Торговля и Склад · 11 мин
Как заводить накладные в 1С: полная инструкция для бухгалтера и менеджера
Как завести приходную и расходную накладную в 1С: заполнение шапки, табличной части, проведение, печать ТОРГ-12, типичные ошибки и проверка результата.
Накладная в 1С — это документ, которым оформляют поступление товара от поставщика или отгрузку покупателю. От правильности её ввода зависят складские остатки, задолженность перед контрагентами, НДС и данные для отчётности. Ошибка в одной строке накладной приводит к расхождениям в остатках, которые потом приходится искать вручную.
Порядок работы немного отличается в разных конфигурациях: «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». Логика везде одинаковая: создаётся документ, заполняется шапка (контрагент, договор, склад), добавляются строки с номенклатурой, документ проводится, при необходимости печатается ТОРГ-12 или УПД.
Ниже разобраны оба основных сценария — приходная и расходная накладная, — а также типовые операции: ввод на основании счёта, загрузка из ЭДО, исправление ошибок и печать. Инструкции ориентированы на интерфейс «Такси», который используется в актуальных версиях конфигураций.
Какие виды накладных есть в 1С и какой документ выбрать
В типовых конфигурациях накладным соответствует несколько документов, и выбор зависит от хозяйственной операции. Поступление товара от поставщика оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» в Бухгалтерии или «Поступление товаров и услуг» в Управлении торговлей. Отгрузка покупателю — «Реализация (акты, накладные, УПД)» или «Реализация товаров и услуг».
Отдельные виды документов используются для внутренних операций: перемещение между складами, возврат поставщику, возврат от покупателя, оприходование излишков. Нельзя оформлять возврат обычной приходной накладной с минусом — для этого есть специальный документ, иначе нарушится корректность проводок и отчётов по НДС.
Сравнение вариантов
Для прихода товара от поставщика. Увеличивает складские остатки и задолженность перед контрагентом.
Для отгрузки покупателю. Списывает остатки, формирует задолженность покупателя и выручку.
Для движения между своими складами. Не затрагивает контрагентов и расчёты.
Только для возвратов. Оформлять возврат обычной накладной нельзя — исказятся расчёты и НДС.
Подготовка: что проверить до ввода накладной
До создания документа убедитесь, что в справочниках есть все нужные элементы: контрагент с корректными ИНН и КПП, договор с правильным типом (с поставщиком или с покупателем), склад, номенклатура с верными единицами измерения и ставками НДС. Если контрагента нет, создайте его заранее — заполнение карточки «на бегу» прямо из документа часто приводит к дублям.
Проверьте, что дата документа попадает в открытый период. Если период закрыт для редактирования (установлена дата запрета), документ либо не проведётся, либо проведётся с предупреждением. Также убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение документов этого вида — у кладовщика и бухгалтера набор прав обычно различается.
Как завести приходную накладную (поступление товара)
Откройте раздел «Покупки» и выберите «Поступление (акты, накладные, УПД)» — в Управлении торговлей это «Закупки» → «Документы закупки». Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид операции «Товары» или «Товары, услуги, комиссия», если поступает и то и другое.
В шапке документа укажите поставщика, договор, склад и организацию (если в базе их несколько). В поля «Номер» и «Дата» входящего документа внесите реквизиты бумажной накладной поставщика — это важно для учёта входящего НДС и сверок взаиморасчётов.
Заполните табличную часть: добавьте строки через кнопку «Добавить» или «Подбор», укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Суммы программа посчитает автоматически. Сверьте итоговую сумму документа с бумажной накладной — расхождение даже на копейки означает ошибку в цене или количестве.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление» и нажмите «Создать»
- 2Заполните поставщика, договор, склад, номер и дату входящей накладной
- 3Добавьте строки: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Сверьте итоговую сумму с бумажной накладной
- 5Нажмите «Провести» и проверьте движения документа по кнопке «Показать проводки»
Как завести расходную накладную (реализация товара)
Расходная накладная создаётся в разделе «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите «Создать», выберите вид операции «Товары». Заполните покупателя, договор, склад отгрузки и организацию.
Табличная часть заполняется аналогично приходной: номенклатура, количество, цена, НДС. Если ведётся учёт по заказам покупателей, удобнее создавать реализацию на основании заказа — тогда строки подтянутся автоматически, а программа проконтролирует, чтобы не отгрузили больше заказанного.
При проведении программа проверит наличие товара на складе, если включён контроль остатков. Если товара не хватает, документ не проведётся с сообщением о нехватке по конкретным позициям. Не отключайте контроль остатков «на постоянной основе» ради одной проблемной накладной — лучше найти причину отрицательного остатка: непроведённое поступление или ошибку в более раннем документе.
Ввод на основании и загрузка из ЭДО
Ручной ввод строк — самый трудоёмкий и ошибкоопасный способ. Если по сделке уже есть счёт на оплату или заказ, создавайте накладную кнопкой «Создать на основании» из исходного документа: контрагент, договор и табличная часть заполнятся автоматически, останется проверить количество и цены.
Если с поставщиком настроен обмен электронными документами (ЭДО), накладная приходит в программу автоматически в раздел «Электронные документы». Программа сопоставляет позиции с вашей номенклатурой; несопоставленные позиции нужно привязать вручную один раз — соответствие запомнится для следующих документов этого контрагента.
Также в большинстве конфигураций доступна загрузка табличной части из файла Excel или CSV через кнопку «Загрузить» в табличной части документа. Это удобно, когда поставщик присылает спецификацию файлом, а ЭДО не подключён.
При вводе накладных с большим количеством строк используйте сканер штрихкодов: курсор ставится в поле подбора, и каждое сканирование добавляет строку или увеличивает количество. Это заметно быстрее ручного поиска номенклатуры по наименованию.
Проведение, печать ТОРГ-12 и УПД
Кнопка «Провести» делает документ учтённым: формируются проводки, движения по регистрам склада и расчётов. Документ в статусе «записан, но не проведён» на учёт не влияет — частая причина вопросов «почему накладная есть, а остатки не изменились».
Для печати используйте кнопку «Печать» в документе. Для товарных накладных доступны формы ТОРГ-12 и УПД (универсальный передаточный документ). УПД объединяет накладную и счёт-фактуру, поэтому при его использовании отдельная счёт-фактура не нужна. Выбор формы зависит от договорённости с контрагентом — обе имеют юридическую силу при корректном заполнении обязательных реквизитов.
Если печатная форма не подходит под требования контрагента (нужны дополнительные графы, другой порядок полей), макет можно доработать, но это задача для специалиста по 1С: самостоятельное редактирование макетов без опыта часто ломает вывод данных.
Как проверить результат
Документ проведён, в журнале нет пометки непроведённого
Документ создан, но не проведён — остатки не изменятся
В отчёте по остаткам количество изменилось на величину из накладной
Остатки прежние или появились отрицательные позиции
Задолженность контрагента увеличилась на сумму документа
Задолженность не изменилась или зависла на другом договоре
Совпадает с бумажной накладной до копейки
Расхождение в сумме или НДС
Исправление ошибок и типичные проблемы
Если ошибка обнаружена сразу и период открыт, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если документ уже попал в отчётность или закрытый период, действуйте аккуратнее: в Бухгалтерии для этого есть документ «Корректировка поступления» или «Корректировка реализации», который создаётся на основании исходной накладной и оформляет изменение официально.
Удалять проведённую накладную можно только пометкой на удаление, и только если на неё нет ссылок из других документов (платёжек, корректировок, счетов-фактур). Программа покажет связанные объекты при попытке удаления. Никогда не удаляйте документы прошлых периодов без резервной копии и согласования с бухгалтером.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли завести накладную задним числом?
Технически да, если дата попадает в открытый период и у вас есть права. Учтите, что документ задним числом может изменить себестоимость последующих списаний, поэтому после его проведения стоит перепровести документы за весь затронутый период — в Бухгалтерии для этого есть обработка «Групповое перепроведение документов».
Почему накладная не проводится с ошибкой о нехватке товара?
На складе отгрузки по данным программы меньше товара, чем указано в документе. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» с детализацией по документам: чаще всего не проведено поступление, товар оприходован на другой склад или допущена ошибка в более ранней реализации.
Как распечатать ТОРГ-12 из накладной?
Откройте проведённый документ реализации и нажмите кнопку «Печать» — в списке выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Если нужен УПД, он доступен там же. Перед печатью можно открыть предварительный просмотр и проверить реквизиты сторон.
Что делать, если поставщик прислал исправленную накладную?
Не правьте исходный документ, если период закрыт или данные ушли в отчётность. Создайте «Корректировку поступления» на основании исходной накладной с видом операции «Исправление» и укажите реквизиты исправленного документа поставщика — программа сформирует корректные проводки и исправительную счёт-фактуру.
Можно ли загрузить накладную из Excel, если ЭДО нет?
Да. В табличной части документа нажмите «Загрузить» (в некоторых конфигурациях — «Ещё» → «Загрузить данные из файла») и выберите файл. Потребуется указать, какие колонки файла соответствуют номенклатуре, количеству и цене. Номенклатура сопоставляется по наименованию, артикулу или штрихкоду — ненайденные позиции придётся привязать вручную.
Кто должен заводить накладные — кладовщик или бухгалтер?
Зависит от принятой в компании схемы. Частый вариант: кладовщик или менеджер вводит документ с фактическим количеством, а бухгалтер проверяет цены, НДС и проводит документ. В типовых конфигурациях это разграничивается правами доступа и профилями пользователей.
Что важно запомнить
Накладная в 1С заводится документом «Поступление» или «Реализация»: заполняется контрагент, склад и табличная часть, затем документ проводится. Сверяйте итоговую сумму с бумажным оригиналом, контролируйте остатки после проведения, а ошибки закрытых периодов исправляйте только документами корректировки.