Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать накладную в 1С Предприятие
Пошаговая инструкция: как создать расходную накладную в 1С Предприятие, заполнить ТОРГ-12, проверить проводки и распечатать документ без ошибок.
Накладная в 1С Предприятие — это документ отгрузки товара покупателю, который одновременно списывает остатки со склада, формирует дебиторскую задолженность и служит основанием для печати ТОРГ-12 или УПД. В типовых конфигурациях («Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «Комплексная автоматизация») за это отвечает документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в УТ и КА.
Ошибка в накладной приводит к расхождениям в учёте: завышенной задолженности покупателя, неправильной себестоимости, проблемам с НДС. Поэтому важно не просто «провести документ», а понимать, что происходит на каждом этапе — от заполнения шапки до печати и проверки проводок.
Ниже разобран полный цикл работы с накладной: создание, заполнение, проведение, печать, исправление и типовые ошибки. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах; в старых версиях на обычных формах логика та же, отличается только расположение кнопок.
Какой документ в 1С заменяет накладную
В разных конфигурациях документ отгрузки называется по-разному, и это частая причина путаницы у новичков. В 1С:Бухгалтерии 8.3 используется универсальный документ «Реализация (акты, накладные, УПД)», где вид операции определяет, что именно вы оформляете: товары, услуги или и то и другое.
В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» документ называется «Реализация товаров и услуг». В «1С:Рознице» — «Реализация товаров». Если вы работаете в Бухгалтерии и не находите слово «накладная» в меню, ищите именно «Реализацию» — накладная получается при выборе вида операции «Товары (накладная)».
Документы отгрузки в разных конфигурациях
«Реализация (акты, накладные, УПД)», вид операции «Товары (накладная)». Подходит, если торговля несложная и склад один-два.
«Реализация товаров и услуг». Нужна, если есть заказы клиентов, статусы отгрузки, несколько складов и ордерная схема.
«Реализация товаров» — упрощённая отгрузка оптовому покупателю из розничной конфигурации.
Создание накладной шаг за шагом
Порядок действий показан на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, но в УТ последовательность почти не отличается. Перед созданием документа убедитесь, что в справочниках заведены организация, контрагент, номенклатура и склад — иначе придётся прерываться на их создание.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать» → «Товары (накладная)».
- 2Заполните шапку: организацию, контрагента, договор, склад и дату отгрузки.
- 3Добавьте товары в табличную часть: кнопка «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цену.
- 4Проверьте ставки НДС и итоговую сумму документа.
- 5Нажмите «Провести» (или «Провести и закрыть»).
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать».
При подборе товаров удобно использовать кнопку «Подбор»: откроется форма с остатками и ценами, где двойным щелчком позиции переносятся в документ. Если товара нет в наличии, программа либо не даст провести документ (при контроле остатков), либо проведёт его в минус — зависит от настроек учётной политики.
Дата документа должна совпадать с фактической датой отгрузки: от неё зависят проводки по НДС и период, в котором отразится выручка. Задним числом документ проводить можно, но помните, что это изменит данные прошлого периода и может потребовать пересдачи отчётности, если период уже закрыт.
Заполнение шапки и табличной части
В шапке документа критичны четыре поля. Организация определяет, от чьего имени идёт продажа и по каким регистрам пройдут проводки. Контрагент и договор формируют задолженность и подставляются в печатную форму. Склад определяет, откуда спишутся остатки.
В табличной части для каждой позиции указываются номенклатура, количество, цена и ставка НДС. Если в карточке номенклатуры заполнены цена и ставка НДС по умолчанию, они подставятся автоматически — проверьте их актуальность. Сумма считается автоматически, но её можно скорректировать вручную, тогда программа пересчитает цену.
Если отгрузка идёт по заказу покупателя (в УТ и КА), создавайте накладную на основании заказа через кнопку «Создать на основании». Табличная часть заполнится автоматически, а программа свяжет документы и будет контролировать, сколько товара отгружено по заказу и сколько осталось.
Проведение и проверка проводок
При проведении накладная формирует бухгалтерские проводки: Дт 62.01 Кт 90.01 — выручка и задолженность покупателя, Дт 90.03 Кт 68.02 — начисление НДС, Дт 90.02 Кт 41.01 — списание себестоимости товара. Точный набор счетов зависит от настроек счетов учёта номенклатуры и учётной политики.
Посмотреть результат можно кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт в форме документа). Обязательно проверяйте три вещи: правильная ли организация в проводках, корректная ли себестоимость списалась, не образовался ли минус на счёте 41.
Как проверить результат
Остаток по отгруженной позиции уменьшился на количество из накладной, отрицательных остатков нет
Минус по 41 счёту или складскому отчёту — товар списался, которого не было
Дт 62 Кт 90 на сумму продажи, НДС выделен отдельной проводкой
Нет проводки по НДС или неверные счета — проверьте счета учёта номенклатуры
Заполнены грузоотправитель, грузополучатель, позиции и суммы совпадают с документом
Пустые реквизиты или устаревшие данные контрагента — обновите карточку
Для контроля остатков удобен отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ) или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (в Бухгалтерии). Сверяйте её с накладной сразу после проведения, пока документ легко исправить.
Печать ТОРГ-12, УПД и товарной накладной
Печатные формы доступны по кнопке «Печать» в форме документа или в списке документов. В типовой поставке доступны: товарная накладная (ТОРГ-12), универсальный передаточный документ (УПД), накладная на отпуск материалов (М-15) и счёт на оплату. УПД выбирают, когда нужен единый документ вместо накладной и счёта-фактуры.
Если стандартная форма не подходит — например, нужен другой макет, логотип или дополнительные графы — используются внешние печатные формы, подключаемые через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Изменять типовой макет напрямую в конфигураторе не стоит: при обновлении конфигурации правки затрутся.
Исправление и отмена накладной
Если ошибка обнаружена до подписания документов покупателем, накладную можно просто перепровести с исправлениями или пометить на удаление. Пометка на удаление отменяет проводки, но сам документ остаётся в базе — удаление из базы происходит только через «Удаление помеченных объектов».
Если покупатель уже получил документы или период закрыт, используйте документ «Корректировка реализации» — он создаётся на основании накладной и корректно отражает изменения в учёте, включая корректировочный счёт-фактуру. При полном отказе от сделки оформляется возврат товаров от покупателя.
Ограничения и когда нужен специалист
Самостоятельная работа с накладными безопасна, пока речь идёт о текущем периоде и типовых операциях. К специалисту по 1С стоит обращаться, если нужно: настроить нестандартную печатную форму, организовать обмен накладными с ЭДО, доработать проводки под специфический учёт (комиссия, давальческое сырьё) или исправить массовые ошибки прошлых периодов.
Перед началом массовой работы проверьте настройку «Контроль остатков» в учётной политике. Включённый контроль не даст провести накладную без товара на складе — это спасает от минусов, но требует своевременного оприходования поставок.
Что важно запомнить
Накладная в 1С — это документ реализации: заполните организацию, контрагента, склад и товары, проведите и распечатайте ТОРГ-12 или УПД. После проведения сверьте проводки и остатки. Ошибки текущего периода исправляйте перепроведением, закрытого — только корректировкой реализации.
Частые вопросы
Чем накладная отличается от счёта-фактуры в 1С?
Накладная фиксирует факт передачи товара и списывает остатки, а счёт-фактура — налоговый документ для НДС. В 1С счёт-фактура создаётся на основании накладной автоматически или отдельной кнопкой. УПД объединяет оба документа в одном.
Можно ли провести накладную, если товара нет на складе?
Зависит от настройки контроля остатков в учётной политике. Если контроль включён, программа откажет в проведении и покажет нехватку. Если отключён, документ проведётся в минус, что исказит себестоимость — минус придётся устранять после оприходования товара.
Как распечатать накладную без цен и сумм?
В типовых формах ТОРГ-12 и УПД суммы выводятся всегда. Если нужна накладная только с количеством (например, для склада или водителя), подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» или используйте макет «Накладная на внутреннее перемещение».
Как изменить накладную после того, как покупатель её подписал?
Используйте документ «Корректировка реализации», созданный на основании исходной накладной. Он сформирует корректировочные проводки и корректировочный счёт-фактуру. Прямое редактирование подписанной накладной приведёт к расхождению бумажного документа и данных учёта.
Почему в накладной не подставляется цена товара?
Цена берётся из регистра цен номенклатуры по выбранному типу цен. Проверьте, что для позиции установлена цена на дату документа и что в соглашении с клиентом (в УТ) или в документе выбран нужный тип цен. Цену всегда можно ввести вручную.
Можно ли создать накладную на основании счёта на оплату?
Да. Откройте счёт на оплату и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Контрагент, договор и табличная часть перенесутся автоматически, останется указать склад и проверить остатки.