Как заводить товары в 1С: полное руководство по номенклатуре

Карточка товара в 1С — это элемент справочника «Номенклатура», и от качества её заполнения зависит корректность всего учёта: остатков, себестоимости, цен, отчётов и печатных форм. Ошибка, допущенная на этапе создания карточки (неверный вид номенклатуры, ставка НДС или единица измерения), потом «протягивается» через все документы, и исправлять её приходится перепроведением десятков операций.

Способ заведения товара зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» справочник называется «Номенклатура», в «1С:Бухгалтерии» — тоже «Номенклатура», но с упрощённым набором реквизитов, в «1С:Рознице» добавляются особенности работы с штрихкодами и маркировкой. Логика везде одинаковая: сначала настраиваются вспомогательные справочники (виды номенклатуры, единицы измерения), затем создаётся карточка, после чего товар можно оприходовать документом поступления.

Ниже разобран практический порядок действий: от подготовки справочников до массовой загрузки из Excel и проверки результата. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах, но принципы применимы и к более старым версиям.

Где находится справочник товаров и как к нему добраться

В большинстве конфигураций путь к справочнику выглядит так: раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УТ и КА), либо «Справочники» → «Номенклатура» (в Бухгалтерии), либо «Закупки» → «Номенклатура». Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь поиском по команде «Номенклатура» через кнопку с лупой или строку поиска в верхней части окна — отсутствие пункта чаще всего означает ограничение прав, а не отсутствие справочника.

Перед созданием первой карточки проверьте, что заполнены базовые настройки учёта: включён ли учёт по складам, по характеристикам, по сериям. Эти флаги находятся в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура». Если включить учёт по характеристикам после того, как товары уже заведены и по ним есть движения, часть карточек придётся дорабатывать вручную.

Подготовка: виды номенклатуры, единицы и группы

Вид номенклатуры — ключевой реквизит, определяющий поведение карточки: тип (товар, услуга, работа, набор), счета учёта, настройки характеристик и серий. Прежде чем заводить товары, создайте или проверьте виды номенклатуры: «Товары на складе», «Услуги», «Материалы» и т.д. Если завести товар с видом «Услуга», он не будет учитываться в остатках на складе, и документы поступления поведут себя иначе.

Единицы измерения подтягиваются из классификатора (ОКЕИ): шт, кг, м, упак и другие. Если нужной единицы нет в списке, добавьте её из классификатора по кнопке «Подобрать из ОКЕИ». Для товаров с фасовкой (например, базовая единица — штука, а продажа коробами по 12 штук) создайте дополнительные упаковки прямо в карточке товара с указанием коэффициента пересчёта.

Группы (папки) в справочнике помогают ориентироваться при большом ассортименте: «Продукты», «Бытовая химия», «Запчасти». Создайте структуру групп заранее — переносить тысячи элементов между папками потом заметно дольше, чем сразу заводить товары в нужную группу.

Создание карточки товара вручную: пошагово

Ручное создание оправдано, когда ассортимент небольшой или товар уникальный. Порядок действий одинаков для большинства конфигураций.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать» (или «Создать группу», если нужна папка)
2. 2
   Выберите вид номенклатуры с типом «Товар» — от него зависят счета учёта и доступные реквизиты
3. 3
   Заполните наименование; полное наименование для печати подставится автоматически, при необходимости отредактируйте
4. 4
   Укажите единицу хранения (шт, кг и т.д.) и при необходимости добавьте упаковки с коэффициентами
5. 5
   Заполните ставку НДС, артикул, производителя, вес и объём, если они используются в учёте
6. 6
   На вкладке штрихкодов добавьте штрихкод вручную или сгенерируйте внутренний
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть», затем проверьте карточку поиском в списке

Обязательный минимум — наименование, вид номенклатуры и единица измерения. Остальные реквизиты можно дозаполнить позже, но ставку НДС лучше указать сразу: она подставляется в документы продажи, и неверное значение приведёт к ошибкам в книге продаж и декларации.

Если товар подлежит маркировке («Честный знак» — обувь, одежда, вода и другие группы), в карточке необходимо указать товарную группу маркировки и код ТН ВЭД. Без этого обмен с системой маркировки будет работать некорректно, а приёмка маркированного товара — блокироваться проверками.

Штрихкоды, характеристики и серии

Штрихкод хранится в отдельном регистре и привязывается к номенклатуре, характеристике и упаковке. Это значит, что один и тот же товар в разных упаковках может иметь разные штрихкоды — заносите каждый отдельно. Если у товара нет заводского штрихкода, сгенерируйте внутренний: в УТ для этого есть кнопка «Сгенерировать» в форме штрихкода.

Характеристики используются, когда один товар существует в вариантах: размер, цвет, объём. Например, «Футболка» — одна карточка, а характеристики — «42 размер, чёрный», «44 размер, белый». Учёт по характеристикам включается в виде номенклатуры, и для него существует три режима: не использовать, индивидуальные для номенклатуры, общие для вида. Выбирайте общие характеристики для вида, если варианты повторяются у многих товаров (типично для одежды).

Серии нужны для товаров со сроком годности или партийного учёта: лекарства, продукты, косметика. Включение серий тоже настраивается в виде номенклатуры. Учтите: если по товару уже есть движения без серий, включить обязательный учёт серий задним числом не получится без корректировки остатков.

Массовая загрузка товаров из Excel

Когда товаров десятки или тысячи, ручной ввод непрактичен. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (в УТ и КА — в разделе «НСИ и администрирование», в Бухгалтерии — через «Загрузку номенклатуры из файла»). Она принимает файлы xlsx, csv, mxl и позволяет сопоставить колонки файла реквизитам справочника.

Подготовьте файл заранее: одна строка — один товар, колонки — наименование, артикул, штрихкод, единица измерения, ставка НДС, цена. Уберите объединённые ячейки, промежуточные итоги и пустые строки в середине таблицы — они ломают сопоставление. Числовые поля (цены, вес) не должны содержать текст и лишние пробелы.

После сопоставления колонок обязательно запустите контроль заполнения и загрузите сначала небольшую порцию — 10–20 строк. Проверьте результат в списке номенклатуры, и только потом загружайте остальное. Это страхует от ситуации, когда из-за сдвинутой колонки в базе окажется тысяча карточек с наименованием в поле артикула.

Цены и остатки: почему карточки недостаточно

Частое заблуждение новичков: после создания карточки товар «появляется на складе». Это не так. Справочник номенклатуры — только описание товара. Остаток формируется документами: «Поступление товаров и услуг», «Оприходование излишков» или вводом начальных остатков. Цена — документом «Установка цен номенклатуры» (в УТ/КА) или берётся из последнего поступления (в Бухгалтерии, в зависимости от настроек).

Поэтому полный цикл заведения нового товара выглядит так: создать карточку → установить цену → оформить поступление или ввод остатков. Только после этого товар можно продавать с корректным списанием со склада и подстановкой цены в чек или реализацию.

Если ассортимент регулярно пополняется от поставщиков, настройте загрузку из их прайс-листов как повторяющуюся операцию: сохраните настройки сопоставления колонок в обработке загрузки. Это сокращает заведение новых позиций с часов до минут и снижает число опечаток.

Проверка результата и контроль ошибок

После заведения товара пройдите по контрольным точкам: карточка открывается без ошибок, товар находится поиском и по штрихкоду, в документе продажи подставляются цена и ставка НДС, остаток на складе соответствует оприходованному количеству. Отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам») покажет, корректно ли прошло поступление.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поиск товара в списке номенклатуры

Норма

Карточка находится по наименованию и артикулу, открывается без ошибок

Тревожный признак

Товар не находится или появляется несколько одинаковых карточек — есть дубли

Подстановка в документ продажи

Норма

Цена, ставка НДС и единица измерения заполняются автоматически

Тревожный признак

Цена нулевая или НДС пустой — не установлены цены или не заполнен реквизит

Остаток на складе

Норма

Отчёт по остаткам показывает количество из документа поступления

Тревожный признак

Остаток нулевой или отрицательный — поступление не проведено или списание превышает приход

Сканирование штрихкода

Норма

Сканер находит нужную карточку и упаковку

Тревожный признак

Штрихкод не распознаётся или открывает другой товар — штрихкод не занесён или продублирован

Если обнаружились дубли номенклатуры, не удаляйте карточки вручную, если по ним есть движения. Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»): она заменит ссылки на дубль во всех документах на основную карточку и пометит лишнюю на удаление. Перед этой операцией обязательно сделайте резервную копию.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли завести товар копированием существующей карточки?

Да, это быстрый способ для похожих товаров. В списке номенклатуры выделите карточку и нажмите «Скопировать» (F9). Измените наименование, артикул и штрихкод — именно про штрихкод чаще всего забывают, и два разных товара оказываются привязаны к одному коду.

Почему созданный товар не виден в документе продажи?

Чаще всего причина в том, что карточка записана в другую группу справочника и отбор по группе скрывает её, либо у вида номенклатуры тип «Услуга», а документ работает только с товарами. Также проверьте, не помечена ли карточка на удаление — такие элементы не подбираются в документы.

Как завести товар, если у него нет штрихкода?

Штрихкод не является обязательным реквизитом — товар можно завести и продавать без него. Если штрихкод нужен для работы со сканером, сгенерируйте внутренний код в формате EAN-13 штатной кнопкой генерации и распечатайте этикетку через обработку печати этикеток и ценников.

Чем отличается номенклатура в 1С:Бухгалтерии от Управления торговлей?

В Бухгалтерии карточка проще: нет характеристик, серий, упаковок и расширенной работы с ценами — этого достаточно для учёта по счетам. В УТ карточка рассчитана на полноценный складской и торговый учёт. Если компания ведёт и бухгалтерию, и торговлю, товары обычно заводят в УТ, а в Бухгалтерию они попадают синхронизацией.

Можно ли загрузить товары из файла поставщика в формате PDF?

Напрямую PDF в типовые механизмы загрузки не принимается. Сначала преобразуйте таблицу в Excel или CSV (вручную или через конвертеры таблиц), затем используйте стандартную загрузку из табличного документа. Проверьте после конвертации, что колонки не «склеились» и числа распознались корректно.

Что делать, если ошибся в единице измерения уже используемого товара?

Изменить базовую единицу у товара с движениями напрямую нельзя или крайне нежелательно. Правильный путь: создать новую карточку с верной единицей, оформить документом списание остатков со старой карточки и оприходование на новую, затем пометить старую на удаление. До этого сделайте копию базы.