Торговля и Склад · 11 мин
Ордерная система складского учета в 1С: что это и как работает
Что такое ордерная система складского учета в 1С, чем отличается от документарной, как включить и настроить, типовые схемы работы, ошибки и проверка результатов.
Ордерная система складского учета — это режим работы склада в 1С, при котором финансовые документы (поступления, реализации, перемещения) и фактическое движение товара на складе оформляются разными документами. Менеджер выписывает распоряжение — например, «Реализацию товаров и услуг», а кладовщик на его основании создает складской ордер — «Приходный ордер на товары» или «Расходный ордер на товары», фиксируя то, что реально принято или отгружено.
Ордерная схема поддерживается в 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация и некоторых отраслевых решениях. Она нужна там, где учетный отдел и склад физически разделены, работают в разное время или отвечают за разные участки: бухгалтерия отвечает за деньги и документы, кладовщик — за фактическое наличие товара. Разделение ответственности снижает риск расхождений и злоупотреблений.
Без ордерной схемы документ реализации сам списывает товар со склада, и любая ошибка менеджера сразу меняет складские остатки. С ордерной схемой остатки меняет только ордер, который оформляет склад по факту. Это ключевое отличие, определяющее всю логику работы.
Чем ордерная схема отличается от обычной (документарной)
В обычной схеме документ «Реализация товаров и услуг» одновременно формирует бухгалтерские проводки и списывает товар со склада. Один документ отвечает и за финансы, и за остатки. Это удобно для небольших компаний, где менеджер сам отгружает товар или склад находится рядом с офисом.
В ордерной схеме реализация становится лишь распоряжением на отгрузку. Товар со склада спишет только расходный ордер, который кладовщик оформит после фактической отгрузки. Аналогично при закупке: поступление товаров — это распоряжение на приемку, а приходный ордер фиксирует, что товар реально принят на склад.
Сравнение вариантов учета
Один документ меняет и финансы, и остатки. Подходит для малого бизнеса и совмещения ролей. Нет разделения ответственности между менеджером и складом.
Распоряжение и ордер — разные документы, остатки меняет только ордер. Подходит при разделении офиса и склада. Требует дисциплины: незакрытые распоряжения и «висящие» ордера искажают картину.
Между двумя схемами возникает важное следствие: при ордерной схеме в учете появляются два вида остатков — учетные (по финансовым документам) и фактические складские (по ордерам). Пока распоряжение не закрыто ордером, между ними существует разница, и это нормальное рабочее состояние, а не ошибка.
Когда ордерная система нужна, а когда только мешает
Ордерная схема оправдана, если офис и склад территориально разделены, кладовщик работает в свою смену и не может ждать менеджера, на складе принимают товар до получения сопроводительных документов или отгружают частями по одной реализации. Также она полезна, когда нужно четко разграничить ответственность: претензии по количеству — к складу, по ценам и контрагентам — к менеджерам.
Ордерная схема избыточна, если один сотрудник совмещает роли менеджера и кладовщика, ассортимент небольшой, а отгрузки происходят в день оформления документа. В этом случае она лишь удваивает количество документов и создает почву для расхождений, которые некому контролировать.
Как выбрать схему учета
Как включить и настроить ордерную схему в 1С
Настройка выполняется в карточке склада. В 1С:Управление торговлей 11 откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Склад и магазины» → «Склады», выберите нужный склад и установите флажки ордерной схемы отдельно для операций: «При поступлении», «При отгрузке», «При перемещении», «При сборке (разборке)». Для каждого вида операций можно указать дату, с которой схема начинает действовать.
Важно, что ордерная схема включается по каждому виду операций независимо. Можно включить ордера только на отгрузку, а поступление оставить в обычном режиме — например, если поставщиков мало и документы всегда приходят вместе с товаром, а отгрузки массовые и разнесены по времени.
- 1Откройте карточку склада: НСИ и администрирование → Склады
- 2Установите флажки ордерной схемы для нужных операций и укажите дату начала
- 3Проверьте, что у кладовщиков есть права на документы «Приходный ордер на товары» и «Расходный ордер на товары»
- 4Назначьте ответственного за контроль исполнения распоряжений
- 5Оформите тестовое поступление и реализацию, создайте по ним ордера
- 6Проверьте отчет «Оформление накладных и ордеров» — расхождений быть не должно
Как выглядит типовой документооборот
Отгрузка товара покупателю
Менеджер оформляет заказ клиента и реализацию товаров. Эти документы формируют проводки по продажам и дебиторской задолженности, но не трогают складские остатки при включенной ордерной схеме. Реализация попадает в рабочее место кладовщика как распоряжение на отгрузку.
Кладовщик видит список распоряжений, собирает товар и оформляет расходный ордер на фактически отгруженное количество. Если отгрузили меньше, чем указано в реализации, остаток распоряжения остается открытым и будет виден в отчетах контроля. Только после проведения расходного ордера товар списывается со склада.
Приемка товара от поставщика
Менеджер оформляет поступление товаров. Кладовщик принимает груз, пересчитывает его и создает приходный ордер по факту. Если поставщик привез больше или меньше, чем в документах, ордер отражает фактическое количество, а расхождение остается видимым для разбора с менеджером и поставщиком.
Возможна и обратная ситуация: машина приехала, а документов еще нет. В некоторых конфигурациях приходный ордер можно оформить без распоряжения — «под документ», с последующей привязкой к поступлению. Такая возможность настраивается отдельно и требует контроля, чтобы «висящие» ордера не копились.
Перемещения и другие операции
При перемещении между складами с ордерной схемой документ перемещения является распоряжением, расходный ордер списывает товар со склада-отправителя, а приходный ордер приходует его на складе-получателе. Пока цепочка не закрыта, товар числится в пути. Аналогично работают сборка и разборка комплектов при включенной соответствующей настройке.
Как контролировать расхождения между распоряжениями и ордерами
Главный инструмент контроля — отчет «Оформление накладных и ордеров» (в УТ 11 находится в разделе «Склад»). Он показывает распоряжения, по которым не оформлены ордера, и ордера без распоряжений. Регулярный просмотр этого отчета — обязательная процедура, иначе расхождения накапливаются и искажают остатки.
Дополнительно используются отчеты по остаткам: сравнение учетных остатков с фактическими складскими показывает объем незавершенных операций. Перед закрытием месяца и перед инвентаризацией все распоряжения должны быть либо закрыты ордерами, либо осознанно оставлены открытыми с понятной причиной.
Как проверить результат
Нет строк или все строки объяснимы текущими отгрузками
Старые незакрытые распоряжения или ордера без документов-оснований
Остаток уменьшился после проведения расходного ордера
Реализация проведена, а остаток не изменился — ордер не создан
Ордера создаются на основании распоряжений без ошибок
Ошибки прав доступа или документы создаются вручную без основания
Типичные ошибки при работе с ордерной схемой
Самая частая проблема — менеджеры и кладовщики не понимают, кто за что отвечает, и остатки «не сходятся»: реализация проведена, а ордер никто не создал. Вторая типичная ситуация — кладовщик создает ордер вручную без распоряжения, и потом невозможно понять, к какому документу он относится.
Еще одна ошибка — включение ордерной схемы «для галочки» без назначения ответственного за контроль расхождений. Ордерная схема не работает сама по себе: она требует регламента, кто и когда сверяет распоряжения с ордерами, и санкций за накопление незакрытых документов.
Ограничения и особенности учета НДС и себестоимости
При ордерной схеме финансовые проводки формируют распоряжения (реализации, поступления), а ордера влияют только на складские остатки в количественном выражении. Это значит, что себестоимость продажи списывается документом реализации, а не расходным ордером. Если ордер оформлен в другом месяце, чем реализация, возникают временные разницы между управленческим и складским учетом.
Отсюда практическое правило: старайтесь закрывать распоряжения ордерами в том же отчетном периоде. Перенос отгрузки на следующий месяц при уже проведенной реализации потребует внимания бухгалтера при закрытии месяца и может вызвать вопросы при сверке остатков.
Начинайте внедрение ордерной схемы с одного направления — обычно с отгрузки, где расхождения болезненнее всего. Отработайте регламент на одном складе в течение нескольких недель, добейтесь нулевых остатков в отчете контроля, и только потом распространяйте схему на приемку и другие склады.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли включить ордерную схему только для одного склада?
Да, ордерная схема настраивается индивидуально в карточке каждого склада и отдельно по видам операций. Часто оптовый склад переводят на ордера, а розничный или офисный оставляют в обычном режиме.
Что делать, если реализация проведена, а ордер забыли создать?
Создайте расходный ордер на основании реализации текущей датой и проверьте отчет «Оформление накладных и ордеров». Если период закрыт, согласуйте дату ордера с бухгалтером, чтобы не нарушить последовательность закрытия месяца.
Может ли кладовщик изменить количество в ордере относительно распоряжения?
Да, в этом смысл схемы: ордер фиксирует фактически принятое или отгруженное количество. Расхождение с распоряжением останется видимым в отчетах контроля и должно быть разобрано с менеджером.
Мешает ли ордерная схема обмену с WMS или ТСД?
Нет, наоборот: ордерная схема хорошо сочетается с системами адресного хранения и терминалами сбора данных, поскольку ордер — естественное задание для складского работника. Но интеграцию нужно тестировать на тестовой базе.
Как отключить ордерную схему, если она не подошла?
Сначала закройте все открытые распоряжения ордерами, добейтесь нулевых расхождений в отчете контроля, затем снимите флажки в карточке склада с даты начала нового периода. Отключение задним числом без сверки приведет к развалу остатков.
Нужна ли ордерная схема в 1С:Бухгалтерии?
В типовой 1С:Бухгалтерии полноценной ордерной схемы нет — она рассчитана на совмещенный учет. Ордерная схема реализована в УТ 11, ERP и Комплексной автоматизации, где есть отдельные складские документы.
Что важно запомнить
Ордерная система разделяет финансовые документы и фактическое движение товара: остатки меняют только приходные и расходные ордера. Включайте её при разделении офиса и склада, назначайте ответственного за сверку распоряжений с ордерами и регулярно проверяйте отчет «Оформление накладных и ордеров».