Как завести подарочный сертификат в 1С:Розница

Подарочные сертификаты в 1С:Розница реализованы как отдельный механизм, встроенный в типовую конфигурацию: не нужно дорабатывать программу или вести учёт сертификатов в Excel. Система позволяет продавать сертификаты через кассу, принимать их к оплате, контролировать остатки номиналов и сроки действия. Но чтобы всё работало корректно, механизм нужно предварительно включить и настроить — по умолчанию он часто отключён.

Ошибки при настройке сертификатов приводят к реальным проблемам: кассир не может пробить сертификат, остаток по сертификату не списывается, а в отчётах продажи сертификатов искажают выручку. Поэтому важно пройти настройку последовательно: включить функциональную опцию, создать вид подарочного сертификата, проверить продажу и погашение на тестовом чеке.

Ниже — полный порядок действий для типовой конфигурации 1С:Розница 2.3 / 3.0 с пояснениями по каждому шагу, проверкой результата и разбором типичных ошибок. Интерфейс в разных релизах может немного отличаться по названиям пунктов меню, но логика настройки одинакова.

Шаг 1. Включите функциональность подарочных сертификатов

Первое, что нужно сделать, — проверить, включён ли механизм сертификатов в настройках программы. Откройте раздел «Администрирование» → «Настройка номенклатуры» → «Продажи» (в некоторых релизах путь: «Администрирование → Маркетинг и CRM» или «Настройки → Продажи»). Найдите флажок «Подарочные сертификаты» и установите его.

После включения опции в интерфейсе появятся новые объекты: справочник «Виды подарочных сертификатов», документы «Реализация подарочных сертификатов» и «Аннулирование подарочных сертификатов», а в РМК — возможность выбрать сертификат как вид оплаты. Если флажок не сохраняется или недоступен, проверьте права пользователя: настройку функциональности может выполнять только пользователь с правами администратора.

Дополнительно проверьте настройку учёта: в разделе продаж может быть вариант использования сертификатов — «собственные», «сторонние» или оба. Собственные сертификаты выпускает ваша организация, сторонние — принимаются к оплате, но эмитированы другой компанией (например, по партнёрской программе). Для большинства магазинов достаточно собственных сертификатов.

Шаг 2. Создайте вид подарочного сертификата

Вид сертификата — это шаблон, определяющий его параметры: номинал, срок действия, тип серийных номеров. Перейдите в раздел «Продажи» → «Подарочные сертификаты» → «Виды подарочных сертификатов» (или «Настройки и справочники → Виды подарочных сертификатов») и нажмите «Создать».

Заполните ключевые поля карточки:

• Наименование — понятное название, например «Сертификат 1000 руб.»;
• Номинал — сумма, на которую выпускается сертификат;
• Срок действия — в днях с момента продажи или до фиксированной даты;
• Тип сертификата — штучный (с индивидуальным серийным номером) или без серийных номеров;
• Валюта — как правило, рубли.

Если сертификаты печатаются с уникальными номерами или штрихкодами, выберите штучный тип — тогда при продаже кассир сканирует или вводит номер, и программа отслеживает каждый экземпляр отдельно: продан, погашен, аннулирован. Это защищает от повторного использования одного сертификата. Для сертификатов без номеров контроль экземпляров невозможен — такой вариант подходит только для простых схем с низким риском злоупотреблений.

Шаг 3. Настройте оплату сертификатами в РМК

Чтобы кассир мог принимать сертификат к оплате, проверьте, что в рабочем месте кассира доступен соответствующий вид оплаты. Откройте настройки РМК (кнопка настройки в окне рабочего места кассира или через «Настройки РМК») и убедитесь, что в списке доступных видов оплаты присутствует «Подарочный сертификат».

Логика оплаты такая: покупатель предъявляет сертификат, кассир в форме оплаты выбирает оплату подарочным сертификатом и вводит (сканирует) его номер. Программа проверяет, что сертификат продан, не погашен и не просрочен, после чего списывает номинал в счёт чека. Если покупка меньше номинала, поведение зависит от настроек конфигурации: в типовой схеме остаток по сертификату, как правило, сгорает — это нужно проговорить покупателям заранее и отразить в правилах использования.

Если стоимость покупки превышает номинал, кассир комбинирует оплату: часть суммы закрывает сертификатом, остаток — наличными или картой. РМК позволяет распределять оплату между несколькими видами в одном чеке.

Шаг 4. Продайте сертификат через кассу

Продажа сертификата оформляется двумя способами. Первый — прямо в РМК: в настройках рабочего места кассира можно добавить кнопку или режим «Продажа подарочного сертификата». Кассир выбирает вид сертификата, вводит или сканирует серийный номер (для штучного типа), принимает оплату — программа регистрирует сертификат как проданный.

Второй способ — документ «Реализация подарочных сертификатов» в разделе «Продажи». Он подходит для оптовой продажи сертификатов юридическому лицу (например, компания закупает сертификаты для сотрудников) или для массового ввода серийных номеров тиража. В документе указывается вид сертификата, количество, номера и покупатель.

Признак корректной продажи: сертификат появляется в отчёте по подарочным сертификатам со статусом «Продан» (или «Реализован»), а выручка от продажи отражается отдельно от товарной выручки — это важно для корректного учёта, поскольку продажа сертификата является авансом, а не реализацией товара.

1. 1
   Включите опцию «Подарочные сертификаты» в Администрировании
2. 2
   Создайте вид сертификата с номиналом и сроком действия
3. 3
   Добавьте вид оплаты «Подарочный сертификат» в настройки РМК
4. 4
   Продайте тестовый сертификат и проверьте его статус в отчёте
5. 5
   Пробейте тестовый чек с оплатой этим сертификатом
6. 6
   Убедитесь, что сертификат погашен и повторно не принимается

Шаг 5. Проверьте погашение и статусы сертификатов

После настройки обязательно проведите полный цикл на тестовых данных: продажа → оплата → проверка статуса. Откройте отчёт по подарочным сертификатам (раздел «Продажи» → «Отчёты по продажам») и найдите тестовый сертификат. После оплаты чеком его статус должен измениться на «Погашен» (или «Использован»).

Попробуйте принять тот же сертификат повторно — программа должна отказать в оплате с сообщением, что сертификат уже использован. Также проверьте реакцию на просроченный сертификат: если срок действия истёк, РМК должен блокировать оплату. Эти проверки подтверждают, что контроль работает и магазин защищён от повторного предъявления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в отчёте по сертификатам

Норма

После продажи — «Продан», после оплаты — «Погашен»

Тревожный признак

Статус не меняется или сертификат не виден в отчёте

Повторное предъявление

Норма

РМК отказывает в оплате с пояснением

Тревожный признак

Сертификат принимается второй раз

Просроченный сертификат

Норма

Оплата блокируется

Тревожный признак

Сертификат принимается после окончания срока

Аннулирование и возврат сертификатов

Если сертификат продан ошибочно, утерян до продажи или испорчен, используйте документ «Аннулирование подарочных сертификатов». Он переводит сертификат в статус, при котором оплата по нему невозможна. Аннулирование — необратимая операция в типовой логике, поэтому перед проведением документа убедитесь, что номера указаны верно.

Возврат проданного сертификата покупателем оформляется через возврат с возвратом денежных средств — при этом сертификат нужно аннулировать, чтобы он не остался «живым» в системе. Обратите внимание: по законодательству при отказе от сертификата продавец, как правило, обязан вернуть уплаченную сумму, поэтому сценарий возврата должен быть отработан заранее и известен кассирам.

Типичные ошибки при работе с сертификатами

Отдельная группа проблем — учётные. Продажа сертификата в управленческом и бухгалтерском смысле — это получение аванса, а не выручка. Если обмен с 1С:Бухгалтерией настроен, проверьте, как документы реализации сертификатов выгружаются и на какие счета попадают суммы. Некорректная выгрузка приводит к завышению выручки и ошибкам в отчётности.

Перед запуском сертификатов напечатайте для кассиров короткую памятку: как продать, как принять к оплате, что делать при возврате. Большинство ошибок на кассе возникает не из-за настройки, а из-за того, что персонал не знает порядок действий.

FAQ: частые вопросы о сертификатах в 1С:Розница

Можно ли использовать сертификат частично, а остаток оставить на потом?

В типовой логике 1С:Розницы номинал сертификата списывается при оплате целиком: если покупка дешевле номинала, разница не сохраняется на сертификате. Если нужна схема с остатком, рассмотрите механизм бонусных карт или доработку конфигурации.

Что делать, если кассир не видит кнопку продажи сертификата в РМК?

Проверьте три вещи: включена ли функциональная опция «Подарочные сертификаты», добавлен ли соответствующий режим в настройках РМК и перезапущен ли сеанс кассира после изменения настроек. Также убедитесь, что у пользователя есть права на работу с сертификатами.

Как принимать сертификаты со штрихкодом?

Создайте вид сертификата штучного типа и зарегистрируйте штрихкоды для серийных номеров. Тогда при продаже и оплате кассир просто сканирует карту — программа сама найдёт номер и проверит статус сертификата.

Можно ли продлить срок действия просроченного сертификата?

Штатной операции продления нет: просроченный сертификат программа не примет к оплате. Практический вариант — аннулировать старый сертификат и оформить новый, зафиксировав это решение во внутренних правилах магазина.

Как сертификаты отражаются в отчётах по выручке?

Продажа сертификата учитывается отдельно от товарной выручки как обязательство перед покупателем, а выручка признаётся при погашении — когда покупатель оплачивает сертификатом товар. Контролируйте это через отчёт по подарочным сертификатам и сверяйте с данными бухгалтерского учёта.

Можно ли завести сертификаты сторонней сети магазинов?

Да, в настройках предусмотрено использование сторонних подарочных сертификатов. Создаётся отдельный вид с признаком стороннего сертификата, и расчёты с эмитентом ведутся как с контрагентом.