Как завести товар в 1С:Управление торговлей

Корректно заведенная карточка товара — основа всей торговой логистики в 1С:Управление торговлей. От того, как заполнены реквизиты номенклатуры, зависят остатки на складах, ценообразование, отчеты по продажам и даже корректность проводок при обмене с бухгалтерией. Ошибка на этом этапе множится в каждом последующем документе.

Завести товар можно тремя способами: вручную через форму элемента справочника «Номенклатура», копированием существующей карточки или массовой загрузкой из файла Excel/CSV. Для разовых позиций удобен ручной ввод, для импорта прайсов поставщиков — обработка «Загрузка данных из табличного документа».

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки остатков. Инструкция ориентирована на конфигурацию «Управление торговлей» редакции 11, но общая логика справедлива и для более ранних версий.

Подготовка: что должно быть настроено до создания товара

Прежде чем создавать первую карточку, проверьте базовые настройки. В разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура» должна быть включена функциональность, которую вы планируете использовать: характеристики (размеры, цвета), серии (сроки годности, партии), упаковки. Включить эти опции позже можно, но «задним числом» дозаполнять сотни карточек — трудоемкая задача.

Также убедитесь, что созданы виды номенклатуры. Это шаблоны, определяющие тип позиции: «Товар», «Услуга», «Работа», «Набор». Вид номенклатуры задает настройки учета по умолчанию — например, вести ли учет по характеристикам и сериям. Создать вид можно в справочнике «Виды номенклатуры».

Если планируете продажи по нескольким складам, заранее заведите склады в одноименном справочнике и проверьте, что созданы виды цен (закупочная, оптовая, розничная) в разделе «CRM и маркетинг» → «Настройки и справочники» → «Виды цен». Без вида цены установить цену на товар не получится.

Создание карточки товара вручную

Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Нормативно-справочная информация» → «Номенклатура» и нажмите кнопку «Создать». В типовой настройке программа предложит выбрать вид номенклатуры — выберите «Товар», если позиция будет складироваться и продаваться как обычный товар.

Заполните ключевые поля формы:

• Наименование — короткое имя товара, которое будет отображаться в списках и отчетах;
• Рабочее наименование / наименование для печати — полное название для печатных форм документов (накладных, счетов);
• Единица хранения — базовая единица, в которой ведется складской учет (шт, кг, м). Выбирается из классификатора единиц измерения;
• Артикул — внутренний код поставщика или ваш собственный; поле не обязательное, но полезно для поиска;
• Ставка НДС — влияет на налоговые документы и печатные формы;
• Группа — папка в справочнике для удобной навигации и аналитики продаж.

Если товар имеет варианты (размеры, цвета), на вкладке настроек вида номенклатуры включите характеристики, а в карточке товара перейдите по ссылке «Характеристики» и создайте нужные значения. Учет остатков и цен будет вестись уже по связке «товар + характеристика».

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка создана, но товар пока нельзя продать: у него нет цены и остатка. Это следующие шаги.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» → «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры «Товар»
3. 3
   Заполните наименование, единицу хранения, ставку НДС, артикул
4. 4
   При необходимости добавьте характеристики и упаковки
5. 5
   Запишите карточку и установите цены
6. 6
   Введите остатки документом оприходования или начального ввода

Заполнение дополнительных реквизитов

Помимо обязательных полей, карточка содержит реквизиты, которые влияют на дальнейшую работу. На вкладке или в группе «Регламентированный учет» укажите код ТН ВЭД (для импортных товаров и прослеживаемости) и страну происхождения — без этих данных не получится корректно оформить ГТД и отчеты по прослеживаемым товарам.

Поле «Описание» и прикрепленные изображения используются при интеграции с интернет-магазином и в печатных формах коммерческих предложений. Если обмен с сайтом не планируется, эти поля можно оставить пустыми.

На закладке, связанной с обеспечением, задаются параметры пополнения: способ обеспечения (закупка у поставщика), основной поставщик. Эти настройки нужны для автоматического формирования заказов поставщикам по точкам заказа. Для небольшого ассортимента их можно заполнить позже.

Установка цен на товар

Цены в УТ 11 устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры»: раздел «CRM и маркетинг» → «Цены (прайс-лист)» → «Установка цен номенклатуры» → «Создать». В документе отметьте виды цен, которые хотите задать, добавьте товары и введите значения.

Удобный прием — использовать кнопку «Добавить» → «По отбору» и заполнить табличную часть всеми товарами группы, а затем применить формулу: например, «закупочная цена + 30%» для расчета розничной. Документ умеет пересчитывать цены массово через команду «Изменить цены».

После проведения документа цены действуют с указанной даты. Историю изменений видно в карточке товара по ссылке «Цены». Если цена в заказе не подставляется — чаще всего причина в том, что документ установки цен не проведен или вид цены в соглашении с клиентом отличается от установленного.

Ввод начальных остатков

Созданная карточка с ценой еще не дает товару наличие на складе. Остатки вводятся двумя способами. Первый — документ «Оприходование излишков товаров» (раздел «Склад и доставка»): подходит, когда база уже работает и нужно просто добавить позиции на склад.

Второй — «Ввод начальных остатков» (раздел «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» → «Помощник перехода» или соответствующие документы ввода остатков), если вы только запускаете учет и переносите данные из старой системы. В документе укажите склад, товары, количество и себестоимость — от нее будут считаться валовая прибыль и стоимость складских запасов.

Если товар приходит от поставщика в рабочем порядке, остатки создаются автоматически при проведении документа «Приобретение товаров и услуг». Из этого же документа можно создать новые карточки номенклатуры «на лету» — программа предложит сопоставить позиции из накладной со справочником.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на складе

Норма

Отчет «Остатки товаров на складах» показывает нужное количество

Тревожный признак

Позиции нет в отчете или количество с минусом

Цена товара

Норма

В карточке по ссылке «Цены» видна действующая цена

Тревожный признак

Цена пустая — документ установки цен не проведен

Подстановка в документы

Норма

Товар выбирается в заказе, цена и остаток подтягиваются

Тревожный признак

Товар не находится поиском или недоступен для выбора

Массовая загрузка товаров из файла

Для десятков и сотен позиций ручной ввод неэффективен. В УТ 11 есть штатный механизм: в списке номенклатуры нажмите «Ещё» → «Загрузить данные из файла» (или найдите обработку «Загрузка данных из табличного документа» через «Все функции»). Подготовьте Excel-файл с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, цена.

В обработке сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника, укажите вид номенклатуры по умолчанию и запустите загрузку. Программа покажет, какие строки создадутся как новые, а какие сопоставлены с существующими (по артикулу или наименованию) — это защищает от дублей.

Ограничения штатной загрузки: она не создает характеристики сложной структуры и не устанавливает остатки — цены и остатки после загрузки карточек вводятся отдельными документами. Для регулярного обмена с поставщиками рассмотрите настройку обмена через CommerceML или специализированные расширения.

Проверка результата и частые вопросы

Итоговая проверка занимает пару минут: откройте отчет «Остатки и доступность товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты»), убедитесь, что товар числится на нужном складе в правильном количестве. Затем создайте тестовый «Заказ клиента», добавьте позицию — должны автоматически подставиться цена и доступный остаток. Если все сходится, карточка готова к работе.

При работе в распределенной базе или при обмене с «1С:Бухгалтерией» помните: новая номенклатура передается в смежные системы при очередной синхронизации. Проверьте, что у товара заполнена ставка НДС и группа финансового учета — иначе документы в бухгалтерии могут потребовать ручной доработки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли завести товар сразу из документа поступления?

Да. В документе «Приобретение товаров и услуг» при заполнении табличной части введите наименование новой позиции — программа предложит создать элемент справочника. Одновременно с проведением документа товар получит и остаток на складе, и себестоимость.

Что делать, если товар завели дважды с разными наименованиями?

Прямого объединения карточек в типовой конфигурации нет. Выберите основную карточку, переместите на нее остатки документом «Пересортица товаров» или спишите и оприходуйте, а дубль пометьте на удаление. Если по дублю есть проведенные документы, удаление будет невозможно — оставьте пометку и исключите позицию из использования.

Как завести товар, который продается в разных упаковках?

Единицу хранения укажите в минимальной единице (например, штуки), затем в карточке перейдите по ссылке «Упаковки» и создайте «Коробка (10 шт)», «Паллета (100 шт)» с коэффициентами пересчета. В документах можно будет выбирать любую упаковку, а остатки всегда будут корректно пересчитываться.

Нужно ли заполнять штрихкод вручную?

Штрихкод вводится в карточке товара в таблице штрихкодов или сканируется сканером прямо в открытую форму. Если этикетки производителя нет, программа может сгенерировать внутренний штрихкод формата EAN-13 для печати собственных этикеток.

Почему новый товар не виден в отчете по продажам?

Отчеты по продажам показывают только позиции, по которым были проведены документы реализации. Карточка без движений в отчет не попадет — это нормально. Проверяйте наличие товара через отчеты по остаткам и доступности.

Можно ли загрузить цены из прайса поставщика вместе с товарами?

Штатная загрузка из файла создает только карточки. Цены после загрузки устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» — его табличную часть тоже можно заполнить из буфера обмена или по отбору, а значения рассчитать формулой от закупочной цены.