Торговля и Склад · 9 мин
Как завести заказ покупателя в 1С
Как создать заказ покупателя в 1С: пошаговое заполнение документа, выбор контрагента и товаров, контроль статусов, типичные ошибки и проверка результата.
Документ «Заказ покупателя» в 1С фиксирует намерение клиента приобрести товары или услуги и служит основой для дальнейшей цепочки: резервирования, отгрузки, оплаты и закрывающих документов. Корректно заведённый заказ позволяет менеджеру видеть, что обещано клиенту, а складу и бухгалтерии — планировать отгрузку и контролировать задолженность.
Порядок работы зависит от конфигурации: в «Управлении торговлей 11», «ERP» и «Комплексной автоматизации» заказ покупателя — полноценный документ со статусами и резервированием, а в «Бухгалтерии предприятия» он выполняет вспомогательную роль и не формирует проводок. Ниже разобран типовой сценарий на примере конфигураций с торговым учётом, с уточнениями для бухгалтерии.
Ошибки при заведении заказа приводят к типичным проблемам: неверным ценам в счёте, двойному резервированию остатков, расхождениям с клиентом по составу позиций. Поэтому важно не только знать последовательность кликов, но и проверять результат на каждом этапе.
Где находится документ и какие права нужны
В «Управлении торговлей 11» и «ERP» заказ покупателя расположен в разделе Продажи → Заказы покупателей. В «1С:Бухгалтерии» документ находится там же — в разделе «Продажи», но доступен только если включена соответствующая функциональность (Администрирование → Настройки программы → Функциональность). В «Управлении нашей фирмой» ищите документ в разделе «Продажи» или «Работа с клиентами».
Для создания заказа пользователю нужны права на добавление и изменение документов продажи. Если кнопка «Создать» недоступна или раздел не отображается, обратитесь к администратору 1С — самостоятельно расширять права через конфигуратор не следует, это может нарушить разграничение доступа в базе.
Подготовка: что проверить перед созданием заказа
Прежде чем заводить документ, убедитесь, что в справочниках есть актуальные данные. Контрагент должен быть заведён с корректными ИНН, адресами и банковскими реквизитами — они попадут в счёт на оплату и печатные формы. Если клиент новый, создайте карточку контрагента заранее, а не «на лету» из документа: так ниже риск дублей в справочнике.
Проверьте наличие договора с контрагентом. В большинстве конфигураций без указания договора заказ не проведётся или проведётся с некорректными условиями расчётов. Также убедитесь, что номенклатура заведена с правильными единицами измерения и ставками НДС, а в базе настроены типы цен — иначе цены придётся вбивать вручную по каждой строке.
ИНН, адреса, отсутствие дублей в справочнике
Валюта, порядок оплаты, признак авансов
Единицы измерения, ставка НДС, тип цены
Остатки и доступность позиций
Пошаговое создание заказа покупателя
Откройте список заказов (Продажи → Заказы покупателей) и нажмите «Создать». Заполните шапку документа в следующем порядке: организация, контрагент, договор, склад. После выбора контрагента программа обычно подставляет договор и условия оплаты автоматически — проверьте, что подставилось именно то, что нужно.
Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции через кнопку «Добавить», подбор или ввод по артикулу. Для каждой строки укажите количество и цену. Если в базе настроены цены по соглашению или типу цен, они подставятся автоматически; ручное изменение цены проверяйте особенно внимательно — это частый источник расхождений с клиентом.
Проверьте итоговую сумму документа, сумму НДС и дату отгрузки, если она указывается в заказе. Затем нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Непроведённый заказ не участвует в резервировании и не виден в отчётах по продажам.
- 1Откройте Продажи → Заказы покупателей и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 3Добавьте товары, укажите количество и цены
- 4Проверьте итоговую сумму, НДС и дату отгрузки
- 5Проведите документ и при необходимости установите статус
- 6Распечатайте или отправьте клиенту счёт на оплату
Статусы заказа и резервирование товара
В торговых конфигурациях заказ работает со статусами: например, «К согласованию», «В работе», «К отгрузке», «Закрыт». Статусная модель зависит от настроек — в простом варианте статусы не используются, и заказ сразу считается готовым к исполнению. Статус «Закрыт» ставится после полной отгрузки и оплаты; закрытие вручную требует указания причины, если заказ отменён.
Резервирование фиксирует остатки на складе под конкретного клиента. В «Управлении торговлей» резерв ставится либо автоматически при проведении заказа (если это настроено в соглашении или статусе), либо вручную через команду «Отгрузка» / обработку «Управление отгрузкой». Проверить резерв можно в отчёте «Остатки и доступность товаров»: колонка «В резерве» должна соответствовать заказанному количеству.
Что делать после проведения заказа
На основании заказа создаются последующие документы через кнопку «Создать на основании»: счёт на оплату покупателю, реализация товаров и услуг, акт выполненных работ. Такая цепочка сохраняет связь документов, и по заказу всегда видно, что отгружено и что оплачено.
Для контроля исполнения используйте отчёты: «Анализ причин отмены заказов», «Выполнение заказов покупателей», «Задолженность клиентов». Если по заказу частичная отгрузка, документ останется в работе до полного закрытия — не создавайте второй заказ на остаток, иначе аналитика продаж раздвоится.
Как проверить результат
Значок проведения в списке, заказ виден в отчётах
Заказ в статусе черновика, отчёты его не видят
Итоги совпадают с согласованной спецификацией
Расхождения из-за ручных цен или неверной ставки НДС
В отчёте по остаткам количество в резерве равно заказанному
Резерв нулевой или превышает заказ
Реализация и счёт созданы на основании заказа
Отгрузка оформлена отдельным документом без связи
Типичные ошибки при заведении заказа
Самая распространённая ошибка — дубли контрагентов: менеджер создаёт новую карточку клиента вместо поиска существующей, и расчёты разваливаются по двум карточкам. Перед созданием нового контрагента ищите по ИНН. Вторая частая проблема — неверный договор или его отсутствие, из-за чего нарушается учёт взаиморасчётов и авансов.
Также ошибочны: ручное изменение цен без фиксации причины (клиент получает счёт с неожиданной суммой), отсутствие резервирования при обещанной дате отгрузки (товар уходит другому заказу) и создание реализации не на основании заказа, а с нуля (теряется контроль исполнения).
Если менеджеры регулярно ошибаются с ценами и договорами, настройте соглашения с клиентами: программа будет подставлять условия автоматически, а ручные отклонения станут заметны при контроле.
Особенности в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии» заказ покупателя не формирует проводок и не резервирует товар — это лишь удобная заготовка для счёта и реализации. В «Управлении торговлей 11» и «ERP» заказ — полноценный плановый документ с резервированием, статусами и контролем исполнения. В «Управлении нашей фирмой» заказ совмещает функции заказа и может включать этапы работ для услуг.
Сравнение вариантов
Подходит для простого учёта: заказ без резервов и проводок, только основа для счёта и реализации
Для полноценной торговли: статусы, резервирование, контроль отгрузки и оплаты
Для малых компаний и услуг: заказ-наряд, работы и товары в одном документе
Частые вопросы
Можно ли изменить заказ после проведения?
Да, если у пользователя есть права и по заказу ещё нет отгрузки или оплаты. Откройте документ, измените данные и снова проведите. Если связанные документы уже созданы, изменения могут потребовать корректировки и их — согласуйте с бухгалтерией.
Чем заказ покупателя отличается от счёта на оплату?
Заказ фиксирует потребность клиента и управляет резервом и отгрузкой, а счёт — это предложение оплатить с реквизитами и суммой. Счёт обычно создаётся на основании заказа и наследует его состав и цены.
Почему товар не встаёт в резерв?
Проверьте, что заказ проведён, склад указан, на складе есть свободный остаток и в настройках соглашения или статуса заказа включено обеспечение/резервирование. Также резерв может ставиться отдельной командой, а не автоматически.
Как отменить заказ, если клиент отказался?
Не удаляйте документ: установите статус «Закрыт» с указанием причины отмены (в УТ 11) или пометьте на удаление только при отсутствии связанных документов. Отменённые заказы с причинами используются в аналитике потерянных продаж.
Можно ли завести заказ без договора?
Зависит от конфигурации и настроек. В большинстве случаев договор обязателен для корректного учёта расчётов. Если программа позволяет провести без договора, лучше всё равно создать его — иначе отчёты по задолженности будут неполными.
Что важно запомнить
Заведение заказа покупателя — это проверка справочников, аккуратное заполнение шапки и товаров, проведение и контроль резерва. Последующие документы создавайте на основании заказа, а отмену оформляйте статусом, а не удалением.