Ордерные склады в 1С: что это такое и как их настроить

Ордерный склад в 1С — это склад, на котором движение товара оформляется двумя независимыми потоками документов: распоряжениями (заказы, накладные) и складскими ордерами (приходный и расходный ордера). Первые документы фиксируют намерение принять или отгрузить товар и формируются менеджерами, вторые — фактическое движение по складу, которое отражают кладовщики. Такое разделение позволяет отделить бумажный учёт от физической работы склада.

Схема реализована в конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Управление нашей фирмой» (в упрощённом виде). В «1С:Бухгалтерии» ордерной схемы нет — там складской учёт ведётся только накладными. Ордерную схему можно включить как для всего склада целиком, так и отдельно для операций поступления и отгрузки.

Главный практический эффект ордерной схемы — контроль расхождений. Система в любой момент показывает, какие товары должны быть отгружены по накладным, но ещё не собраны кладовщиком, и наоборот: какие ордера оформлены без основания. Это дисциплинирует склад и делает инвентаризацию прозрачной.

Что такое ордерная схема и зачем она нужна

В обычной (неордерной) схеме один документ — например, «Реализация товаров и услуг» — одновременно является и распоряжением на отгрузку, и фактом списания товара со склада. Это удобно, когда один человек оформляет документ и физически отпускает товар, но создаёт проблемы на крупном складе: менеджер провёл накладную, а кладовщик товар ещё не собрал или собрал не тот.

Ордерная схема разделяет эти роли. Менеджер создаёт распоряжение (заказ клиента, реализацию, перемещение), которое попадает в очередь складских заданий. Кладовщик на его основании оформляет расходный ордер — и только этот документ списывает товар с остатков склада. Аналогично при поступлении: накладная поставщика — распоряжение, приходный ордер — факт приёмки.

Между распоряжением и ордером возникает контролируемый зазор: товар «к отгрузке», «к поступлению». По этим остаткам строятся отчёты о расхождениях, и руководитель склада видит необработанные задания в реальном времени.

Какие документы участвуют в ордерной схеме

Основные документы ордерного контура в УТ 11, КА и ERP:

• Приходный ордер на товары — фиксирует фактическое поступление товара на склад на основании распоряжения (приобретение товаров, перемещение, возврат, оприходование).
• Расходный ордер на товары — фиксирует фактическую отгрузку со склада по реализации, перемещению, возврату поставщику, списанию.
• Распоряжения — заказы, накладные и другие документы, которые инициируют складскую операцию.
• Отбор (размещение) ячеек — дополнительный документ, если на складе включён адресный (ячеистый) учёт.

Важно понимать разделение регистров: распоряжения двигают регистры товаров к отгрузке/поступлению, а ордера — регистр фактических складских остатков. Бухгалтерские и управленческие проводки по стоимости при этом формирует обычно финансовый документ (накладная), а ордер отвечает только за количество на складе.

Когда стоит включать ордерную схему, а когда нет

Ордерная схема оправдана, если на складе работают отдельные сотрудники (кладовщики), отличные от тех, кто оформляет документы, и требуется контроль фактической отгрузки. Типичные признаки: склад и офис территориально разделены; отгрузка идёт партиями по накопленным заказам; регулярно возникают расхождения «по бумагам есть — на полке нет».

Не стоит включать ордерную схему на маленьком складе, где один человек и оформляет накладную, и отпускает товар: появится лишний документооборот без выигрыша в контроле. Также ордерная схема не нужна для складов, где учёт ведётся только в «1С:Бухгалтерии» — там её просто нет.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Документы оформляют менеджеры, а товар отпускают кладовщикиВключайте ордерную схему на отгрузку и, при необходимости, на поступление

Один сотрудник оформляет накладную и сам отпускает товарОставьте неордерную схему — лишний документ только замедлит работу

Нужен контроль по ячейкам храненияВключайте ордерную схему вместе с адресным хранением

Частые пересортицы и расхождения при инвентаризацииОрдерная схема поможет локализовать, на каком этапе возникает расхождение

Как включить ордерную схему в 1С: пошагово

Настройка выполняется в карточке склада. Порядок действий для УТ 11 / КА / ERP:

1. 1
   Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и убедитесь, что включены опции ордерных складов и статусов ордеров
2. 2
   Перейдите в справочник «Склады и магазины» и откройте нужный склад
3. 3
   В карточке склада установите флажки «Ордерная схема» отдельно для операций: «При поступлении», «При отгрузке», «При отражении излишков, недостач и порчи»
4. 4
   Укажите дату, с которой начинает действовать ордерная схема
5. 5
   Проведите стартовую инвентаризацию или убедитесь, что на дату включения нет незакрытых расхождений
6. 6
   Назначьте пользователям права: кладовщикам — работа с ордерами, менеджерам — с распоряжениями
7. 7
   Проверьте на тестовом документе: создайте реализацию, убедитесь, что появилось задание на расходный ордер

Дата начала применения ордерной схемы имеет значение: документы, проведённые до этой даты, продолжают работать по старой схеме. Поэтому включение удобнее всего приурочить к началу месяца и завершить до этого все незакрытые отгрузки и поступления.

Как работать с ордерами: типовые сценарии

Отгрузка клиенту

Менеджер оформляет заказ клиента и реализацию товаров со статусом «К отгрузке». В рабочем месте «Отгрузка» кладовщик видит список распоряжений, по которым требуется отгрузка. Он собирает товар и создаёт расходный ордер — либо по одному распоряжению, либо группой по нескольким накладным одного получателя. После проведения ордера товар списывается с остатков склада, а реализация получает статус «Отгружено».

Приёмка от поставщика

По документу «Приобретение товаров и услуг» склад получает задание на приёмку. Кладовщик принимает товар, пересчитывает его и оформляет приходный ордер. Если фактическое количество отличается от накладной, расхождение видно в рабочем месте приёмки, и оформляются корректировки или акты расхождений — в зависимости от настроек и договорённостей с поставщиком.

Перемещение между складами

Если оба склада ордерные, цепочка выглядит так: распоряжение на перемещение → расходный ордер на складе-отправителе → приходный ордер на складе-получателе. Пока цепочка не закрыта, товар числится в пути, что корректно отражает реальность при перевозках между удалёнными площадками.

Контроль остатков и расхождений

Главный инструмент контроля — отчёты по товарам к отгрузке и к поступлению, а также рабочие места «Отгрузка» и «Приёмка». Они показывают незакрытые распоряжения и ордера без основания. Регулярный просмотр этих списков (в идеале — ежедневно) позволяет не накапливать «хвосты».

При инвентаризации на ордерном складе перед пересчётом необходимо закрыть все незавершённые операции: иначе часть товара будет числиться «к отгрузке», и результаты пересчёта исказятся. Излишки и недостачи на ордерном складе также оформляются через ордера, если включена соответствующая настройка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товаров к отгрузке

Норма

По каждой строке есть реальная незавершённая отгрузка

Тревожный признак

Старые строки по давно закрытым накладным — ордера не проведены или распоряжения не закрыты

Статус реализации

Норма

После проведения ордера статус меняется на «Отгружено»

Тревожный признак

Статус остаётся «К отгрузке» — ордер не создан или не проведён

Складские остатки

Норма

Списание происходит в момент проведения ордера

Тревожный признак

Остатки меняются от накладной — на складе не включена ордерная схема для этой операции

Типичные ошибки при работе с ордерными складами

Большинство проблем ордерной схемы — организационные, а не технические. Программа корректно ведёт учёт, но если кладовщик оформляет ордер «когда вспомнит», а менеджер правит накладные задним числом, расхождения неизбежны. Поэтому вместе с включением схемы нужно закрепить регламент: кто, когда и в какой последовательности проводит документы.

Ограничения и альтернативы

Ордерная схема увеличивает количество документов и требует дисциплины от пользователей. На небольших базах это незаметно, но при больших объёмах стоит следить за производительностью рабочих мест отгрузки и приёмки. Также нужно учитывать, что обмен с внешними системами (WMS, сайты, ЭДО) должен корректно передавать статусы ордеров — это отдельная задача при интеграции.

Альтернативы полноценной ордерной схеме: работа без ордеров, но с разграничением прав (менеджер не может изменять складские данные); использование статусов накладных без ордеров; вынос складского учёта в специализированную WMS с обменом с 1С. Выбор зависит от масштаба склада и требований к детализации контроля.

Частые вопросы

Можно ли отключить ордерную схему после включения?

Да, флажок в карточке склада можно снять, но делать это следует только после закрытия всех незавершённых ордеров и распоряжений, иначе в учёте останутся незакрытые остатки к отгрузке и поступлению. Отключение, как и включение, лучше выполнять на копии базы и с начала нового периода.

Что изменится в отчётах по остаткам после включения ордерной схемы?

Фактические складские остатки начнут изменяться ордерами, а не накладными. Появятся дополнительные аналитические данные — товары к поступлению и к отгрузке. Суммовые отчёты по себестоимости при этом по-прежнему формируются финансовыми документами.

Нужна ли ордерная схема для розничного склада?

Как правило, нет: в рознице продажа и списание происходят одновременно через чек ККМ, поэтому разделять распоряжение и факт отгрузки не требуется. Ордерную схему на розничном складе включают редко — например, для контроля приёмки товара от поставщиков.

Кто должен создавать ордер — менеджер или кладовщик?

Методологически правильно, чтобы ордер создавал кладовщик по факту выполненной операции, а менеджер работал только с распоряжениями. Именно такое разделение прав даёт главный эффект ордерной схемы — независимый контроль фактических движений.

Что делать, если ордер и накладная расходятся по количеству?

Расхождение будет видно в рабочем месте отгрузки или приёмки. Нужно установить фактическое количество, затем либо скорректировать распоряжение (накладную), либо оформить документ расхождений. Оставлять расхождение «как есть» нельзя — оно исказит остатки и следующие операции.

Работает ли ордерная схема с адресным хранением (ячейками)?

Да, ордерная схема и адресное хранение совместимы и часто используются вместе. В этом случае добавляются документы отбора и размещения товаров в ячейки, а контроль ведётся уже до уровня конкретной ячейки хранения.