Кассы и кассы ККМ в 1С Розница: в чем разница

В конфигурации 1С:Розница существуют два похожих по названию справочника — «Кассы» и «Кассы ККМ», и их путаница — одна из самых частых причин ошибок при настройке рабочего места кассира. Несмотря на схожие названия, эти объекты отвечают за принципиально разные вещи: один учитывает деньги, второй — фискализирует продажи.

Справочник «Кассы» — это учетный объект. Он отражает денежные средства организации: наличные в кассовом ящике, деньги в пути, эквайринговые поступления. Через кассы проходят приходные и расходные кассовые ордера, выемки и операции по движению наличных. Справочник «Кассы ККМ» — это технический объект, который описывает контрольно-кассовую машину: её связь с фискальным регистратором, магазином, складом и настройки печати чеков.

Понимание разницы критично на этапе первоначальной настройки и при добавлении нового рабочего места. Если перепутать объекты или создать лишние элементы, кассир не сможет открыть смену, чеки не будут фискализироваться, а остатки по наличным разойдутся с фактическими деньгами в ящике.

Что такое справочник «Кассы» и за что он отвечает

Справочник «Кассы» находится в разделе «Финансы» и представляет собой список мест хранения денежных средств организации. Каждый элемент справочника — это отдельный «кошелек»: касса магазина, касса организации для расчетов с подотчетными лицами, операционная касса. По каждой кассе программа ведет учет остатков наличных денег.

Именно к кассам привязываются документы «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Выемка денежных средств из кассы ККМ» и операции по эквайрингу. Когда кассир в конце смены делает выемку, деньги уменьшают остаток по кассе ККМ и увеличивают остаток по кассе организации, указанной в документе.

Ключевой признак: справочник «Кассы» ничего не знает о фискальном оборудовании. У элемента этого справочника нет настроек подключения, нет привязки к драйверу ККТ, нет параметров печати чеков. Это чисто учетная сущность для денег.

Что такое справочник «Кассы ККМ» и его роль

Справочник «Кассы ККМ» расположен в разделе «Настройка» (или «Администрирование» — «Настройка номенклатуры и торгового оборудования» в зависимости от версии) и описывает конкретную кассовую точку как техническое устройство. Именно этот объект участвует в открытии и закрытии кассовой смены, пробитии чеков и формировании Z-отчета.

В карточке кассы ККМ указываются: магазин, к которому привязана точка продаж, склад отгрузки товаров, тип кассы (фискальный регистратор, ККТ с передачей данных в ОФД или без фискализации), а также настройки печати и подключаемого оборудования. Для фискальных касс здесь же задается связь с экземпляром фискального регистратора из справочника «Подключаемое оборудование».

Важно понимать: одна касса ККМ может быть «нефискальной». Например, для учета продаж в точке, где чеки пробиваются на централизованной кассе, или для тестовых целей. В этом случае касса ККМ работает как логическая точка продаж без физического аппарата.

Сравнение двух справочников по ключевым параметрам

Чтобы разница стала предельно наглядной, сопоставим оба объекта по основным характеристикам.

Из таблицы видно главное: объекты не заменяют друг друга, а дополняют. Касса ККМ не умеет учитывать движение денег по ПКО и РКО, а обычная касса не умеет открывать смену и печатать чеки.

Как объекты связаны между собой

В типовой схеме работы магазина элементы двух справочников связаны друг с другом. В карточке кассы ККМ указывается касса (из справочника «Кассы»), в которую будут попадать деньги при закрытии смены и из которой будет списываться выемка. Без этой связи программа не сможет корректно сформировать отчет о розничных продажах и движение денежных средств.

При закрытии кассовой смены происходит следующее: формируется документ «Отчет о розничных продажах», выручка по наличным приходуется в кассу, связанную с кассой ККМ, а оплаты по банковским картам отражаются по операциям эквайринга. Если связь не настроена, кассир получит ошибку при закрытии смены или деньги «повиснут» без отражения в учете.

Пошаговая настройка кассы и кассы ККМ для новой точки

Рассмотрим типовой сценарий: открывается новый магазин с одним кассовым местом и фискальным регистратором. Порядок действий важен — сначала учетные объекты, затем технические.

1. Создайте магазин в справочнике «Магазины», укажите склад продажи и организацию.
2. В разделе «Финансы» — «Кассы» создайте новую кассу, например «Касса магазина №1». Укажите организацию-владельца.
3. В разделе настройки оборудования добавьте фискальный регистратор, выберите драйвер и проверьте подключение тестовой печатью.
4. Создайте элемент справочника «Кассы ККМ»: укажите магазин, тип кассы (фискальный регистратор или ККТ с передачей данных), свяжите с созданным фискальным регистратором и кассой из справочника «Кассы».
5. Проверьте, что у пользователя-кассира в настройках рабочего места указана нужная касса ККМ (или включен запрос кассы при входе в РМК).
6. Откройте смену в режиме РМК, пробейте тестовый чек на небольшую сумму и закройте смену.
7. Сверьте результат: чек фискализирован, отчет о розничных продажах создан, остаток по кассе увеличился на сумму наличной выручки.

1. 1
   Создайте магазин и кассу в справочнике «Кассы»
2. 2
   Подключите и проверьте фискальный регистратор
3. 3
   Создайте кассу ККМ и свяжите её с кассой и оборудованием
4. 4
   Назначьте кассу ККМ пользователю или рабочему месту
5. 5
   Откройте смену, пробейте тестовый чек, закройте смену
6. 6
   Проверьте отчет о розничных продажах и остаток по кассе

Типичные ошибки при работе с двумя справочниками

Первая распространенная ошибка — создание нескольких касс ККМ для одного физического аппарата. Например, администратор заводит отдельную кассу ККМ под каждого кассира. В результате смены открываются параллельно, Z-отчеты конфликтуют, а фискальный регистратор отказывается печатать, потому что смена на нем уже открыта другим сеансом. На один физический аппарат должна быть одна касса ККМ.

Вторая ошибка — отсутствие связи между кассой ККМ и учетной кассой. Продажи проходят, чеки фискализируются, но при попытке сделать выемку или закрыть смену программа выдает ошибку, а деньги не отражаются в финансовом учете. Лечится заполнением поля связи в карточке кассы ККМ.

Третья ошибка — использование одной кассы ККМ для нескольких магазинов. Склад отгрузки и магазин жестко заданы в карточке, поэтому продажи в другом магазине будут списывать товар не с того склада, что приведет к отрицательным остаткам и некорректной себестоимости.

Как проверить, что настройка выполнена правильно

После настройки выполните контрольную проверку. Откройте отчет «Движения денежных средств» или оборотно-сальдовую ведомость по кассе после закрытия тестовой смены: наличная выручка должна совпадать с суммой по Z-отчету. Затем сделайте выемку и убедитесь, что остаток уменьшился ровно на сумму выемки.

Дополнительно проверьте, что в документе «Отчет о розничных продажах» корректно заполнены склад отгрузки и организация, а оплаты картой ушли в операции по эквайрингу, а не в наличную кассу. Если эквайринговый терминал подключен к РМК, сверьте суммы по слип-чекам с данными отчета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по кассе после закрытия смены

Норма

Равен наличной выручке по Z-отчету

Тревожный признак

Сумма не совпадает или остаток не изменился

Фискализация тестового чека

Норма

Чек напечатан, есть фискальные признаки, смена открыта

Тревожный признак

Чек не печатается, ошибка драйвера или «смена уже открыта»

Списание товара

Норма

Товар списан со склада нужного магазина

Тревожный признак

Отрицательные остатки на другом складе

Выемка денежных средств

Норма

Остаток по кассе ККМ уменьшился на сумму выемки

Тревожный признак

Документ не проводится, ошибка о пустой кассе

Часто задаваемые вопросы

Можно ли работать в 1С:Розница без кассы ККМ?

Да, если точка не пробивает фискальные чеки — например, при оптовых продажах через документ «Реализация товаров» или при использовании кассы ККМ без фискализации для внутреннего учета. Но для розничных продаж через РМК с печатью чеков касса ККМ обязательна: без неё невозможно открыть смену и сформировать чек.

Сколько касс ККМ нужно на один магазин?

Обычно по одной кассе ККМ на каждое физическое кассовое место с фискальным регистратором. Если в магазине два аппарата — создаются две кассы ККМ, при этом обе могут быть связаны с одной учетной кассой магазина. Создавать кассу ККМ под каждого кассира не нужно: кассиры работают на одной кассе по очереди, открывая и закрывая смены.

Почему при закрытии смены возникает ошибка «Не указана касса»?

Причина почти всегда в том, что в карточке кассы ККМ не заполнена связь с элементом справочника «Кассы». Откройте карточку кассы ККМ, укажите учетную кассу магазина и повторите закрытие смены. Если ошибка осталась, проверьте, что касса принадлежит той же организации, что и магазин.

Чем касса ККМ отличается от фискального регистратора в списке оборудования?

Фискальный регистратор в справочнике «Подключаемое оборудование» — это запись о физическом устройстве и его драйвере. Касса ККМ — логический объект, который связывает это устройство с магазином, складом и учетной кассой. Один без другого не работает: оборудование не знает, от какого магазина продавать, а касса ККМ не умеет печатать без привязанного устройства.

Нужно ли создавать отдельную кассу для эквайринга?

Нет, оплаты по банковским картам учитываются отдельно через операции эквайринга и договор с банком-эквайером, а не через справочник «Кассы». В кассу попадает только наличная выручка. Эквайринговые поступления зачисляются на расчетный счет организации по выписке банка.

Что делать, если по ошибке создали лишнюю кассу ККМ?

Если по ней еще не было документов, элемент можно пометить на удаление. Если документы уже проведены, удалять элемент нельзя — пометьте его как неиспользуемый (переименуйте с пометкой «не использовать») и переназначьте пользователям правильную кассу ККМ в настройках рабочего места. Удаление элемента с документами нарушит ссылочную целостность базы.