Торговля и Склад · 9 мин
Касса 1С: как пользоваться кассиру
Как работать кассиру в 1С: открытие смены, пробитие чека, возврат, X- и Z-отчёты, закрытие смены. Пошаговая инструкция, ошибки и FAQ.
Рабочее место кассира в 1С — это упрощённый интерфейс для продаж через онлайн-кассу: пробитие чеков, возвраты, приём оплаты наличными и картой, открытие и закрытие смены. Кассиру не нужно знать всю программу — достаточно освоить несколько операций и понимать, что делать при типовых сбоях.
Инструкция подходит для конфигураций «1С:Розница», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» — логика работы везде одинаковая, отличаются только названия кнопок и расположение разделов. Перед первой сменой убедитесь, что касса ККТ подключена, фискальный накопитель активен и в программе настроен эквайринговый терминал, если принимаете карты.
Как открыть кассовую смену
Смену открывают один раз в начале рабочего дня или при смене кассира. Без открытой смены пробить чек не получится — программа выдаст ошибку, а касса не напечатает документ.
Порядок действий: войдите в 1С под своей учётной записью, откройте раздел «Продажи» (или «Розничные продажи») и запустите «Рабочее место кассира» (РМК). Если смена закрыта, программа предложит её открыть — нажмите «Открыть смену». Касса напечатает отчёт об открытии смены: проверьте, что на чеке указаны правильные дата, время и ФИО кассира.
Если при открытии смены появляется ошибка связи с кассой, проверьте: включён ли ККТ, подключён ли кабель USB или сеть, запущен ли драйвер кассы. Не пытайтесь пробивать чеки «в обход» — все продажи обязаны проходить через фискальный накопитель.
- 1Войдите в 1С под своей учётной записью кассира
- 2Откройте «Продажи» → «Рабочее место кассира» (РМК)
- 3Нажмите «Открыть смену» и дождитесь печати отчёта об открытии
- 4Проверьте на чеке дату, время и ФИО кассира
- 5При ошибке связи проверьте питание и кабель ККТ, затем обратитесь к администратору
Как пробить чек продажи
Основная операция кассира — чек прихода. В открытом РМК добавьте товар одним из способов: отсканируйте штрихкод сканером, найдите товар по названию или артикулу в строке поиска, либо выберите его из визуального меню быстрых товаров (плиток), если оно настроено.
После добавления всех позиций проверьте итоговую сумму на экране и назовите её покупателю. Нажмите кнопку оплаты: «Наличные» (обычно F8 или крупная кнопка), «Карта» или «Смешанная оплата». При оплате наличными введите полученную сумму — программа покажет сдачу. При оплате картой дождитесь подтверждения на эквайринговом терминале и слип-чека.
После оплаты касса печатает фискальный чек. По закону покупателю можно выдать бумажный чек или отправить электронный на телефон/e-mail — уточните у покупателя до пробития, если в вашей организации принята отправка электронных чеков.
Как принять оплату картой и наличными
При оплате картой выберите способ «Платёжная карта», затем попросите покупателя приложить карту к терминалу. Терминал и 1С связаны: сумма передаётся автоматически. Если интеграции нет (терминал автономный), сумму вводят на терминале вручную — сверяйте её с суммой чека, ошибка в копейках приведёт к расхождению при сверке итогов.
Смешанная оплата используется, когда покупатель платит частично наличными, частично картой. В окне оплаты выберите соответствующий режим, введите обе суммы и убедитесь, что их сумма равна итогу чека. Программа не даст пробить чек, пока оплата не закроет всю сумму.
Если терминал отклонил операцию (недостаточно средств, сбой связи банка), не пробивайте чек повторно «на всякий случай». Сначала убедитесь, что оплата действительно не прошла — по сообщению терминала и отсутствию слип-чека. Двойное списание с карты покупателя — серьёзная конфликтная ситуация.
Как оформить возврат покупателю
Возврат в течение текущей смены и возврат по чеку прошлой смены оформляются по-разному, но в обоих случаях нужен документ-основание. В РМК нажмите «Возврат» (или найдите операцию через меню), отсканируйте штрихкод с чека покупателя или найдите чек по номеру и дате. Программа подтянет состав продажи — отметьте возвращаемые позиции.
Способ возврата денег должен соответствовать способу оплаты: покупал картой — возврат на карту через терминал, платил наличными — выдача из денежного ящика. При возврате на карту операция выполняется как «возврат» на терминале, а не как новая оплата.
Касса напечатает чек возврата прихода — передайте его покупателю вместе с деньгами или слип-чеком возврата. Если чек-основание не найден в базе (например, продажа была в другой точке), оформляйте возврат по заявлению покупателя с паспортными данными — порядок уточните у руководителя, так как он зависит от учётной политики организации.
X-отчёт и закрытие смены (Z-отчёт)
X-отчёт (отчёт без гашения) — промежуточная сверка: показывает выручку с начала смены, не закрывая её. Его снимают при пересменке, инкассации или по требованию руководителя. В РМК выберите «Отчёты» → «X-отчёт» (или «Отчёт без гашения») — касса напечатает суммы по наличным и безналичным продажам.
Z-отчёт (отчёт с гашением) закрывает смену. В конце дня нажмите «Закрыть смену» в РМК. Касса напечатает Z-отчёт, данные уйдут в ОФД и налоговую автоматически. После закрытия смены пробить чек невозможно до открытия новой.
Сверьте наличные в денежном ящике с суммой наличной выручки по Z-отчёту с учётом внесённых и изъятых сумм. Расхождение оформляется по правилам вашей организации — не «подгоняйте» цифры самостоятельно.
Как проверить результат закрытия смены
На чеке есть номер смены, итоги по нал/безнал, признак закрытия смены
Чек не вышел или оборвался — проверьте ленту и повторите закрытие
В статусе кассы нет неотправленных документов
Есть непереданные чеки — проверьте интернет, документы должны уйти автоматически
Наличные в ящике сходятся с отчётом с учётом внесений/изъятий
Расхождение — зафиксируйте и сообщите руководителю
Типичные проблемы и что делать кассиру
Кончилась чековая лента — касса остановит печать. Замените рулон: откройте крышку, выньте остаток, вставьте новый рулон термолентой вниз (по схеме на крышке), протяните край ленты наружу и закройте крышку до щелчка. После замены нажмите «Продолжить» в программе — чек допечатается.
Чек «завис» — программа показывает ошибку фискализации. Не пробуйте пробить тот же чек заново: сначала выясните, ушёл ли он на кассу (проверьте, не напечатался ли он). Дублирование чеков создаёт лишнюю выручку в отчётах. Если чек не ушёл, повторите операцию; если ушёл частично — вызовите администратора.
Пропал интернет — продажи продолжайте в штатном режиме: фискальный накопитель сохраняет чеки автономно, они отправятся в ОФД при восстановлении связи. Но следите за накоплением неотправленных документов: при длительном отсутствии связи (более 30 дней) накопитель блокируется.
Что кассиру делать нельзя
Кассир не должен самостоятельно удалять чеки, редактировать фискальные документы, менять настройки кассы и драйверов, а также пробивать «тестовые» чеки на реальные товары без необходимости. Всё, что касается настройки ККТ, замены фискального накопителя и корректировки данных, — зона ответственности администратора 1С или специалиста по кассовому оборудованию.
Безопасная граница самостоятельной работы: открытие и закрытие смены, пробитие и отмена чека до оплаты, возвраты по чеку, замена ленты, внесение и изъятие наличных с печатью соответствующего чека. Всё остальное — через старшего смены.
Что важно запомнить
Рабочий цикл кассира в 1С: открыть смену → пробивать чеки через РМК → принимать оплату строго по факту → оформлять возвраты по чеку тем же способом, что и оплата → закрыть смену Z-отчётом и сверить наличные. При любых сбоях сначала проверяйте, что реально произошло, и только потом повторяйте операцию.
Частые вопросы кассиров
Можно ли отменить уже пробитый чек?
Нет, фискальный чек после пробития удалить нельзя — он уже записан в фискальный накопитель. Ошибочную продажу закрывают чеком возврата прихода на ту же сумму. Отменить можно только неоплаченный чек, который ещё не ушёл на кассу.
Что делать, если сканер не читает штрихкод?
Проверьте, не повреждён ли штрихкод на упаковке, и попробуйте отсканировать другой товар — так вы поймёте, проблема в сканере или в этикетке. Если сканер не работает совсем, найдите товар вручную по артикулу или названию в строке поиска РМК. О неисправном сканере сообщите администратору.
Покупатель просит чек, а лента кончилась в момент печати — чек утерян?
Нет. Данные чека уже записаны в фискальный накопитель. Замените ленту и продолжите печать — касса допечатает чек. Если чек не допечатался, его можно перепечатать из программы по номеру или отправить покупателю электронную копию.
Можно ли работать, если не открылась смена из-за ошибки кассы?
Продавать без фискального чека нельзя — это нарушение закона о применении ККТ со штрафными последствиями. Проверьте питание и подключение кассы, перезапустите РМК. Если ошибка не уходит, приостановите продажи и вызовите администратора или сервисную службу.
Как внести разменные деньги в начале дня?
Через операцию «Внесение денег» в РМК: укажите сумму, касса напечатает чек внесения. Эта сумма учитывается при сверке наличных в конце смены, поэтому вносите ровно ту сумму, которую фактически положили в денежный ящик.
Что делать, если случайно закрыл смену раньше времени?
Ничего страшного: откройте новую смену и продолжайте работу. Номер смены увеличится, в отчётности появятся два Z-отчёта за день — это допустимо. Главное — не оставлять смену открытой после окончания работы магазина.