу: остатки должны уменьшиться ровно на проданные количества, отрицательных остатков быть не должно. Во-вторых, отчет «Валовая прибыль» или «Анализ розничных продаж» — выручка за день должна совпасть с отчетом. В-третьих, движения документа (кнопка «Ещё → Движения документа» или отчет по проводкам) — суммы по дебету и кредиту, корректность счетов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог документа против Z-отчета

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Расхождение по выручке или разрезам оплаты

Остатки склада после проведения

Норма

Остатки уменьшились на проданное количество, минусов нет

Тревожный признак

Отрицательные остатки или товар не списался

Расчеты с эквайером

Норма

По терминалу висит ожидаемая сумма к зачислению

Тревожный признак

Эквайринг не отражен или сумма завышена

НДС в книге продаж

Норма

Записи сформированы с верными ставками

Тревожный признак

Нет записей или неверная ставка налога

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — отрицательные остатки после проведения. Причина: товар не был оприходован на розничный склад (не оформлено перемещение с оптового склада) или продажа введена раньше поступления по времени. Решение — восстановить хронологию: проверьте даты документов поступления и перемещения, при необходимости перепроведите их.

Вторая ошибка — расхождение суммы оплат с суммой по товарам. Программа обычно блокирует проведение с сообщением о нераспределенной оплате. Проверьте, не забыт ли возврат товара в смене (возвраты оформляются отдельным документом «Возврат товаров от розничного покупателя», а не минусовой строкой в отчете) и не продублирована ли оплата картой.

Третья группа ошибок — налоговые: неверное налогообложение в шапке, ставка НДС в строках не соответствует карточке номенклатуры, смешение облагаемых и необлагаемых позиций без раздельного учета. Исправление — отменить проведение, скорректировать ставки и провести заново; если период закрыт, вносите корректировку текущей датой.

Особые сценарии: несколько касс, возвраты, комиссионный товар

Несколько кассовых смен в один день

Если магазин работает в две смены, корректнее оформлять отдельный отчет о розничных продажах на каждую смену со своим Z-отчетом. Это упрощает сверку с кассой и поиск расхождений. Объединение нескольких смен в один документ допустимо, но усложняет контроль.

Возвраты в течение смены

Возврат, оформленный в день продажи, в ряде конфигураций можно отразить в том же отчете на отдельной вкладке или отдельным документом возврата — уточните механизм вашей версии. Возврат на следующий день и позже оформляется только документом «Возврат товаров от розничного покупателя» со ссылкой на чек или отчет о продажах.

Комиссионный товар

Если магазин продает товар комитента, в строках отчета указывается соответствующий вид запасов/договор комиссии. После проведения формируется задолженность перед комитентом, которая закрывается «Отчетом комитенту». Проверьте, что комиссионный и собственный товар не смешаны в одной строке с неверным видом запасов.

Удобный контрольный прием: заведите правило сверять три числа в конце дня — итог отчета о розничных продажах, сумму Z-отчета и фактическую инкассацию плюс безнал. Если все три сходятся, документ почти наверняка заполнен верно. Если расходятся — ищите ошибку в видах оплаты, а не в товарах: товарные расхождения обычно видны сразу по остаткам склада.

Частые вопросы

Можно ли провести отчет о розничных продажах без чеков ККМ в базе?

Да. Документ можно заполнить вручную по данным Z-отчета или товарного отчета кассира. Чеки ККМ в самой УТ — это способ автоматизации, а не обязательное условие. Но при ручном вводе ответственность за точность количества и цен полностью лежит на пользователе.

Что делать, если товар продан, а на складе его нет?

Сначала оформите недостающие документы поступления или перемещения на розничный склад с правильной датой, затем проводите отчет. Проведение при отрицательных остатках исказит себестоимость: программа спишет товар по нулевой или условной стоимости, и валовая прибыль будет недостоверной.

Как исправить уже проведенный отчет?

Если период открыт — отмените проведение, внесите изменения и проведите заново. Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования), исправление выполняется корректировочными документами текущей датой либо временным снятием запрета с последующим перепроведением всех затронутых документов — это рискованная операция, перед ней сделайте резервную копию базы.

Почему отчет не проводится с ошибкой «Не распределена оплата»?

Сумма по вкладке «Оплата» не равна сумме по вкладке «Товары». Проверьте, все ли виды оплаты внесены (наличные, карта, сертификат), нет ли копеечного расхождения из-за округления и не забыт ли возврат, который уменьшает выручку смены.

Нужен ли отчет о розничных продажах при торговле через маркетплейс?

Нет, это разные схемы. Продажи через маркетплейс — это обычно реализация комиссионеру (агенту) с отражением через «Реализацию товаров и услуг» или отчеты комиссионера. Отчет о розничных продажах предназначен только для собственных розничных точек с кассой ККМ.