Как завести накладную в 1С: подробная инструкция

Накладная в 1С — это документ, которым оформляют движение товаров: поступление от поставщика, отгрузку покупателю или перемещение между складами. В зависимости от конфигурации документ называется «Поступление товаров и услуг», «Реализация товаров и услуг» или «Перемещение товаров», но логика работы с ним везде одинакова: создать, заполнить, проверить и провести.

Ниже разобран порядок работы в самых распространённых конфигурациях — «1С:Управление торговлей», «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии, но общая структура сохраняется.

Какой документ выбрать под вашу задачу

Прежде чем создавать накладную, определите, какую хозяйственную операцию вы отражаете. От этого зависит вид документа и то, какие проводки и движения он сформирует.

• Поступление товаров и услуг — товар пришёл от поставщика на ваш склад. Документ увеличивает остатки и формирует задолженность перед поставщиком.
• Реализация товаров и услуг — вы отгружаете товар покупателю. Документ списывает остатки и формирует дебиторскую задолженность.
• Перемещение товаров — товар уезжает с одного вашего склада на другой, без смены собственника.
• Комплектация, оприходование, списание — вспомогательные операции, которые тоже оформляются накладными, но реже.

Маршрут решения

Как выбрать вид документа

Товар пришёл от поставщика по счёту или договоруСоздавайте «Поступление товаров и услуг» в разделе «Покупки»

Отгружаете товар клиентуСоздавайте «Реализация товаров и услуг» в разделе «Продажи»

Товар переезжает между вашими складами или магазинамиИспользуйте «Перемещение товаров» в разделе «Склад»

Нужно оформить и приход, и расход по одной поставке с расхождениямиСначала поступление по документам поставщика, затем корректировка или списание расхождений

Где находится журнал накладных и как создать документ

В «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» накладные на поступление находятся в разделе «Покупки» → «Поступления товаров и услуг», накладные на отгрузку — в разделе «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». В «1С:Бухгалтерии» путь аналогичный: разделы «Покупки» и «Продажи» в главном меню.

Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку «Создать» в верхней части журнала. Если документов много и вы часто повторяете однотипные операции, удобнее скопировать существующую накладную: выделите её в списке и нажмите F9 или выберите «Скопировать» в меню «Ещё».

Ещё один быстрый способ — ввод на основании. Если на поставку уже выставлен счёт или заказ поставщику, откройте его и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров и услуг». Программа сама перенесёт контрагента, договор и список товаров, вам останется только сверить количество и цены.

Заполнение шапки документа

Шапка — это верхняя часть документа с общими реквизитами. Ошибки здесь критичны: неверный контрагент или договор испортят взаиморасчёты, а неверный склад — остатки.

Обязательные поля, которые нужно проверить в первую очередь:

• Организация — от чьего лица оформляется операция. Актуально, если в базе ведётся несколько юрлиц.
• Контрагент — поставщик или покупатель. Если контрагента нет в справочнике, создайте его прямо из документа: начните вводить название и выберите «Создать».
• Договор — от него зависят условия расчётов и валюта. Проверьте, что выбран действующий договор с нужным типом (с поставщиком или с покупателем).
• Склад — куда приходуется или откуда списывается товар. В бухгалтерии склад может быть указан в шапке или в табличной части, в зависимости от настроек.
• Дата и номер — дату ставьте по первичному документу (бумажной накладной), номер 1С присвоит автоматически, а номер входящего документа поставщика вносится в отдельное поле.

Для накладной на поступление заполните поля «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа» — они попадут в книгу покупок и нужны для вычета НДС. Без этих данных документ будет отражать складское движение, но первичка для учёта окажется неполной.

Заполнение табличной части с товарами

Табличная часть — это список товаров с количеством, ценами и ставками НДС. Добавить позиции можно несколькими способами:

• кнопка «Добавить» — ручной ввод каждой строки;
• кнопка «Подбор» — открывается форма справочника номенклатуры, где удобно выбирать несколько позиций сразу, видны остатки и цены;
• вставка из буфера обмена — во многих конфигурациях можно скопировать таблицу из Excel и вставить в документ через «Ещё» → «Вставить строки» или специальную обработку загрузки;
• сканер штрихкодов — при работе на складе позиции добавляются сканированием.

В каждой строке проверьте номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма пересчитывается автоматически. Если товара нет в справочнике, создайте карточку номенклатуры: укажите наименование, единицу измерения, вид номенклатуры и ставку НДС — от вида номенклатуры зависят счета учёта.

1. 1
   Откройте нужный журнал документов и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Укажите номер и дату входящего документа (для поступления)
4. 4
   Добавьте товары через «Подбор» или вставкой из Excel
5. 5
   Сверьте количество, цены и ставки НДС с бумажной накладной
6. 6
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
7. 7
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД при необходимости

Проведение документа и проверка результата

Кнопка «Провести» — ключевое действие: только проведённый документ формирует движения по регистрам и бухгалтерские проводки. Документ, который просто записан, на учёт не влияет. Если при проведении появляется ошибка — читайте текст сообщения: чаще всего не заполнено обязательное поле, не выбран договор или товара недостаточно на складе (при реализации с контролем остатков).

После проведения проверьте, что документ отработал правильно. Откройте кнопку «Дт/Кт» (в 1С:Бухгалтерии) или отчёт «Движения документа» (в УТ и КА) — вы увидите проводки и движения по регистрам. Сверьте остатки по складу: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что количество изменилось на ожидаемую величину.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа в журнале

Норма

Документ проведён (иконка без пометки, не перечёркнут)

Тревожный признак

Документ не проведён или помечен на удаление — движений нет

Проводки (кнопка Дт/Кт)

Норма

Сформированы проводки по счетам 41, 60 или 62, 90 в зависимости от операции

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют операции

Остатки по складу в отчёте

Норма

Остаток изменился ровно на количество из накладной

Тревожный признак

Остаток не изменился или появились отрицательные остатки

Взаиморасчёты с контрагентом

Норма

Задолженность по контрагенту увеличилась на сумму документа

Тревожный признак

Задолженность повисла на другом договоре или организации

Печать ТОРГ-12, УПД и других форм

На основании проведённой накладной печатают унифицированные формы. Нажмите кнопку «Печать» в документе и выберите нужную форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)» или «Накладная на отпуск материалов на сторону (М-15)». В УПД обязательно укажите корректные данные грузоотправителя и грузополучателя — они подставляются из карточек организации и контрагента, и если там неполные реквизиты, на печать выйдут пустые поля.

Если печатная форма не подходит по макету, не редактируйте её вручную в табличном документе перед печатью — такие правки не сохраняются в базе и создают расхождения с электронной версией. Изменение макета делается через настройки или доработку конфигурации администратором.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с накладными возникает не из-за сложности программы, а из-за невнимательности к реквизитам. Разберите типовые ситуации до того, как они приведут к расхождениям в учёте.

Если обнаружили ошибку в уже проведённой накладной, не спешите удалять её. Правильный путь зависит от ситуации: для текущего периода можно распровести документ, исправить и провести заново; для закрытого периода оформляется документ «Корректировка поступления» или «Корректировка реализации» — он вводится на основании исходной накладной и фиксирует изменения официально.

Перед массовым вводом накладных (например, при переходе на учёт в 1С) полезно завести одну тестовую накладную, проверить проводки, остатки и печатную форму, а потом пометить её на удаление. Так вы отладите процесс без порчи реальных данных.

Частые вопросы

Чем накладная отличается от счёта-фактуры в 1С?

Накладная отражает факт движения товара и формирует складские и бухгалтерские движения. Счёт-фактура — налоговый документ для учёта НДС, он формируется на основании накладной и не двигает остатки. В УПД оба документа объединены в один.

Можно ли завести накладную, если товара нет в справочнике номенклатуры?

Да. Начните вводить название в поле «Номенклатура» и выберите «Создать» — откроется карточка нового товара. Минимально заполните наименование, вид номенклатуры и единицу измерения, остальное можно дополнить позже.

Почему 1С не даёт провести реализацию и пишет про остатки?

Включён контроль остатков: программа не позволяет продать больше, чем числится на складе. Проверьте, оприходован ли товар накладной на поступление, на тот ли склад смотрите, и нет ли резерва под другие заказы. Снимать контроль в настройках ради одного документа не стоит — это путь к отрицательным остаткам.

Как исправить накладную прошлого месяца, если период закрыт?

Используйте документ «Корректировка поступления» или «Корректировка реализации», введённый на основании исходной накладной текущей датой. Прямое редактирование прошлого периода меняет сданную отчётность и требует уточнённых деклараций — это зона ответственности бухгалтера.

Можно ли загрузить накладную из Excel, а не вбивать вручную?

Да. В большинстве типовых конфигураций есть вставка строк из буфера обмена или обработка загрузки табличных частей. Скопируйте колонки с артикулом (или наименованием), количеством и ценой, затем вставьте в табличную часть документа. После загрузки обязательно сверьте итоговую сумму с исходным файлом.

Что делать, если в печатной форме ТОРГ-12 пустые поля?

Форма берёт данные из карточек организации и контрагента. Проверьте, заполнены ли адреса, ИНН, КПП, банковские реквизиты и поле грузоотправителя/грузополучателя. После исправления справочников перезаполните или перепроведите документ и выведите печать заново.